AI活用の入り口：プロンプトの基本-その9-

おはようございます！
今日はまたテーマが変わりまして、「参考フォーマット」について紹介します。
私は場面的に参考フォーマットを用いて作成を依頼することはまだ少ないのですが、会社のメンバーに伝えたところ、業務のスピードが上がったといううれしい声をもらったので、これもテーマになるなと思っています。

1.参考フォーマットとは

あらかじめ、フォーマットを作成しておき、そのフォーマットに合わせて作成してもらうということです。
例えば…

｛会社名｝
｛担当者名｝様
お世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
弊社では｛日付｝に｛セミナー名｝を予定しております。
｛セミナー詳細｝
ご興味ございましたら是非、下記よりお申し込みください。
｛リンク｝

また、個別にご連絡いただき、関連するお悩み相談も可能です。
セミナーの日程が合わない場合なども個別でご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

署名

様々なセミナーの紹介を顧問先などに一斉に送信したいという場合、コピペして会社名と担当者名を変えて…という方法をしていたメール案内を担当していた社員がそれぞれにのリストから情報を集めてプロンプトを組み、自動でメール文を作成するという方法を取り入れました。

このようなフォーマットと、セミナー情報をまとめている資料を連携させて、メール文を送りました。
もちろん、会社名や担当者を変えないでいい方法（メーリングリスト）にて送信すれば、このような手間を取る必要はないのですが、メーリングリストを使いながら、関係性の深い会社には個別で連絡をしているという方法で案内を送っている担当者だったため、この方式で対応をしました。

たしかに関係性の深い会社は社長が参加できなくても誰かが参加してくれたりと、参加率が高いし、その後の相談につながりやすいということもあったため、その裏にはこの担当者の心掛けがあったことに気が付きました。

２.おまけ

効率よく仕事をすることは大切ですが、便利な機能ばかりを使って、親密さを度外視するのは仕事として良くないですよね。
それを担保しつつ、ベースとなる文章を自動で作成してくれれば、一文追加するなどして、担当者から連絡がきたなと思ってもらえるような工夫も簡単にできます。

いつも言いますが、AIの活用はあくまで0→１の作業です。
効率化を図るべきところにのみ活用し、そうでないところには利用しない、もしくは活用したものをさらに加工して「自分らしさ」を加える。
これが鉄則です。

人間味がない、というわけではありませんが、人間同士の関係性を詳細に説明して生成させるよりは、基盤のみ作成させて「らしさ」は自分でつける。温かさを乗せることは欠かさず行うべきだと私は思っています。

AIの進化はまだまだ計り知れませんが、使い方は進化に合わせて再度検討していきたいですね！
これぞ、うまくツールと付き合っていく方法だと思います。

次回、私が使ったことのある事例を紹介していきます！