デジタル化の基本：紙の書類をデジタルに変える方法
近年、ビジネスのデジタルトランスフォーメーション（DX）が急速に進んでいます。特に中小企業にとって、業務の効率化や生産性向上のためにデジタル化は避けて通れない課題です。しかし、「紙の書類が大量にあってどこから手をつけていいか分からない」という声もよく聞きます。この記事では、紙の書類をデジタルに変える基本的な方法と、そのメリットについて詳しく解説します。
なぜ紙の書類をデジタル化するのか？
業務効率の向上
紙の書類は検索や共有に時間がかかります。デジタル化することで、必要な情報を即座に検索でき、社内外での情報共有もスムーズになります。
コスト削減
紙の保管にはスペースや印刷コストが必要です。デジタル化によりこれらの物理的なコストを削減できます。
セキュリティ強化
紙の書類は紛失や盗難のリスクがあります。デジタルデータはバックアップやアクセス権限の設定により、セキュリティを強化できます。
デジタル化のステップ
デジタル化する書類の選定
すべての書類を一度にデジタル化するのは非現実的です。まずは業務に直結する重要な書類や、頻繁に参照する書類から始めましょう。スキャニングの準備
紙の書類をスキャンする前に、ホチキスの針やクリップを外し、スキャンしやすい状態に整えます。スキャナーの選定
業務量に応じて適切なスキャナーを選びます。大量の書類を処理する場合は、高速な業務用スキャナーが適しています。ファイル形式と解像度の設定
PDFやJPEGなど、用途に応じて適切なファイル形式を選びます。文字の読み取りが必要な場合はOCR（光学文字認識）機能を活用しましょう。ファイルの整理と命名規則
スキャンしたファイルは適切なフォルダに整理し、一貫した命名規則を設けることで、後からの検索が容易になります。
デジタル化のポイント
OCR機能の活用
OCRを使用すると、画像として取り込んだ書類の文字情報をテキストデータに変換できます。これにより、キーワード検索が可能になり、情報の活用度が向上します。
クラウドストレージの利用
クラウドサービスを利用することで、データのバックアップや、場所を問わずアクセスすることが可能です。DropboxやGoogle Driveなど、ビジネス向けのサービスを活用しましょう。
セキュリティ対策
デジタルデータはサイバー攻撃の対象になる可能性があります。ファイアウォールの設定やウイルス対策ソフトの導入、アクセス権限の管理を徹底しましょう。
デジタル化による業務改善の事例
事例1：営業資料のデジタル化で提案速度アップ
ある中小企業では、紙の営業資料をデジタル化することで、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになりました。タブレット端末で提案資料をすぐに見せられるため、商談の成功率が向上しました。
事例2：請求書のデジタル化で経理業務を効率化
請求書をデジタル化し、会計ソフトと連携することで、手入力の手間を省きました。これにより、経理担当者の作業時間が大幅に削減されました。
デジタル化における注意点
法的要件の確認
書類によっては原本の保存が法律で義務付けられている場合があります。電子帳簿保存法など、関連する法規制を事前に確認しましょう。
従業員への周知と教育
新しいシステムやワークフローを導入する際は、従業員への説明と教育が重要です。操作方法やデジタル化の目的を共有し、全員がスムーズに移行できるようサポートしましょう。
データ消失のリスク管理
デジタルデータは消失や破損のリスクがあります。定期的なバックアップや、災害対策を講じておくことが必要です。
まとめ
紙の書類をデジタルに変えることは、業務効率の向上やコスト削減、セキュリティ強化に直結します。中小企業がデジタル化を進める際は、初めに重要な書類から取り組み、適切なツールやサービスを活用することが成功の鍵です。また、法的な要件や社内の体制整備にも注意を払い、計画的に進めていきましょう。デジタル化を通じて、ビジネスの競争力を一層高めていきませんか。
この記事が、中小企業の皆様がDXを始める際の参考になれば幸いです。デジタル化の第一歩を踏み出し、未来のビジネス環境に対応できる強い企業を目指しましょう。
著者について
DXアドバイザー / デジタル庁 デジタル推進委員 | 堀 大治郎
豊富な経験と専門知識を活かし、中小企業のデジタルトランスフォーメーションをサポートしています。中小企業のデジタル活用による成長と発展に寄与するため、日々是励んでいます。
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