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kintoneでWEB出願システムを構築したお話③

denozo

こんにちは、でのぞです。
「kintoneでWEB出願システムを構築したお話③」では、入試担当の山下さん、安田さんにお話しを伺いました。

インタビュー記事の前にお二人のご紹介から^^

入試担当の山下祐史さん

キャリア支援課の山下さんは、事務仕事だけでなくラグビー部の指導も兼任しています。元々はNECのラグビー部に所属。プロのラグビー選手だったそうです。現在は教育の場にフィールドを変え、特にマネジメント部分で活躍されている印象です。
※ついでの宣伝→八戸学院大学ラグビー部は創部１０年目になる比較的若いチームで、３年連続インカレに出場を果たすなど成長期ど真ん中のチームです。応援お願いします👍

入試担当の安田久美子さん

続いて今回の構築で大活躍だった安田さん。安田さんは元々は某航空会社にいたそうです！WEB出願フォームの作成では細かいところまでこだわっているのが印象でした。動作テストでは、いくつもある受験パターンを全て確認し、人が見逃しがちな部分も漏らさずチェックしていました。おかげさまで、設定側にとってもリリース時とても安心感がありました！！

２人にお話し聞いてみた


パッケージシステムの導入を検討している途中で、kintoneでの構築が決定しました。正直なところkintoneでの構築と聞いた時どう思いましたか？？

（安田さん）
正直なところ、普段の業務に加えてWEB出願システムを自前で構築するということは、業務が一つ増えるということで業務負担になるんじゃないかと不安はありました…
けれども、最初の１～２年は大変かもしれないけれど「長い目で見れば業務負担が減るんだ」と考えながら取り組むことが出来たと思います！

安田さんの「業務が増えるのでは」という不安とても共感できます！
実際に自前で構築とお話しすると「業務が増える」という印象を持つ方が多いですが、安田さんのように「長い目で見れば」ということを考えてもらえるのはとても助かります！山下さんは最初の印象どうでしたか？

（山下さん）
kintoneでの構築は費用をぐっと押さえることができ「自分達で出来る」「自分達がやりやすい形に出来る」というメリットがあると考えていました！
実際に構築がスタートして、パッケージシステムや開発を依頼した場合は業者とのやり取りが頻繁に発生していたと思いますが、自分たちの考えを直ぐにシステムに反映させることが出来てとても良かったです。

こちらとしては構築するとなった時、疑いの目を向けられていると感じていたので意見がポジティブで安心しました！（笑）

WEB出願システム導入と旧入試システムのリプレイスで改善された点はどんなところですか？

（安田さん）
旧入試システムでは、Excelを併用して検定料や入学金の消込作業をしていました。それが全てkintone上で行えるようになったところが良かったです。

受験後の入学意思確認の回答も、書類で確認を取っていましたがWEB上で回答を得ることが可能になるなどペーパーレス化もだいぶ進んだように思います。また、書類未提出者へ架電するという作業も無くなりましたし、受験票をkMailerで送るので発送作業は完全に無くなりました。

トヨクモ製品のkMailerやkViewerを利用したことで受験票の発送作業が無くなったことは、業務負担が減ったと実感できましたよね！

実は以前、出願期間締切日と試験日が近い場合に自宅が遠方だったりすると、受験票の配達に遅れが出てしまい当日手元にないということもありましたが、そのような事態も発生しなくなりました。

なるほど！山下さんが改善されたと思うところはありますか？

（山下さん）
WEB出願の場合、事前に受験生の人数を把握できるので行動表や面接時間割の作成作業に直ぐに取りかかれるようになったことです。
以前は、出願締め切り後に作業していたのですが、取り掛かる時間が導入前より断然早くなったと思います。

kintoneで構築したからこその良さはありますか？

（安田さん）
項目で不足していた部分があった時、直ぐにWEB出願フォームに追加できるなど簡単にバージョンアップ出来たことが凄く良かったです！
「保健師課程希望者」や「学業特待生希望者」などの学校独自で導入している制度や入試の特性に合わせて構築できたことも良かったと思えるところですね。

「特性に合わせて」は確かにわかります！kintoneの良さが出てますよね。
他にもよかった点はありますか？？

（安田さん）
これまでは学校に出願書類を取寄せてもらう必要があったんですが、kViewerで作ったWEB出願サイトからダウンロードできるようにしたので、急な進路変更や締め切り間近でも出願しやすくなったと感じています。

WEB出願サイトでは、試験名のついたPDFファイルをダウンロードするだけで自分が提出するべき書類が一度でダウンロードできるように工夫もありました。

（山下さん）
工夫した結果、毎年提出資料が不足していたといった事態が数件ありましたが、今のところ全員が不足なく提出できています！

あと、書類のダウンロードや検定料の振込の期間をあえて限定しなかったという点は、入試を長く担当してきたお二人のアイディアがしっかり反映されたところだなと思いました。

（安田さん）
電話連絡が無くなりお問い合わせ窓口やメールで受験生とやり取りするので時間帯を気にすることなく、連絡業務もスムーズに行えるようになりました。電話連絡もまだありますが、受験生からの電話での問い合わせがだいぶ減ったかなと思います。
krewSheetを利用することで書き出した後に加工することなく教務システムへ取り込み出来るようになった部分も良かったと思います！

この部分もパッケージシステムだとできなかった部分ですよね。
全体を通して構築についての感想はありますか？

（安田さん）
担当者3人で「受験生にとって分かりやすく迷わない仕組みに」といった共通認識で構築できたのがよかったと思います！また、入試業務はミスが許されないので、出願が始まる秋から入学手続が終わる春まで、特に緊張感をもって業務にあたる必要がありますが、kintoneでの構築により、受験生にとっても入試担当者にとっても、誰が使っても人的ミスを誘発しづらいような仕組みに工夫することができ、これまで入試担当者の確認作業に頼っていた部分を一部システム化できた事で、心理的負担が軽減されました！

山下さんは日頃から業務改善を意識しているイメージがあります。
特に意識しているところはありますか？？

（山下さん）
「その業務をやめてみる」ということを意識することが大事だと感じています。WEB出願を構築してもまだ各職員の業務負担を減らすことが課題ですが、なぜその業務を行ってきたかをよく考えながら「とりあえずやっていた」という業務を、今後は徐々に減らしていきたいと考えています。

なるほど！入試業務でも実際に削った業務が沢山ありましたが「その業務をやめる」という意識とても大事な気がします。

ひとまず、WEB出願については約１年半かけての構築し、そして先月ようやく運用がスタートしました。今後もお二人のアイディアが盛りだくさんの業務改善に期待しています！ありがとうございました👏

お話の終わり

山下さんが入試の業務フロー見直しなど総合的な部分を担当して、WEB出願システムのアイディアは安田さんが担当しました。このバランスがとてもよかったと感じています。

今回はWEB出願構築と入試システムのリプレイスを行いました。
kintoneは各学校の制度に合わせることが出来るので「学校に寄り添ってくれる」製品だなって思っています。

教職員の働き方は業界全体で考え直さないといけないと感じていますが、
まずはこんな感じで出来ることからコツコツと。

では👋

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