【生産性向上テクニック】①タスク管理はおおざっぱに

2024年8月15日 21:37

こんにちは。電動自転車ほしいおじさんです

今日は私が活用している仕事における生産性向上のテクニックを記載していこうと思います。

近年DX推進等により業務の効率化が求められる傾向となっています。それに伴い各企業においても業務効率化や削減、生産性向上等をキーワードに入れ、各社にて力を入れている状態です。

その為、各会社にて働く個人（社員）に対しても生産性向上等は会社として求める能力のひとつになっています。

とはいえ・・・いきなり「生産性向上しろ！」や「業務効率化しろ！」と言われても、そんなすぐにはできないのが現状（むしろできるならやっていますよ状態）

だがやらなければなにも進まない。そんなときの為に少しずつでもできることを増やしていく。テクニックを紹介していきたいと思います。

今回のテーマはタスク管理についてです。

まず基本的なことですが、タスク管理はどうやるのでしょうか？

業種等により様々だと思いますが、今回は特定にツールに頼る！といったことではなく、あくまでもどんな環境・会社・業種でも対応できるようにマインド（精神）面に重きをおいて、説明していこうと思います。

さて、話をもどしてタスク管理の方法ですが、特別なツールや手段は必要ありません。

タスク管理で重要なのは

この2点だけです。

極端な話でいうと、自分がやりやすいやり方で長く続けることができれば何でも良いのです。

アナログ派の人はノート１冊でタスク管理。
デジタル派の人はExcelでタスク管理。がやりやすいと思います。

書き方ですが、ここも凝った書き方はいりません。
Excel/ノート共に１行１タスクのような書き方で十分です。

これは情報が多くなると、記載項目が増えタスク管理をすることではなく、書くことが目的となるからです。

書くことを目的とした場合、書いて満足するといった結果になり、
タスク管理という本来の目的を達成することが難しくなります。

その為、書くことはシンプルに１行１タスクにとどめるのが一番です。

項目も単純に

もうこれだけで十分です。

よくステータス等の記載もありますが、よほどタスクが膨大でない限り対応中か未着手・完了程度のステータスは意外と把握できています。

タスク管理の目的としては、自分がどの程度のタスク（数）をもっているのか・期日までにもっているタスクが完了できそうなのか

これが分かれば十分です。各タスクの細かい証跡を残すのであれば、それは対応管理であり、タスク管理ではありません。

もう１度言いますが、タスク管理は自分がどの程度のタスク（数）をもっているのか・期日までにもっているタスクが完了できそうなのか
これだけわかれば十分です。他の情報は管理を行う上で阻害要因となるため、どうしても必要という分けではなければ、除外しましょう。

さて、冒頭のタイトルにもなっていますが、ここまできたらこの意味が分かったはずです。

そうです。タスク管理はあくまでもタスクを管理するためのもの。

なのでタスク管理はおおざっぱで良いのです。

Excel等でタスク管理表を作っていると「かかった時間を算出できるようにしたい」「１件あたりの所要時間を算出しよう」「こまかい経緯を記載できるようにしよう」「データ分析に役立つタスク管理表にしよう」等、色々な（無駄な）アイディアがでてきます・・・が一度冷静になって考えてみてください。

ほんとうに時間算出って必要ですか？
そのデータをどう活用するかイメージ湧いています？
活用しないデータは「いつかなにかにつかえる」と思っている家にあるごみと同じですよ。

タスク管理はあくまでもタスクを管理するためのものです。

なのでいくら情報を盛り込もうとも、本来の目的が達成できなければ意味がありません。

ましてやタスク管理は大多数が個人用です。（集団で使う場合はWBS等を用います）

その為、自分が使いやすく・管理しやすいものが一番です。

みなさん今一度、自分がつかっているタスク管理を見直してみてください。本当に必要な情報がありますか？ちゃんと管理できていますか？

結果に紐づいていない管理表はダメです。どんなに素晴らしいものでもしっかりと結果に紐づく状態じゃないと意味がありません。

今つかっているタスク管理表をもう一度見直してみてもいいですよね。

もし今使っているものが十分かどうか、気になる方はコメントやDM等で聞いてもらえらお答えしたいと思います。

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