GVA国際の業務管理方法

2024年6月18日 22:55

GVA国際法律事務所の藤江です。
今日は、現在我々が採用している業務管理方法について、主にソフトウェア面での取り組みを紹介します。

基本はNotion

まず、我々GVA国際は、タイ、フィリピン、マレーシア、インドという各所と連携しながらサービスを提供することが多い事務所です。そこで、守秘義務に配慮しながらも、各国の拠点の情報を横断的に可視化しながら業務を管理する必要があります。そこでメインのコミュニケーションの場として選択したのがNotionです。

Slackを中核とした体制を取るか、Notionを中核とした体制を取るかについては結構悩みました。が、情報のストック化と拠点毎の横断性を持たせるためには、Notionの機能の方がベターだという結論に至っています。

Notionには、事務所の多くの機能や情報を集約していますが、一番利用するのはやはり案件とクライアントの管理です。最初にNotion上でクライアント情報を登録すると、それが各テーブルに自動的に反映されるようになっていて、タスク管理ページでクライアントを選択し、その中で日々のタスクを管理しています。

主に案件処理で生じるコミュニケーションも、Notion内の各タスクページ内で行っています。これによって少々長期に渡る案件であっても、ページ内に情報がまとまっているので、情報を探す手間を減らしてます。

Notionデスクトップ通知や、スマホ通知は（多分）全員がOFFにしてます。これによって通知で業務や思考が中断することは随分と減りました。他方で漏れが生じないように、Notion上でメンションが付いた通知は、1時間に一度の頻度で、Slackでまとめて通知されるという方法を採用しています。

それでもコミュニケーションはSlack

Notionで案件処理のやり取りを行うとしても、Notion内ですべてのコミュニケーションを完結させることは難しいものです。案件外のコミュニケーションや事務所のアナウンス事項については、Slackを使っています。

以前は、Slackに顧客毎のチャネルを生成し、その中で案件コミュニケーションを取っていました。が、チャネル数が膨大になってしまって、結構現場に負荷がかかってしまっていました。案件処理のコミュニケーションがNotionに移行したことで、随分とチャネルを削減することが出来るようになったのは、副次的にも良かったことじゃないかなと思います。

保管庫としてのGoogle Drive / 時間計測のToggl

ファイルや記録の保管庫としてはGoogle Driveを利用しています。Notion上でもファイルのやり取りはなされますが、ファイル検索をしたり、記録検索するにはやはりGoogle Driveが便利。ただ、複数の場所にファイルをUPする手間が大変なので、Notion上でUPされた情報は、自動的にGoogle DriveのタスクフォルダにUPされるようにしています。

我々はタイムチャージ制を採用しているため、業務の時間計測が必要ですが、これにはTogglを利用しています。TogglにはAnalytics機能が追加されているので、各メンバーのパフォーマンスもそこで確認できるのも良い。これらは全員閲覧することができるようにしているので、自分のパフォーマンスを自分で振り返れる状態にしています。

拠点間の連携にZOOM ROOM

私は、大阪とバンコクを行ったり来たりしてるので、「不在の間の管理はどうやってるんですか？」としばしば聞かれますが、拠点毎にZOOM ROOMを設定していて、オフィスの状況はいつでも確認できるようにしています。

ZOOM ROOMを繋げば、オフィスの中にいるような感覚で話しかけることができるので、これは大変に便利です。実際、大阪にいてもほぼ毎日バンコクオフィスに話しかけてます（バンコクにいる時は大阪に）。実はこれは１〜２ヶ月前に正式導入したんですが、個人的には大当たりでした。探してくれた事務局長には感謝感謝です。

契約書チェックにGVA Assist

契約書業務については、GVA Assistを利用して、レビューやドラフトの負担を軽減しています。GVA Assistの使い方はもっと可能性があるんだよなーと思いながら、まだまだこれだっ！ていう使い方には至っていません。どんどん機能を開発してくれているので、それらをキャッチアップしながらまだ試行錯誤です。これからもコツコツと自分たちに合った使い方を模索していく予定です。

また、業務が結構英語で行われるので、日々のコミュニケーションは勿論、英文契約などをやる時も、Grammarlyを導入してエラーチェックをかけています。コミュニケーションを含むほぼ全ての文章にGrammarlyを使ってるので、文法や用語の使い方から生じるちょっとしたミスコミュニケーションを減らせていると感じています。

その他

法律事務所では少し珍しいかも知れませんが、デバイスはほぼ全てのメンバーがMacとiPadを利用しています。色々考えて試してみたものの、Macは長期的に見てコスパが良いと思っているのが一番の理由です。ただし、Boost Draftが使えないのがとっても難点です・・・。

以上が、GVA国際で取り入れてる主なソフト達です。実際には他にも色々あるんですが、大枠としての骨組みはこのような形。個人的には新しいものをどんどん試すのは好きですし、これまでもこういう仕組みを頻繁に変えてきてるので、少し先には全然違う体制になってるかも知れませんが。