AIを活用して就業規則を作ってみた
SOU-MU部 Advent Calendar 2024 11日目です。今回はpostalkとClaudeを使って就業規則を作ってみる話です。
この記事のきっかけ
先日、フットサルをキッカケにENJOINT税理士法人さんに遊びに行きました。
社労士の磯山さんとお会いし、弊社の製品であるpostalkについてデモをさせてもらったのですが「これ、就業規則を作るのに向いてますね！」とおっしゃってくださったので、試しに爆速で作ってみました。
まず、はじめに
そもそもわたしは前回の記事でも書いた通り、総務を専門にやっている人間ではありません。また、就労規則がないような小さなスタートアップです。
ということで、Claudeに就業規則について聞いてみます。
就業規則は従業員の権利と義務を明確にし、公平な職場環境を作るための重要な規則といえます。労働者は入社時に就業規則の内容について説明を受ける権利があり、会社は就業規則を従業員がいつでも確認できる場所に備え付けておく必要があります。
このように、代表の一存で強引に決めるものではなく、従業員と話し合うことが重要です。また、社労士の役割は法的要件を満たす就業規則を作るだけでなく、会社の円滑な運営と労使関係の安定化に寄与する実践的な規則作りをサポートする重要な役割を担っています。
そして、総務部が就労規則にどう関わっているかも聞いてみると
総務部は就業規則の作成・運用において中心的な役割を担っており、以下のような重要な機能を果たしています：
1. 社内の実態把握と課題の特定
- 各部門の勤務実態の調査
- 現場からの要望・課題の収集
- 過去の労務トラブル事例の分析
- 従業員の働き方の実態調査
2. 関係部門との調整
- 人事部門との連携（人事制度との整合性確保）
- 経営層との協議（経営方針との整合性確保）
- 各部門責任者との意見交換
- 労働組合がある場合は労組との協議
3. 実務的な作成作業
- 原案の作成
- 社労士との連絡・調整
- 修正案の取りまとめ
- 関連書類の準備
4. 手続きの実施
- 従業員代表の選出支援
- 意見聴取の実施
- 社内での周知・説明会の実施
- 労働基準監督署への届出
5. 運用管理
- 規則の適切な保管・閲覧環境の整備
- 従業員からの質問対応
- 運用状況のモニタリング
- 必要に応じた改定の提案
6. 教育・周知
- 管理職への説明会の実施
- 従業員への周知活動
- 新入社員研修での説明
- 規則改定時の説明会開催
このように総務部は、就業規則に関する実務的な作業から、社内調整、運用管理まで幅広い役割を担っており、会社全体の労務管理の要となっています。
つまり、総務部の方が従業員に対して、どうやりたいかを聞き出したり、問題がないかを社労士の方がチェックやアドバイスを行う。または、社労士の方が法人に対して、ファシリテーションするケースがあるということです。
postalkでやってみよう
やるべきことは簡単です。
Claudeで就業規則の雛形を生成
postalkにコピー&ペースト
話し合いたい部分をこざね法でボード化
順を追って説明します。
素人目にはこれだけでも立派だなとおもっちゃうのですが、重要なのは労働者と話し合って決めることです。ということでpostalkにコピペして分解していきます。
さて、postalkに貼ってみましょう。
コピーしたテキストをpostalkのボード内でそのまま、ペースト(Command+V)してください。すると、付箋がバラバラの状態で貼ることができます。
そして、話し合いたい付箋を一つ選んで、右クリックしてみてください。
"選択カードでボード作成”という項目が出てきました。この項目をクリックすると
テレワーク環境について議論し合うホワイトボードになりました！ここから話し合えば、簡単に就業規則について議論し合うことができます。
議論し合うなら、postalk
どうだったでしょうか。終始、素人がすみません…って気持ちでいっぱいだったのですが、話し合うべきテーマが多く、そして、関係者も多い就業規則は、ファシリテーションをよりよくするためにも開発されたpostalkに向いているなと感じました。
また、就業規則のテンプレートはいくつかあるみたいですが、それをそのまま会社に導入するって嫌ですよね。だけど、話し合うことは大変。そんなときにpostalkを使って、よりよい議論が生まれることを楽しみにしています！