課題解決して、時間を有効に使うには？
■はじめに
はじめまして。
小売業の情報システム部門で働いているd-yoneyamaです。
仕事をしていて、とっとした課題を改善し業務効率化したいなーと
おもっていることはありませんか？
今まで私は課題があれば、システム導入やサービスを利用して解決・改善
してくること振り返ると多かったように思います。
ただ、ちょっとした課題に対しては、
「そこまで負荷はないしいいか、コスト掛かるし。。」
「大きな改善・効率化につながらないし。。」
など、小さな課題に対して真剣に向き合っていなかったとふと感じた。
全く考えていなかったわけではないが、これを機にちょっとしたシステム
を導入することで改善できるかを考えてみた。
■課題
１．資料の集計
うちの会社では各店舗のお問合せ窓口をアウトソーシングしている
ヘルプデスクに連絡する運用となっている。
週に一回そのヘルプデスクより、メールにてExcel形式で時系列に並んだ
お問合せ一覧がおくられてくるのだが、総件数やホットなお問合せの
状況を確認する程度で、うまくいかせていない。
ただ、一週間で数百件あるお問合せを手動で集計するとなると
結構な時間がかかってしまう。
そこで、自動で集計できるちょっとした自動集計システムがあると
お問合せ状況の傾向や今後の改善に繋げられるのではないかとおもった。
・改善イメージ
① 受信したメールの添付ファイル取得
② 添付ファイルをExcel等に集計
③ 関係者に集計ファイルをメールにて共有
こんな感じで、受領から共有までALL自動化できると、タスクが減り、
別の業務に時間をまわすことができそう。
２．通信状況確認
各店舗のレジやRWの通信は"無線通信"となっている。
ただ、無線デバイスが増えたことや、各店舗の環境等の影響により
通信負荷、または通信障害が発生している店舗が増えてきている。
通信負荷や障害が発生した際に店舗の通信状況をWEBコンソールで確認
するのだが、複数店舗の状況を確認する際、各店舗のアカウントで
ログインする必要があり意外と面倒。また、同時に見る場合ではブラウザ
の複数タブで切り替えながらみたりもする。これまた面倒。
さらに、確認し負荷がかかっているようであれば、それを業者に伝え
確認していただくよう連絡もしている。
そこで、アカウントさえあれば自動でログインしてWEBから必要情報を
抜きだし、複数店舗の通信状況をExcel等のファイルにはき出すせないか
なと。かつ業者への連絡メールも自動化できれば、スピード感を持った
対応が可能となるでのは？
・改善イメージ
① ブラウザ起動
② アカウント情報でログイン
③ 通信状況・設定情報を取り出してExcel等に保存
④ ①～③を店舗数分繰り返したのちに、業者へメールにて連絡
通信状況を見る観点さえ決められれば、ALL自動化可能？
３．一括印刷
世の中の動きにあわせてペーパーレスかが進んでいる。うちの会社も
その流れで徐々にペーパーレスが進んでいるものの、紙での運用は残って
いる。
大小問わず案件単位に各種手続申請が紙で行われており、且つ、基本は
在宅勤務していることから、出社時にまとめて対応することが多くなって
いる。印刷量としては、１案件で印刷物も３～４ほどあり、それが
複数案件あると、何度もファイル起動して印刷を行う必要があるため、
それなりに時間がかかる。
そこで所定のフォルダ内に印刷対象ファイルを格納すれば、自動で印刷
してくれるシステムがあると便利だと感じた。
・改善イメージ
① 印刷対象ファイルを所定場所に格納
② 印刷対象ファイルを自動で起動して印刷
※①②をファイル数分繰り返し行う。
基本的に実現可能そう。基本的にはExcel,word,PDF,画像等の印刷する
必要があるのだが、各ファイルに紐づくソフトに対して印刷要求をかける
ことは可能なのか？それとも別の方法が必要となるのかもしれない。
RPAツールを使用すれば実現は可能そう。
少しどんなRPAツールがあるか確認してみたが、
結構ある。。
デスクトップ版、クラウド版とあり選定大変そう。
インストール不要なクラウド版でいいものあればそれが第一候補かな。
４．その他課題
① タスク管理
⇒在宅勤務が増えたことにより、チーム内メンバーのタスクが
把握できていないことがある。
プロジェクト管理を導入もよいが、費用をかけず良い案ないかな？
② 店別管理職リスト自動作成
⇒店舗への連絡時、管理職宛に電話・メール等で連絡するが、
名前・連絡先が容易に調べられるようにしたい。
異動等を発生した際にも容易に更新できるようにしたい
③ メール運用
⇒どちらかというと運用の見直しが必要
決め事がない為、フィルターのみで整理ができない状況
以下プライベート課題も考えてみました。
④ クレジット決済
⇒WEB上で明細を確認しているが、各会社で別での確認で少し面倒
また、WEBメンテナンスやアクセスが多いとみれないこともあるので
なんかいい方法ないのか？APIとかで取得可能？
⑤ 求人検索
⇒最近年配の方からなんかいい仕事ないかねといわれることがあった。
（なぜ私に聞く。。）
チラシの求人をみているが少ないし、だからといってパソコンで
探すのも探し方がわからないと。。
とわいえ私が求人をさがすのは面倒なので、API等で求人検索を
できれば便利というか私が楽なのだが。。
⑥ ふるさと納税の商品検索
⇒楽天のふるさと納税を利用しているが、検索機能が商品の大項目のみ
となっており、使いづらい。
県別や商品名等でも検索できるようになると便利だけど。
⑦ ITの興味を持たせる（毛嫌いをなくす方法）
⇒デジタル化が進んだことで我が家で弊害が発生
少し知っているというだけで、デジタル関連でわからないことが
あれ全て聞きにきて、挙句のはてには、苦手という理由で全て
やらされる始末。。
なんか自分でやってもらえる良い方法ないですか？？？
■最後
課題からシステム導入による改善案を主の述べてきたが、導入に伴い、
保守・メンテナンスが必要となるため、やたらめったら導入するのも
考えもの。課題解決のみでなく、その後のシステム運用についても併せて
考える必要もあるなと。
また、課題にとなっている現運用がほんとに必要でなのか？といった観点
を含めて検討しないと、無駄なシステムをただつくって満足といったこと
になってしまうので注意が必要ですね。
課題をいくつかあげてみたが、全く同じではないかもしれないが同様の
課題を抱えているのでは？と思う。
なので、
・こういった改善方法もあるよ！
・こういう課題もあるー。
等あればぜひコメントください！！