【生産性向上テクニック】②ルーチンに組み込もう

こんにちは。電動自転車ほしいおじさんです

さて、前回に引き続きタスク管理についてです。

タスク管理の手法・マインドについては前回説明しましたが
今回はルーチンに取り組むところに焦点を当てていきたいと思います。

前回の記事はこちらから👇

❓ルーチンとはなにか

そもそもルーチン／ルーチンワークとは何かですが、せっかくなので今はやりの生成AIに聞いてみましょう。

ルーチンワークとは、日常的に繰り返される定型的な業務のことを指します。英語の「routine work」から来ており、決まった手順や方法に従って行われる仕事を意味します

例えば、毎日のデータ入力やメールのチェック、定期的な報告書の作成などがルーチンワークに該当します。これらの作業は、手順が決まっており、繰り返し行われるため、比較的短期間で習得することができます

ルーチンワークには以下のような特徴があります

定型的な手順：マニュアルやガイドラインに従って行われる。
繰り返し：同じ作業を何度も行う。
日常的：毎日または定期的に行われる。

Copilot

なるほど。ようするに毎日定型的に行う事ですね。

これがいわゆるルーチンワークです。

では今回はこのルーチンにタスク管理を組み込もうと思います。

💡タスク管理を組み込むために必要なこと

前述の通り、ルーチンとは決まった作業であります。

みなさん思い返してみてください。毎日必ずやること・・習慣化しているものっていうのは時間がきまってませんか？

• 毎朝の通勤

• 食事

• 朝のジョギング

• ゴミ出し

実は意識せずとも、これらのものは時間が決まっている場合が多いです。

習慣化について一番必要なことは、決まった時間に決まったことをする これだけです。

ではタスク管理を用いる時間を決めたら言いわけですが、何時にするのが適切なんだろう？

答えは簡単です。何時でもいいです。

ただ頻繁には必要がないものでもあります。

その為、多くても１日３回程度で十分です。

例えば朝９時から１８時までの勤務の場合は、午前・昼・夕方くらいのタイミングに組み込むようにしましょう

1. 始業前タスク管理を実施（9時）

2. 休憩前に午後からのタスクを確認・午前の更新（12時）

3. 午後のタスクの残量確認・翌日へ持ち出すタスクの確認（16時）

大体、こういう感じで実施することで無理なく管理をすることができます。
ここで注意してほしいのが、就業前にはタスク管理しないということです。

なぜならタスクの更新はやるやらないの判断をずるずるしてしまうと、残業のもとです。その為、本当に緊急でない場合は、就業の2時間前には当日のタスク管理を行い、以降入ってきた新規タスクについては翌日以降の対応とするようにしましょう。

忘れてはいけないのが、タスク管理は生産性向上のためにしているといことです。

なので、タスク管理をしていても残業をしていては本末転倒。意味がありません。無駄にタスクを増やすという行為は意図的に排除していくようにしましょう。

ルーチンに組み込む段階でこれだ！という答えはありません。なので何時でも良いのですが、1日を3分割した際の一番良いバランスになる時間で設定するのが良いですね。