【仕事術×生成AI】AIで簡単！議事録作成の効率化と実例紹介

会議の議事録作成は、時間がかかる上に正確性も求められる重要な業務です。
しかし、手作業で記録をとるのは負担が大きく、内容の抜け漏れも発生しがちです。
そこで、AIを活用することで、議事録の作成を大幅に効率化することが可能になります。
本記事では、AIを活用した議事録作成の具体的な方法と、実際にどのような議事録が作成できるのかを紹介します。

AIを活用した議事録作成の方法

AIを活用した議事録作成には、以下のようなツールや手順が考えられます。

1. 音声認識ツールを活用する

近年の音声認識技術は非常に高精度になっており、会議の内容をリアルタイムでテキスト化することが可能です。
例えば、以下のようなツールがあります。

• Notta：会議の録音・文字起こしが可能で、日本語の認識精度も高い。

• Otter.ai：英語向けのツールだが、会話の内容を整理する機能が充実。

• Google Docsの音声入力：無料で使えるが、専門用語の認識にはやや難あり。

2. AI要約ツールを活用する

会議の録音をそのままテキスト化すると、膨大なデータになってしまいます。
そこで、AI要約ツールを使うことで、重要なポイントを抜き出した議事録を作成することができます。

• ChatGPT：議事録の原文を入力すると、要点を整理した形式に変換可能。

• Notion AI：議事録の内容を整理し、ポイントを明確にしてくれる。

• SummarizeBot：長文のテキストを短く要約するのに適している。

3. テンプレートを活用して整理する

AIが生成したテキストを、議事録のテンプレートに沿って整理することで、読みやすく、実用的な議事録を作成できます。
以下のようなフォーマットを利用するとよいでしょう。

• 基本情報：会議名、日時、参加者

• 議題：主要なトピック

• 議論の概要：各議題についての意見やポイント

• 決定事項：合意された内容

• アクションアイテム：次回までの課題や担当者

実際の議事録例

【例1】AIを使わずに作成した議事録（手作業）

会議名：プロジェクトA定例会議
日時：2025年2月1日 10:00 - 11:00
参加者：田中、佐藤、鈴木
議題1：新製品の進捗状況
- 田中：試作段階は完了、来週からテストに入る
- 佐藤：マーケティング戦略の準備を開始
- 鈴木：テスト結果をまとめて共有予定
決定事項：
- テストは2月5日から実施
- 2月10日に進捗報告会を開催
アクションアイテム：
- 佐藤：マーケティング資料の作成（期限：2月8日）
- 鈴木：テスト結果のまとめ（期限：2月9日）

【例2】AIを活用して作成した議事録

会議名：プロジェクトA定例会議
日時：2025年2月1日 10:00 - 11:00
参加者：田中、佐藤、鈴木

【概要】
本日の会議では、新製品の進捗状況について議論し、今後のスケジュールを確認しました。

【主要な議論】
- 試作段階は完了し、2月5日からテストを開始する。
- マーケティング戦略の準備も同時に進行。
- テスト結果は2月10日の報告会で共有予定。

【決定事項】
- テスト開始日：2月5日
- 進捗報告会：2月10日

【アクションアイテム】
- 佐藤：マーケティング資料の作成（2月8日まで）
- 鈴木：テスト結果のまとめ（2月9日まで）

このように、AIを活用することで、発言をまとめる作業が自動化され、読みやすく整理された議事録を素早く作成することができます。

AI議事録作成のメリット

AIを活用した議事録作成には、以下のようなメリットがあります。

1. 時間の節約：手作業での記録や整理の負担を軽減し、他の業務に集中できる。

2. 抜け漏れの防止：AIが音声を認識して記録するため、重要な発言を逃さない。

3. 正確性の向上：AIの要約機能を活用すれば、情報を分かりやすく整理できる。

4. 検索性の向上：デジタル化された議事録は検索が容易で、過去の議論をすぐに参照できる。

まとめ

AIを活用すれば、議事録作成を効率的に行い、会議後の作業負担を大幅に軽減できます。
音声認識ツールや要約ツールを活用し、フォーマットに沿って整理することで、分かりやすく実用的な議事録が完成します。

これからの業務効率化の一環として、AI議事録作成を取り入れてみてはいかがでしょうか？
今まで打ち合わせ後に1時間かけて議事録を作成して報告していたことが、音声データを取っておくだけで、あとはデータを読み込ませるだけで完了できます。
もしデータの読み込みに時間がかかっていても、あなたはその間、他の作業ができますよ！