Creative StudioのBackOfficeって何してるの？ #01
はじめまして。おはようございます。こんにちは。こんばんは。
クリエイティブスタジオhicard でBackOfficeマネジメントをしているダイチと申します。hicardのBackOfficeチームは自分含め2名↓
請求・契約まわりを主に手伝ってもらっています！
クリエイティブスタジオのバックオフィスたるポジションの動きはそこまでイメージがつかないと思ったので、hicard って意外とこの辺も考えてるんだ〜とか、どこか真似できるかも〜って思う方が1人でもいるかも？という楽観的な目論みのもと、今回は「経理」をピックアップして、お話しします。
こんな人へ
デザイン会社に勤めている方
スタートアップやベンチャー企業でバックオフィス業務を担当している方
先にお伝えしておくと、バックオフィス業務に関しては全くの未経験でhicardに入社（2022/3）しています。インプット→アウトプットの繰り返しです。
僕がhicardでやっていることをざっくり並べると
・経理
・人事
・総務
・営業
・SNS運用企画
・イベント運営企画
こんな感じです。今回は1番上の「経理」に関して、実際に行った１つ「スプレッドシートを活用してキャッシュフローを可視化する」を例にとって、お話していきます。
キャッシュフローを可視化したい
会社経営で一番と言ってもいいぐらい気になるのはキャッシュフローですよね。 どんな企業でも残高と売上を照らし合わせながら、お金を使うタイミングと売上の予測をイメージできるような管理シートがマストで必要になってきます。
hicardに入ってからすぐに自分で売上・経費管理シートを作成（元々あったシートのブラッシュアップ含め）したのですが、かなりの課題感がありました。
課題
・売上予測が立てられなかった
・既存クライアントはいくつあるのか、ミニマムの売上がわからない
・入力するシートが多かった（マスターがなかった）
・新しいメンバーが入った時に、紐付けがとても複雑だった
・役員が何に経費を使用しているのか把握できていなかった
この辺が課題として挙げられました。（補足すると、hicardのボードメンバーは個別で経費カードを所持しており、必要経費を賄えるようになっています。今では月末に何に使ったかの詳細を振り返る会を実施しています。）
これら課題をどのようにして解決に近づけていったのかを、フローで解説します。
① 目的の確認
まずは、何をしたいのかを確認します。先に挙げたような現状持っている課題をどのようにすれば解決できるのかを予測し、なるべく妥協せずに理想を捉えていきます。これはどんな仕事に関しても同じだと思いますが、スプレッドシートのような表計算シートを作成するときには、情報の紐付けが複雑になっていくので、イメージだけで設計し始めるとなかなか後戻りができなくなってしまいます。結局振り出しに戻ってしまい時間を無駄にすることだけは避けたいところです。
② 構造設計のイメージ
いきなりシートに触れていくのではなく、１シートに対してどれだけの情報を入れればシンプルなのか、シートごとに役割分けをしてどのような見栄えにしていきたいかを「紙」に書いていきました。
この紙に書くという行為がとても重要で、ここである程度頭の中を整理して進めていくと、その後の軌道修正を最小限に抑えることができます。シートのイメージを構成し、「こんな感じかな〜」「いやこうやって見た方がシンプルかな〜」とか、自分と話しながら進めていきました。一番は他の誰かがこのシートを見たとき、どんな情報があるかを少ない時間で理解できるような見栄え＝自分以外の人が抵抗なく"気持ちいい"と思えるようなスタイルを目指したことです。
③ 実際に取り掛かる
イメージができたらまずはイメージ通りのシート作ろうとします。全てのイシューは紙上では見つからないので、どれだけの要素を組み込めるか実際に着手して確認していきます。
そうすることで、あらかじめ使いたい関数や組み込みたい情報を決めることなく進めることができ、必要最低限のインプットで済むというのが個人的見解です。
使用したTips
- vlookup
- hlookup
- xlookup
- counta
- match
- filter(人
- filter(日付
- query
- applyformula
- unique
- sumif
- sumifs
- if(sum…
- importrange
- iferror(vlookup(importrange…
- sum(importrange
- vlookup(importrange…match(importrange…
- hlookup(importrange…
- $ 絶対参照と相対参照（簡単だけど、業務時間短縮には一番大事だったかもしれません）
参考サイト一部抜粋
④ フィードバックをもらう
ある程度の設計までは1人でも進められますが、その先。メンバーにフィードバックをもらいます（場合によっては省略）。個人的にここで重要だと思うのが、他人にある種の答えを求める時は自分なりの考え・答えを持つことです。その上で主観と照らし合わせることで、相手が言っていることの理解度が上がるので、その後の作業スピードが違います。
⑤ 繰り返す
今の1~4のサイクルを、作成したいシートごとに繰り返します。
このようにして、一つのブックに対してどんな情報が必要であるかを考えながら、理想に近づけていきます。
最終的にhicardが売上・経費管理で使用しているのは合計で9ブック。
Clients Information：クライアント情報を縦軸で管理し、チェックボックスを要して一元管理・予測を立てるシート。
売上マスター：ここが「正の売上」となる 。Clients Informationから「月」「クライアント名」ベースで売上をインポートし、時給のクライアントはこのシートで修正。
月間ROI：従業員ごとの「1クライアント/月のリソース」を振り分けるシート。クライアント : 縦軸 メンバー : 横軸
Personal Performance：個人成績表。月間ROIの数値を引っ張り、個人成績を一枚で見られるように設計したシート。基本給ベースで個人のパフォーマンス（ROI）を早見できる。
バーン関連：給与・固定費・福利厚生の利用金額（Benefits）などを個別でそれぞれまとめたもの。
Dead Presidents は英語圏のスラングで、ドル札には亡くなった大統領が印刷されていることから、勝手に「役員経費」という意味で使っています。 そうゆうのが好きなんです。。。カルチャーってやつですね。（？）
これらを最終的に「収益計算」に反映し、売上と経費のサマリーで、利益を算出する。漏れなく数値を拾うことができるようになりました。
改めて課題!!
・売上予測が立てられなかった
・既存クライアントはいくつあるのか、ミニマムの売上がわからない
・入力するシートが多かった（マスターがなかった）
・新しいメンバーが入った時に、紐付けがとても複雑だった
・役員が何に経費を使用しているのか把握できていなかった
課題に対してのアンサー💡
・チェックボックスを活用して”filter”をかけることで、年間を通した予測を立てることができ、継続クライアントにもチェックボックスを使用することでミニマムの売上を見ることができた。
・顧客管理を[Clinets]に集約することで、その他売上に関するシートはその情報を"vlookup"や"importrange"で持ってくるだけで良くなり、手入力を大幅に軽減し、ミスを減らした。
・新たなメンバーが入った時には、給与のマスターに名前と基本給を記入するだけで、ROI、Performanceなど売上やパフォーマンスに関するシートに反映されるようにし、工数軽減するとともに手入力によるミスリスクを削除。
・経費で何を購入しているのかは、直接カード会社からの情報を引っ張り、当該人物ごとにサマリー → 詳細を人物ごとに見られるようにすることで、年間を通した経費の使い方や、その詳細を見られるようにした。（この買い物何やねん！みたいなツッコミができる感じです）
このnoteの目的としては、クリエイティブスタジオhicard のBackOfficeってなにやってるの？ということなので、これらシート達がどんな流れで紐付きがおこなわれていて〜〜〜といった詳細は省きました。ので、少しイメージしづらかったかもしれませんが、「経理」に関してはこんな感じのことをやっています。
hicardは音楽(hicard Record Club)もやってて代表ラップやるし、髭多いし、怖い…!!
こんなイメージがありますが普通に会社らしいところもあって、むしろみんな試行錯誤で先を見ながら能動的に動いているメンバーばかりです。
世田谷の住宅街にオフィスがある時点でアングラ感は否めないですが、少しでも意外な一面が伝わればと、まずはクリエイティブスタジオの BackOfficeって何やってるの？からお話ししました。（シリーズ化しそうなので#1にしておきました）
自己紹介はまた別でさせていただきます！
ご清覧いただき、ありがとうございました。
次回は福利厚生について話そうかなと思います。
引き続きhicardをよろしくお願いします😏
Profile
1998年生まれの97年世代。小学生2年生〜高校3年まで11年野球を続ける。
中学3年の頃に古着屋の店員さん：軍パンに小さめの白T×ウォレットチェーンなスタイルを見て憧れ、部活がオフの日は古着を漁る学生時代を過ごす。
亜細亜大学入学後約半年のアメリカ留学、シドニーで1ヶ月半のカフェ店員をしたり、海外カルチャーに触れてきた。在学中4年間はPoppingというアメリカ西海岸発祥のダンスに没頭する。
大学卒業後はシャツメーカーに入社し、営業を1年半。割と大きめの会社だったが会社の方針に違和感を感じ2021年9月で退社。半年間古着のバイイング＆セールを行ったニート生活を経て、大学時代の友人であるhicard代表のtakeに誘ってもらいhicardへ入社。現在に至る。
Credit
ツモマー（Masato Suzuki） さんとNaoちゃんにデザインしてもらっちゃいました💙