幼稚園の制服販売をWEB化したお話①

はじめに

こんにちは、でのぞです。私が勤めている学校法人では、幼稚園３園を経営しています。今回は、幼稚園で行われている制服販売を、kintoneとトヨクモ製品を使って「紙注文からWEB注文にしたよ。」というお話を書きたいと思います。

制服販売は事務部門のお仕事

うちの学校法人は、事務部門（事務員）と教育部門（教員）といった感じでざっくり分かれていて、幼稚園の制服販売は、事務部門の”財務課分室”という部署が３園分をまとめて担当しています。

財務課分室は一人体制になっていて、佐々木さんという方が、制服販売や消耗品の販売など、法人内の販売関係に関わる全ての業務を担当しています。
佐々木さん、本当にいつもありがとうございます！という感じです。

佐々木さんと始めたWEB化PRJ

現在、佐々木さんと色々な業務をkintoneに移行するPRJが進んでいて、まずは、販売関係の業務を少しずつkintoneに移行中です。

「一人体制だからこそ業務の見える化」

これって、とても大事なことだなーと思います。

「幼稚園の制服販売をWEB化したお話②」では、構築について簡単に解説するので、先に幼稚園の制服販売がどのように変わったのか書いておきます。

WEB化する前は、こんな感じの流れで業務が行われていました。

WEB化前の流れ

１．保護者が注文書に記入して、幼稚園に提出する。
２．幼稚園から財務課分室へ、FAXで注文書を送る。
３．財務課分室へ注文書が届いたら、業者へメールで注文。
４．紙の注文書をデータ化（Excelに入力）
５．領収書を準備して、幼稚園に領収書をお渡し。
６．業者から幼稚園に商品納品。
７．保護者へ商品お渡し。
８．お支払いして領収書お渡し。

ざっくりこんな感じの流れです。現場から財務課分室へ、財務課分室から現場へ、みたいな流れが発生してますよね。
これが、WEB化後はこんな感じの流れに変化します。

WEB化後の流れ

１．保護者はWEBフォームから注文。
２．WEBから受け付けた注文データを基に、業者へメール注文。
３．業者から幼稚園に商品納品。
４．保護者へ商品お渡し。
５．お支払いした後、その場で領収書発行してお渡し。

kintone＋トヨクモ製品を活用して、現場から財務課分室へ、財務課分室から現場へ、の流れが無くなり、だいぶ業務フローをすっきりさせることが出来ました。
「幼稚園の制服販売をWEB化したお話②」では、構築について簡単に解説しますので、②へどうぞー🚙=3