AI活用の入り口：プロンプトの基本-その11-具体例①
今回は「追加質問」の具体例を紹介していきます。
追加質問のポイントは前回にも紹介した通り、下記の３つです。
①自分の求めている内容に即しているのか
②求めている回答の形式に適しているか
③生成された回答に対して疑問はないか
①が必要な場合は、あなたからの最初のプロンプトが不十分だったということです。
そのプロンプトを投げた背景や状況がしっかりと伝わっていません。必要な情報が欠けているがために、求めている内容と違うものが返ってきています。
その場合は、言うまでもなく、自分の思っていることを何度も伝えるということが大切です。
そして次のポイント、形式を確認します。
自分にとって理解がしやすい形式なのか、そのままの形式で作成したい資料に転記できるか、など形式に関しても指示を出しなおすことが効率化のカギです。
内容はあっているから自分で書き換えてしまおうというのもいいのですが、そこまでAIを使ったのであれば、最後まで使ったらいいのに。というのが私の感覚です。
0→1の作成は済んでいるから、そこからは自分らしさをつけるというのも大切で、欠いてはいけないことです。
ですが、Excelに張り付ける形式がずれている、行列が逆などの場合は、作成しなおしてもらうのが一番です。
臨機応変に判断をして活用してください！
最後のポイントは興味があったらとことん突き詰めてほしい点です。
自分と異なる意見を持つ人に出会ったときってワクワクするのか、何だこんな人がいるのか、と思うのは人それぞれですし、テーマによっても興味関心をひかれるものとそうでないものはあると思います。
そのため、興味があれば絶対にしてほしいです。より、そのことに対して興味を持つようになると思います。
AIは時に、自分とは異なる視点での意見や情報をもってきてくれることがあります。その時に「そうなんだ」で終わらせず、さらに踏み込んでみると考えの深み、自分の価値観の深みができます。
今回は、事例として、実際に私が行った追加質問たちを紹介します。
場面は「freee経費精算の導入を提案する資料を作成する」という状況です。
下記に添付するプロンプトの前に他の経費精算システムに関して話しているので途中からですが、ご覧ください。
提案書のイメージがあまり湧いていなかった私は、ざっくりとした流れのイメージのみ伝え、提案書の基盤を作成してもらいました。返ってきた回答は下記です。長いので、軽く読み飛ばしながら見てみてください！
提案書の構成案について、以下の流れで整理すると分かりやすい提案ができるかと思います。
### 1. 表紙
- 提案書のタイトル（例：「freee経費精算導入のご提案」）
- 提案者情報（会社名、担当者名、連絡先など）
- 提案先の会社名（A社）と提案書の作成日
### 2. はじめに
- 提案書の目的（A社の経費精算業務の効率化、法令遵守、業務の透明化などを目的とした提案であることを明示）
- 提案内容の概要（freee経費精算の特徴・メリットと、A社の業務フローに合わせた導入プラン）
### 3. freee経費精算の概要と特徴
1. **システム概要**
- freee経費精算の基本機能と概要（レシートのデジタル化、交通系ICカードの読み込み機能、承認フローの設定機能、電子帳簿保存法対応など）
- 特に「freee会計」との連携で、データがシームレスに同期される点を強調し、A社がfreee会計を使用していることに触れる。
2. **メリット**
- **業務効率化**：申請や承認の手間を削減し、ミスや二重登録のリスクを軽減することができる点。
- **法令対応**：電子帳簿保存法や税法に基づく証憑保存のデジタル管理が可能。
- **コスト削減**：紙やファイル管理のコスト削減、さらに処理スピードの向上による人件費削減効果。
- **業務の透明化**：経費申請から承認までの流れをリアルタイムで把握しやすくすることで、不正防止や監査対応が強化される。
3. **他社導入事例**（可能であれば）
- freee経費精算を導入した他社の具体例を短く記載し、導入の効果や成果をイメージしやすくする。
### 4. A社の業務課題と解決策
- **A社の現状分析**：
- 経費精算業務の現状や課題（例えば、手動での申請処理の手間、承認の遅延、紙ベースの管理による煩雑さなど）
- **解決策**：
- freee経費精算を導入することで、上記の課題がどのように解消されるか具体的に説明。
### 5. 提案内容と導入プロセス
1. **提案内容の概要**
- freee経費精算の導入における全体的な流れと、導入後の目標（具体的な効率化率、コスト削減の見込みなど）
2. **承認フローの構築**（A社のニーズに合わせたフロー提案）
- 経費申請から承認までのプロセスをA社の業務フローに合わせて提案
- 承認段階（例えば、一般社員→部門長→経理部門など）や各フローにおける期日（例：申請後2営業日以内に承認など）も具体的に示す
3. **申請・承認・チェックの期日設定**
- 提案例として、申請者は月末までに申請、承認者は翌月5日までに承認、経理部門は翌月10日までにチェックといった締め切りを設定
- freee経費精算内でリマインダー機能やステータス管理機能が活用できる点を強調し、各担当者に期日を周知できるメリットを提示
4. **導入スケジュール**
- 導入準備期間、テスト運用期間、本格稼働のタイムライン（例：3か月間の導入スケジュール）
### 6. コスト概要
- 導入にかかる費用の見積もり（ライセンス費、導入支援費、年間サポート費用など）
- A社がfreee会計を既に使用していることによる連携のメリットで、追加コストが低く抑えられる点をアピール
### 7. まとめ
- 提案の要点を再確認し、freee経費精算の導入がA社にとって最適な選択肢であることをまとめる
- 質問や意見交換の機会を設ける旨を記載し、連絡先情報を記載
このように構成すると、A社の現状課題とそれに対する解決策を具体的に示しつつ、freee経費精算の導入メリットをわかりやすく伝えられます。また、提案内容の段階ごとに、A社の実務に即した内容を盛り込むことで、提案の説得力が高まります。
この回答を読んで、私はA社の現状の課題を伝えます。
返ってきた回答はこちら↓
現在のA社の経費精算業務の課題を分かりやすく示し、freee経費精算を導入するメリットを強調するため、以下のように課題を記載するとよいでしょう。
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### 現状の課題
**1. 効率的で透明な経費精算フローの欠如**
現在、A社の経費精算業務は各社員がスプレッドシートに経費情報を個別に記載し、それをもとに精算を進める形式を取っています。この形式では以下のような問題点が発生しています。
- **申請・承認作業の手間とミスのリスク**
各社員が手作業でスプレッドシートに入力しているため、情報の不備や記載ミスが発生しやすく、承認プロセスの遅延や経理担当者の負担が増加しています。
- **情報管理の煩雑さとデータの一元化不足**
各部署・担当者ごとに申請情報が分散し、最新情報や申請状況の把握が困難です。このため、進捗の確認に手間がかかり、申請と承認の効率が低下しています。
**2. 電子帳簿保存法への対応の必要性**
現在のスプレッドシート管理方式では、電子帳簿保存法に基づく証憑データの保存・管理が難しい状況です。freee経費精算を導入することで、電子帳簿保存法に対応した記録・保存が可能になり、監査対応も強化できます。
**3. 締日・申請日・承認期日が曖昧であるための処理遅延**
現行の手法では、経費精算における各プロセス（申請→承認→チェック→給与反映）の期日が明確に定められていません。これにより、申請や承認に遅れが生じやすく、給与処理までのスケジュール管理が不安定です。特に経理部門では、タイムリーな精算と正確な給与反映が求められますが、現状のシステムではこれを担保することが困難です。
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このように課題をまとめることで、freee経費精算の導入によってA社が得られる効果やメリットを明確に伝えられるかと思います。
ここまでで私はポイント①を完了させました。
①自分の求めている内容に即しているのか
これをクリアしたことで、次はポイント②に入ります。
長くなっているので、この続きは明日に公開させていただきます！
お楽しみに！