#009 手帳で自己管理する ータスク処理編ー
※※2020年7月より自ブログを開設し手帳ネタは下記に再整理しております。実際のリフィルのダウンロードできるようにしておりますので是非ご利用下さいませ※※
ーーー下記、以前からの記事ーーー
これから少しずつ手帳活用について触れていきます。まずはタスク処理についてです。
さて、新人の時に地獄をみた日々のタスク処理ですが、どのような形が一番ベストなのでしょうか。
今まで色々ためしてみました。よく耳にするのは大きく以下の3つです。
①付箋に書いてペタペタパターン
②デジタルツールに一元化パターン
③ノートにゴリゴリ書いて確認パターン
…実は、上記の3点は新人時代に全て失敗して怒られたパターンです。どう失敗したかというと、それぞれ以下の通り。
①付箋に書いてペタペタパターン
⇒『あれ、、つけてた付箋が取れている…！』
②デジタルツールに一元化パターン
⇒『やべぇ、アプリ内にタスク入力し忘れている！』
③ノートにゴリゴリ書いて確認パターン
⇒『手帳とノートそれぞれにタスク書いて分散して対応が抜けてた！』
タスク処理なんて、簡単だろ、と思っていましたが、撃沈しました。それでいきついたのが
『タスク処理は一元化』
という思想です。また、前提として抜け漏れがないようにするために非常に大事だと思ったのがこれ
『タスクはデイリーで管理』
つまり、毎日、日毎にタスクを洗い出して消化していくということです。一週間分とかをまとめてタスク管理をすることもしましたが、デイリーで管理した方がよいなと感じました。
じゃぁ具体的に手帳をどのようにしてタスク処理の活用につなげているのか。以下に示していきます。大きく5つのポイントがあります。
＜タスク処理のポイント＞
①デイリーのリフィル内にいれる
②2軸で(優先度設定して）整理する
③タスク処理のルールを作る
④ルーティーンの省略タスクをいれる
⑤目標達成の観点をいれる
ということで順に示します。
☑①デイリーのリフィル内にいれる
まずは手帳のデイリーページをパッと開いた時はこんな感じです。ここのどこかしらにタスク管理のスペースを作ります。（独立のTodoページでなくデイリーリフィル内に組み込む）
私の場合、デイリーページは見開きにしており、1日に書き込める量を増やしております。そのため管理するタスクも左上にかなり多く書けるように設定しております。（タスクを細かく分解した方が達成感があるので）
☑②2軸で(優先度設定して）整理する
そして、上記の左上部分をアップにするとこんな感じです。
これはタスク処理で有名な重要度×緊急度のマトリクスです。（7つの習慣で言及されているアレ。第3の習慣です。）
ここで、私の場合は縦は重要度にしつつ、緊急度はざっくりとビジネス・プライベートで切っています。
☑③タスク処理のルールを作る
これもタスク処理でおなじみのタスク処理のマイルールを作るというやつです。
私のルールはざっくりこんな感じです。
赤：✔ 消化できた
青：→ 翌日以降に持ち越し
黒：× できなかった
尚、本来誰かに委託などのルールを作るのも一般的だったりしますが、私の場合、委託自体も「○○さんに依頼する」というタスクにするので、基本上の３つですみます。（3色ペンで毎日チェックします。）
一日の振返りと共に夜に、「これはできた！これはできなかった…」と残ったタスクを全て整理することで、『対応し忘れの抜け漏れはゼロになります』（終わらなかったタスクを翌日以降に再設定するため）。
☑④ルーティーンの省略タスクをいれる
これは時短の観点です。何かというと、日記を書く、経理システムや週間の家計簿を整理するなど、毎週決まったことをすることは〇曜日タスクとして省略します。
地味に毎週同じタスクを明記するのは面倒なので、既に印刷してしまい、その内訳を手帳のしおりに書いておきます。そうすると、思いのほか楽になります。
☑⑤目標達成の観点をいれる
これはドマイナーですが、私の場合、自分で掲げた目標を絵にかいた餅にしないために、重要なタスクの中を二つに分けています。
中長期的な目標達成に向けた動きがあるかも見える化するようにしております。多くの場合は右の長期目標への打ち手が空白になるのですが、それが続くと、”目標に向けて何も動けていない…”という自分へのプレッシャーになります。
まぁなんといいましょうかマゾシステムとでもいうべきか、自分で自分を追い込む仕組です。
ー以上ー
上記の５つの観点が組み込まれていれば、正直どういう大きさでもどういうレイアウトでもよいと思います。タスク処理はビジネススキルの最もベーシックな部分ですが、考えてみると意外と奥が深く、自分に合った運用を追求したくなります。
また、何か良い運用のアイディアをおもいついたら少しずつ更新していこうと思います。
☑自作手帳の作り方・活かし方バックナンバー
以下に今まで記載した自作手帳の作り方や活かし方に関する具体のアイディアを記載していますので、ご確認いただけると幸いです。
<Vol.00 自作の背景・考え方>
https://note.mu/dairy_habit/n/nec53b665e857
ー1.タスク・スケジュール管理等のビジネスハウツーに活用できるー
<Vol.01 自作手帳の作り方>
https://note.mu/dairy_habit/n/n4de1229bd50c
<Vol.02 タスク処理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n5f34f5e51bca
<Vol.03 スケジュール目標設定の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n2d2b0c06c2af
<Vol.04 メモ・ノート整理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/ncd8f39c931e8
<Vol.05 アポイント整理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n1c3b64a7bebd
ー2. 今後のキャリアや自分の行動指針の整理などにも活用できるー
<Vol.06 キャリア年表の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/ndb2bcfcfca8e
<Vol.07 目標達成の仕組の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/ndacf5bcf0905
<Vol.08 おカネ管理の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n3a83af48b610
ー3. 自分にカスタマイズさせてライフログの一元化や活用もできる
<Vol.09 ライフログ蓄積の活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n46f23d11442b
<Vol.10 ライフログの有効活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n03466ef4171f
<Vol.11 ワークライフバランスの活用>
https://note.mu/dairy_habit/n/n398f0aa1ff77
<Vol.12 自作手帳の活用強化>
https://note.mu/dairy_habit/n/n0a8f311abe14
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