はじめての完全バーチャル株主総会（後編）
こんにちは！株式会社データ・アプリケーション（東証スタンダード:3848）（以下、DAL）の経営企画管理本部・経営企画グループです。前編では、DALがはじめての完全バーチャル株主総会を開催するにあたり検討から承認までの道のりを書かせていただきました。後編は、準備、リハーサル、緊張の本番までの様子です。
完全バーチャル株主総会までの道のり
①準備
システム障害などについての懸念が払しょくされたら、次は準備です。基本は、リアル会場での運営と同じです。
運営においては、多くの方がかかわり、タスクを期日までにそつなくこなすことが重要になってきます。招集通知の作成、質疑応答集の作成、バーチャル株主総会中に流す動画の作成など、それぞれガントチャートにてタスク、担当、スケジュール、備品、レイアウトなどを管理していきました。
さらにコインチェックのバーチャル株主総会総合支援サービス「Sharely」上において、事前行使の状況の把握方法や事前質問の投稿内容の方法など詳細を確認しながら進めます・・。
②リハーサル
リハーサルは例年通り、株主総会の1週間前と前日の合計2回行いました。
1週間前のリハーサルでは、弁護士さん、信託銀行さんなどの関係者を含めて、台本に沿って流し、特に質疑応答のリハーサルを重ねました。
前日は、本番さながらに機材を入れてリハーサルを行いました。
実はここで事務局の反省点があるのですがそこはまた別途・・・
③本番
（眠い・・・←前日遅くまで準備していた事務局の心の声がもれました。イベントの前は色々気になり眠りも浅くなります・・）
株主の皆さまには、事前にご案内していた専用のURLからログインしていただきます。ログインに関しても専用の窓口を設けていましたが特に問い合わせもなかったようです。
当日出席されない株主様には書面またはインターネットによる事前の議決権行使を行っていただきました。
泣いても笑ってもあと1時間後にはバーチャルオンリー株主総会は終わっている・・・そう言い聞かせながら緊張の本番が始まりです。
社長：
「皆様、おはようございます。私は、社長の安原武志でございます。本日は、ご多用中のところ、ご出席くださいましてありがとうございます。当社定款第13条第２項の定めにより、私が議長を務めさせていただきますのでよろしくお願い申し上げます。」
報告事項に関しては、動画にてご報告を行いました。今回の議案は以下の５つです。
社長：
「事前に議決権行使書をご提出又は、インターネットにより議決権を行使くださいました株主様と、本日ご出席の株主さまの議決権を含めまして、全議案の承認可決に必要な議決権が各議案それぞれにつき行使されていることを確認いたしましたので、本日の決議事項は、いずれも原案どおり承認、可決されました。」
5つの議案も可決され、滞りなく終了しました！
あの安堵感は今でも覚えています。(/_;)
最後に
思いがけず、本noteが長くなってしまいましたが、当日までの臨場感をお伝えできましたでしょうか・・。（え？緊張だけは伝わった？）
今回は議案が多かったこと、また、リハーサルの部分でも少し触れましたが、はじめてのバーチャル総会のため、しくじり（反省点、伸びしろと言い換えても）もありました・・・。
そこらへんもあますことなくお伝えしたいと思いますので、また改めて、「（番外編）バーチャル株主総会しくじり先生」と題して、リハーサルのこと、運営において気をつけるべきことなども書けたらいいなと思います。
最後に、このDALの新しいチャレンジの様子は、コインチェック株式会社様のバーチャル株主総会総合支援サービス「Sharely」の導入事例としても紹介いただいています。
・より開かれた総会を目指してバーチャルオンリー株主総会開催へ！ 総会のアップデートと新たなチャレンジの成果とは？
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