Gmailビジネスユーザーは必見！　大量メールの自動化で業務効率化！テンプレート・添付ファイル・リンク管理を簡単に

１　はじめに

膨大な数のメールを送受信し、添付ファイルを管理することに時間がかかってる方って、けっこう多いと思います。もっと大事な仕事に集中し、成績や売上げを上げるために、これらを省力化したいと思いませんか？

本稿で紹介する「Gmail一括送受信システム」は、そうした作業を効率化するものです。これを使えば、Gmailで、相手先ごとにメールの文章中の名前を変えたり、違う添付ファイルや違うリンクを付けたりすることを、手軽にできます。

買うと、とても高いので（「メール配信システム」で検索すると　月3,000円前後のようです。高すぎです！！）、自分で作ったのですが、いろいろなお客様に連絡したり、支店・支所に連絡・指示のメールを送る時などに重宝しています。

システムイメージ図

２　使い方

実物の画面も使い説明します。

（１）一括送付の事前準備

 ① 自分のGoogleドライブに「送付先」というフォルダを作り、そこにメールの送付先条件の一覧をCSVファイルで作ります。
CSVファイルの項目は、送付先番号・送付先名・送付先メルアド・CC・BCC・件名・文案番号・リンク　の８つ。
送付先メルアド、CC、BCCはカンマで区切れば複数入力OKです。
これを元にメールの下書きを一括作成します。

「送付先」フォルダは、自分のGoogleドライブ上なら、どこに作ってもOKです。

「送付先」フォルダの例

② メール本文の文案を、テキストファイルで作成し、自分のGoogleドライブ上の任意のフォルダに保存します。
文案の中に {{名前}} 、{{リンク先}}を埋め込むと、そこに送付先一覧のそれぞれ「送付先名」、「リンク」を挿入したメールの下書きが作成されます。
また、[[表示文字#リンク文字列]]と埋め込むと、（リンク文字列をハイパーリンクとして埋め込まれた）表示文字列の入った下書きが作成されます。
送付先条件の文案番号により、相手先ごとに文案を変えられます。

文案の例

本文案フォルダ　の例

③ 全メールに共通に添付するファイルを、自分のGoogleドライブ上の任意のフォルダにまとめて保存します。

共通添付フォルダの例

④ メールの宛先ごとに異なる添付ファイルは、ファイル名を　送付先一覧の「送付先番号_○○…」として、自分のGoogleドライブ上の任意のフォルダにまとめて保存します。

個別添付フォルダの例

※手元の営業データ等を使い、相手先に応じた個別ファイルを一括で作る方法も、投稿準備中です。

（２）システムの呼び出し

ブラウザで指定のアドレス（システムを設定すると決まる）を立ち上げます。
※GASのシステムですが、スプレッドシートではなく、個人用のWEBシステムです。

（３）一括メール作成条件の指定

・送付先リストとして、先ほど事前準備でgoogleドライブに保存した送付先1.csvを指定します。
…「送付先リスト」の「選択」ボタンをクリックすると、googleドライブの「送付先」フォルダの中の csvファイルの一覧が示されるので、そこから、使用する送付先リストを選びます。

・本文案フォルダとして使用するフォルダを指定します。
…「本文案フォルダ」の「選択」ボタンをクリックすると、googleドライブのフォルダ一覧が示されるので、事前準備した本文案を入れたフォルダを選びます。（本文案フォルダの中に複数の本文案を入れ、送付先リストで相手毎にどの本文を使うかを指定することで、相手先ごとにメールの文面を変えられます。）

・共通添付フォルダとして使用するフォルダを指定します。
…「共通添付フォルダ」の行の「選択」ボタンをクリックすると、googleドライブの中のフォルダ一覧が示されるので、事前準備した、全メール共通の添付ファイルを入れたフォルダを指定します。（GoogleｽﾌﾟﾚｯﾄﾞｼｰﾄなどGoogleファイルはPDFに変換して添付されます。）

・個別添付フォルダとして使用するフォルダを指定します。
…「個別添付フォルダ」の行の「選択」ボタンをクリックすると、googleドライブのフォルダ一覧が示されるので、そこから、事前準備した、メールの宛先ごとに異なる添付ファイルを入れたフォルダを指定します。（GoogleｽﾌﾟﾚｯﾄﾞｼｰﾄなどGoogleファイルはPDFに変換して添付します。）

（４）メール下書き作成

作成条件を入力したら「メール下書き作成」ボタンをクリックします。すると下記の表示となります。

メール作成が終わると、次のメッセージが表示されます。

Gmailの下書きフォルダに、送付先リストの指定に従い、下書きが作成されます。

各メッセージを開くと、送付先リストの指定に従い、ファイルが添付されています。また、文案の　{{名前}}　は、送付先リストの「送付先名」に置き換えられています。リンクも作られています

下書きを開くと、一覧表示にも添付ファイルの表示が現れます。

（５）下書きメール一斉送信

「下書きメール一斉送信」ボタンをクリックすると、下書きフォルダ内のメールが一斉に送信されます。
※下書きが正しく作成できたことを確認後に、送信が必要です。

「下書きメール一斉送信」ボタンをクリックすると、本当に送ってよいかを確認するメッセージが出ます。

このメッセージに「OK」すると、下書きフォルダのメールが一斉送信され、完了すると次のメッセージが表示されます。（gmailを確認すると、下書きフォルダは空になり、送信済フォルダに移っています。）

（６）指定ラベルの一括受信

Gmailには、フォルダの代わりにラベルという機能があり、自動振り分け（フィルタルールの作成）もラベルを元に行われます。
ただ、ラベルにまとめられたメールを、一つ一つ手で開いて、本文を確認したり、添付ファイルを管理することは大変なので、これらを自動化したのが、「指定ラベルの一括受信」機能です。

Gmailの自動振り分け機能などで、特定ラベルにメールがまとめられていることを前提としていますが、今回は、「TEST」というラベルを設定し、４通のメールにこのラベルを付けて、処理してみます。

「件名はTEST3です」メールには４つ添付があり、ラベル全体の添付は５つ

「指定ラベル一括受信」ボタンをクリックすると、一括受信の対象とするラベルの指定を求めてくるので、ここで上記の「TEST」ラベルを指定します。

すると処理が始まり、下記の画面になります。

処理が終わると、次の画面になります。

Googleドライブを確認すると、このプログラム（GasAutoMailという名称にしています。）を保存しているGoogleドライブのフォルダ「AutoMail」の中に　「日時_処理対象ラベル名」のフォルダが作られています。

上記のフォルダを開くと、「受信メール一覧」と「メール本文」という取りまとめファイルと、各メールの添付ファイルが保存されています。また、添付ファイルの名前の頭には、「受信メール一覧」と照合できるよう番号が付けられています。

「受信メール一覧」は次の内容となっています。

「メール本文」は次のように、ラベルの付いたメールの本文だけを、順番に１つのドキュメントに連結したものとなっています。

このあとも、続いています。

（７）留意事項

・上記のシステムは、GmailやGoogleドライブを使うので、送信件数、添付ファイルの種類、添付ファイルのサイズ等、Googleの制限があります。1回あたりの処理時間も6分の制限があるので、メールが大量の場合は処理件数の分割が必要です。
・また、下書き作成後やメール送信後は、正しく処理が行われているかをGmailで確認する必要があります。

以下で、このシステムのコードを公開し、設定も解説します。

ここからは有料（3,000円）です。興味を持っていただけた方は、ご購入いただけると嬉しいです。