はじめての完全バーチャル株主総会（前編）
リアル開催から、バーチャルオンリー型にした背景
こんにちは。株式会社データ・アプリケーション（東証スタンダード:3848）（以下、DAL）の経営企画管理本部・経営企画グループです。
DALでは、2023年6月20日に第38回定時株主総会が開催されました。昨年までリアル会場にて株主総会を実施してきましたが、なぜここで、バーチャルオンリーの株主総会に一気に舵を切ったのか？ここに至るまでは、検討や社内外の調整を含めて約数年ほどかかりました・・・
＜きっかけ＞
バーチャル株主総会は、新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけに導入が進められてきました。DALも多分に漏れず、新型コロナウイルスの影響により、バーチャル株主総会の検討に入りました。
＜検討から承認まで＞
それまでのリアル会場での株主総会は平日の開催もあって参加者数は10名以下でした。開催側としては、会場費や人件費などの費用対効果、また、株主様との積極的なコミュニケーションの実施の方針のもと、遠方に住む株主様にもご参加いただきたいと考え、バーチャル株主総会の検討に入りました。
一番心配だったのは「通信障害があったらどうしよう・・・」でした。また社内にノウハウが一切なく何が不安かすらわからない状態でもありました。
そこで、Sharelyという、バーチャル株主総会総合支援サービスを展開するコインチェック株式会社様とともに、通信障害等の懸念点をつぶし、同業他社の動向も確認しながら、経営陣との議論を重ねていきました。某IT大手企業のバーチャル株主総会が開催されたことを受け、社長が「やろう」と鶴の一声があったのも大きく、一気にバーチャル株主総会実施へと駒が進められたのを今でも鮮明に覚えています。
そうだ、当社は中期経営計画にて「変革への挑戦」を掲げているではないか・・！
他社の事例やリスク回避策などが明らかになるうちに、「変革へ挑戦」すべくバーチャル株主総会の実施が取締役会にて承認されたのでした。
＜検討事項詳細と対応策＞
そもそもの株主総会の実施方法パターンは、以下の通り、いくつかパターンがあります。
当社は、今まではEの会場でのリアル開催でしたので、今年はA バーチャルオンリー型か、E のリアル開催の2択で検討しました。
2021年 6月 16 日に施行された改正産業競争力強化法により、場所の定めのない株主総会の開催が特例的に認められたことをうけ、2023 年 6 月は 400 社以上のバーチャル株主総会が開催されました。
今後より多くの企業でバーチャル株主総会の実施が予想されるなか、当社としてどうするのか、バーチャルオンリー型にするのか、例年通りリアル会場での開催のままにするのか、慎重に議論が重ねられました。
バーチャルオンリー型で行う場合、すでに申し上げましたとおり、一番の懸念はシステム障害でした・・・。
IT企業として、システム障害は絶対に避けたい問題です。また、株主様にとっても、遠方にお住いの株主様の参加を促す一方、ITに詳しくない株主様の参加機会を奪ってしまうのではないか・・・などの懸念がありました。
そこで、コインチェック社にその不安を率直にぶつけたところ、以下のような対応策をご提案いただきました。
・回線のバックアップを準備
・専門スタッフの派遣
・株主総会中止などにあわせた保険
・株主様対応・問い合わせ支援
当社としては、事前にコインチェック様にご来社いただき、当日使用する会議室の通信速度を測り、問題ないことを複数回確認したり、念には念を入れて、当日は社員全員が出社しない（当社は出社と在宅勤務のハイブリッド型です）、VPNを使わないことでシステム障害のリスクを低減するなどの対策をしました。
バーチャル株主総会のメリット
このnoteを読まれている皆さんは、自社でもバーチャル株主総会を実施したいという皆さんもいるかと思います。そこで、バーチャル株主総会のメリットについて整理します。
上記表にもあるように、経営・IR面においては、DXへの取り組みがアピールできることにあります。また、課題でも記載した通り、10名以下の参加人数で、会場費が発生し、受付などの労力も発生するので、株主総会は企業の義務といえども、費用対効果は大切なポイントです。
バーチャル株主総会って良さそう・・と思えて来ましたか？でもうちはIT企業じゃないし、ITリテラシーも不安だし・・・そうですよね、その不安な気持ち、わかります・・（当社も不安でした・・）
次回はバーチャル株主総会を実施する皆さまに向けて、準備から本番までの様子を実施企業ならではの視点でお送りします。
後編へ続く・・
＜公式サイト＞
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（ご留意事項）
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