代理店とのコミュニケーションをスムーズにするツール「backlog」とは
こんにちは。マーケティンググループの平井です。
みなさんは広告代理店との情報共有をどのようにしていますか。メールやチャットツールで連絡を取り合っていることが多いのではないでしょうか。
メールやチャットツールだと共有漏れや認識違いが起こり、コミュニケーションがうまくいかないこともありますよね。
広告主と代理店間での「言った言わない」は頻繁に起こるコミュニケーションミスです。この記事ではコミュニケーションをスムーズにして、ミスを減らすことができるツール「backlog」についてご紹介します。
①backlogとは
backlogとはnulab(ヌーラボ)社から提供されているタスク管理ツールです。
プロジェクトごとに管理することができ、進捗具合やメンバーのタスクを可視化することに長けています。プロジェクトの全体像を把握できる便利な機能が多く実装されており、今回は3つご紹介します。
１．課題を立てる
backlogはまず課題立てから始まります。課題のタイトル、担当者、期限、進捗状況などをセットすることで、メンバーのタスク状況を一覧で管理することができます。現在進行中のタスクを一目で確認することができるため、タスク漏れや進行遅れをカバーしやすくなります。それぞれの課題の中でチャット形式でコメントを加えることができ、課題の中身を見れば最新の情報を把握することができます。
画像引用元：https://backlog.com/ja/task-management-software/
また、タスクを分割することもでき、親課題と子課題で登録することが可能です。子課題ごとに担当者を分けることで、一つの課題を複数人で進める仕事もしっかり管理することができます。
画像引用元：https://backlog.com/ja/task-management-software/
２．カンバンボードでタスク管理
便利な機能の一つとして、カンバンボードという機能があります。カードでタスクの状態を一目で確認することができ、直感的に変更できる機能です。リストで表示するよりもタスク量を直感的に把握することができ、ドラッグ&ドロップで課題カードを移動することで簡単にタスク状態を更新することができます。
画像引用元：https://backlog.com/ja/project-management-software/
３．ガントチャートで進捗管理
タスクの進捗をガントチャートで確認することができ、スケジュールが棒グラフで表示されます。タスクの状況は色分けされ、容易にスケジュールと進捗状況を照らし合わせることができます。
画像引用元：https://backlog.com/ja/project-management-software/
４．Wiki機能でプロジェクト情報を共有
backlogではプロジェクトごとにWikiを記載することができます。プロジェクト概要など、様々な情報を記載することで、メンバーに共通認識を持たせることができたり、新しいメンバーにbacklogを共有するだけで、引き継ぎが簡単にできたりします。プロジェクト全体の状況をWikiに更新することで、情報共有の手間を省くことができます。
５．ファイルを一元管理
代理店とのやりとりでは、広告素材やレポートなど、ファイルの送受信が多いと思います。メールやチャットでのやりとりだとスレッドが流れてしまったり、後からファイルを探すのが大変なことはないでしょうか。backlogでは、各課題でやり取りしたファイルを一元で管理することができ、素材の共有漏れ防止やレポートの再ダウンロードなどが簡単にできます。
②導入することで得られたメリット
daslでは、社内のプロジェクト管理やクライアントとのプロジェクト管理でbacklogを活用しています。このようなタスク管理ツールを導入することで得られたメリットとして、下記が挙げられます。
１．タスク漏れが防げる
backlogの機能を紹介してきましたが、タスク管理に長けたツールのため、広告主と共同作業することでお互いにタスクの認識漏れを防ぐことができ、プロジェクトをスムーズに進めることができています。
運用型広告はPDCAを回しながら改善していくため、設定変更やクリエイティブの入稿頻度がとても多く、指示するだけでも大変です。タスクが多くなってくるとタスク漏れが起こることもあります。
backlogを広告主と共同活用することで、入稿依頼や設定変更の状況を簡単に把握することができ、リアルタイムで広告主と認識をすり合わせることに大いに役立っています。
２．スケジュールを共通認識できる
課題に期限を設定できるため、それぞれのタスクの優先順位を可視化できます。ガントチャートを利用すれば、いつまでに完了する必要があり、どのくらいの進捗具合なのか把握することができるため、問題をすぐに発見することができ、広告主への対応遅れを減らすことができます。広告主にとっては、作業の透明化が図れるため、安心して作業を見守ることができたり、追加の作業をお願いしやすくなります。
３．過去のやりとりを振り返られる
backlogは過去に完了した課題や共有されたファイルを確認することができます。過去の施策を確認したり、担当者とのやり取りがログに残されているため、認識の齟齬を減らすことができます。
担当者が変更になっても、プロジェクトのメンバーに加えるだけで、今までの情報を確認することができるため、引き継ぎの場面でも役に立っています。
③まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はDASLで活用しているタスク管理ツール「backlog」についてご紹介しました。運用型広告の成果を上げるためには、細かい調整と素早い対応が必要です。
DASLでは透明性を大事にしており、広告主のビジネス成果に最大限コミットするために努力しています。その一環として、このようなツールを活用しながら広告主とのコミュニケーションをスムーズにすることで、スピード感をもって対応することができており、広告主の安心感を得られています。
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