株主総会運営担当者必見！すべて見せます！How to バーチャル株主総会
こんにちは！
株式会社データ・アプリケーション（東証スタンダード:3848）（以下、DAL）の経営企画管理本部・経営企画グループです。
2024年6月中旬に、昨年に引き続き完全バーチャルで株主総会が開催されました。ご参加いただいた株主の皆さま、ありがとうございました。
2回目の完全バーチャル株主総会となりますが、今回のnoteは、その経験を生かして、『How to完全バーチャル株主総会』と題し、その運営ノウハウを大公開したいと思います！
「完全バーチャル株主総会を開催したいけど、どうすれば・・・」
「完全バーチャル株主総会って、失敗は許されないし、今までとやり方を変えるのは、不安・・」
など、バーチャル株主総会の運営に漠然とした不安を抱えている運営担当者の方に必携の運営マニュアルです。
尚、当社が完全バーチャル株主総会を行うまでにいたった検討プロセスについてはこちらもご参照ください。
そもそも、バーチャル株主総会とは
バーチャル株主総会とは、オンライン上で参加できる株主総会です。
実際の会場とオンラインを選択できる「ハイブリッド型」と、オンラインのみで開催される「バーチャルオンリー型」の2つに分類されます。バーチャル株主総会は、遠方にお住いの株主の皆様も参加しやすく、株主総会参加の機会拡大が見込まれるというメリットがあります。
DALは、DXを積極的に推進する企業としての取り組みの一環として、昨年度の第38回株主総会より、配信のみのバーチャルオンリー型「完全バーチャル株主総会」を行うようになりました。
尚、バーチャル株主総会支援サービスは、Sharely株式会社が運営する「Sharely」を利用しています。
参考：Sharely導入事例「より開かれた総会を目指してバーチャルオンリー株主総会開催へ！ 総会のアップデートと新たなチャレンジの成果とは？」記事はこちら
第39回完全バーチャル株主総会
従来のリアル開催と同様に、たくさんのタスクを各担当者が漏れなく、スケジュール通りにこなすために、まずはガントチャートを作成しました。方針、運営、招集通知関連、シナリオ、QA、票読みなど大項目に分け、それぞれ細かいタスク、担当、スケジュールなどを一元管理していきます。また、備品、レイアウトなどもこちらに記載していきます。
① 事前
＜会場下見＞
昨年は京橋のオフィス内で実施しましたが、今年は東京ミッドタウン八重洲にオフィス移転したため、同ビル7階の貸会議室の1室を配信会場としました。
会場の下見では、Sharely株式会社の方、情報システム部門とともに以下を確認することがポイントです。
□モニターなど、会場付帯備品の確認
□レイアウト
□カメラやモニターの位置
□経営陣の座る位置などの確認
□スタッフの座る位置の確認
□通信関連の確認（速度など）
余談ですが、回線トラブルに備え、Sharelyではバックアップ回線を持っています。（安心ですね）
会場下見の後、予算を考慮しつつ、備品リストも作成していきます。
＜Sharelyの使い方事前習得＞
事前ネット行使対応・質問・動議対応・行使結果マージ・行使結果集計など、必要な実務の操作もSharel主催のウェビナーで事前に学びます。管理側のUIも直感的で難しいものではありません。
② リハーサル
こちらも従来のリアル開催と同様、本番の1週間前、本番前日の2回、本番と同じような環境にてリハーサルを行いました。バーチャル株主総会を行う場合、システムを入れた2回のリハーサルをお勧めします。1回目で、課題の洗い出しをし、前日2回目に本番さながらのリハーサルが出来るためです。いかにスムーズに本番を行うことが出来るか、これらのリハーサルにかかっていると言っても過言ではありません。
＜1週間前のリハ＞
経営陣、弁護士さん、信託銀行さん、運営スタッフ（弊社、Sharelyの方など）すべて勢ぞろいしたうえで、本番さながらシステムを設置し、リハーサルを通しで行います。会場のレイアウトもここで最終決定します。リハーサルを通しで行うことで、台本に間違いはないか、その他不備な点などないか、経営陣の意見なども交えつつ、微調整していきます。スタッフはここで、Sharelyの使い方も改めて復習します。
また、株主総会事務局では、この頃、票読み（事前行使シュミレーション）が佳境にはいってきます。票読みとは総会前の準備期間に基準日名簿の分析を行うことにより、全体行使率、各投資主体の反対行使率、反対行使の詳細を事前に予測することを言います。
票読み、運営の最終的な詰めなどもあり、事務局スタッフはこのころからやや寝不足になります・・((+_+))
＜前日のリハ＞
1週間前のリハを踏まえ、もう1回リハーサルを入念にしていきます。本番を想定し、株主様からどのような質問をいただいてもお答えできるよう、質疑応答の練習もします。
③ 本番当日
8：00～ 運営スタッフ集合
前日にシステムを設置したまま、本番当日を迎えます。
9：00～ 経営陣集合
9：30～ 株主様ログイン
事前にご案内していた専用のURLからログインしていただきます。万が一、株主様がログインできない場合に備えて、ログインに関してもSharely側で専用の窓口を設けています。また、当社代表電話にお電話がかかってもいいように念のためスタンバイしておきました。
10:00～ 株主総会開始
今年は、DALが初めて作成したTVCMを、株主総会の冒頭でご紹介しました。オープニングの掴みもばっちりです。（と、思いたい）
社長の安原のあいさつに始まり、各報告事項の後に決議事項として、下記5つの議案が提示されました。その場でオンライン決議を行った結果、すべての議案が可決されました。（パチパチ）
そして、今年も無事終了することが出来ました・・・・・。
④ その他・株主様からの質疑応答について
事前に質問をお受けするとともに、当日の質問も視聴画面上の「質問」ボタンより、おひとり様につき3問まで受け付けました。今年は、株主様が増加したこともあり、様々なご意見・質問を頂戴しました。弊社一同、精一杯ご回答させていただきましたが、頂きましたご意見は、来年度以降の運営に生かしていきます。
頂いたご質問は、第39回定時株主総会質疑応答集として、公開していますのでこちらもご参照ください。
株主総会は株主の皆様とDALの経営陣が直接コミュニケーションをとることのできる数少ない機会のうちの一つですので、引き続き、よろしくお願いいたします！
＜公式サイト＞
コーポレートサイト
IRサイト
当記事に関するお問い合わせはir@dal.co.jpまでお願いいたします。
（ご留意事項）
本記事は、情報提供のみを目的として作成しており、有価証券の販売の勧誘や購入の勧誘を目的としたものではございません。