【エンジニア採用】 現場のエンジニアが分担して採用活動を行うためにとりくんだこと
はじめに
はじめまして！ファンズ株式会社でバックエンドエンジニアを担当している飯田と申します。2022年にファンズにJoinしました。
ファンズでは開発だけでなく採用に携わる機会をいただき、これまでさまざまな採用活動の改善に取り組んでまいりました。
今回は「採用活動の組織化」に向けて、ファンズのエンジニア採用チームが取り組んだことの一部を共有したいと思います。
どんなひとむけか
- エンジニア採用は必要だと感じているが、なかなかリソースが取れないとお悩みのかた
- エンジニア採用を組織化していきたいかた
このnoteが採用活動にお悩みのスタートアップの採用担当者や、CTOの方の参考に少しでもなればと願っています！
書かないこと
候補者のピックアップ、スカウトの方法については各社の求めるエンジニア像により異なると思いますのでここでは言及しません。
前提: 約1年前の私たちの課題
当時エンジニアの採用に関わっていたのは以下のメンバーでした。
CTO
人事
外部の採用代行パートナー
『外部パートナーさんがピックアップした候補者をCTOが確認。OKが出た候補者に対してスカウト文を送付。全体を人事がマネジメント。』というスタイルをとっており、また進捗確認は週1回の定例で行っていました。
しかしながら、ワークしているとは言い難い状況でした。誰かしらが頑張ることで採用活動が成り立っているという状態でした。
そこでは以下のような問題が存在していました。
ヒト依存
開発チーム全職種のピックアップの確認から、カジュアル面談実施をCTOが行っていたため、CTOのリソースそのものが逼迫していました。
リソース不足
採用活動の重要性を認識はしていたものの、十分に時間を使えているとは言い難い状況でした。その結果、魅力的な候補者へのスカウト文の送付が遅れてしまったり、パーソナライズの質が低くなるといった、接触数とその質の低下を招いていました。
断続的な採用活動
「ヒト依存」や、「リソース不足」により継続的に候補者にアプローチできている状況ではなく、タイミングによってアプローチをしていたりいなかったりという状況でした。
また、週1回の採用定例では数字の確認にとどまっており、日々の採用活動の改善に時間を使うといったアクションまでは踏み込めていませんでした。
候補者像のズレ
弊社と外部パートナーさんの間で求めるエンジニア像のズレがあり、結果として本来必要のないピックアップの確認など余計な工数も発生しておりました。
目指すべき姿
現場のエンジニアが採用活動に参加することで、上記の問題をまとめて解決できるのではないかと仮説を立てました。
その過程で、これまでの「断続的な採用活動」から「継続的で持続可能な採用活動」が実現されている状態を目指しました。
現状の姿: CTOがコミットすることでなんとか採用活動ができる状態
目指すべき姿: 現場のエンジニアで分担することで継続的で持続可能な採用活動が行われている状態
取り組んだこと
「継続的で持続可能な採用活動」を目指して、段階的に以下のようなことに取り組みました。
その1 「採用活動時間」の確保
ふらっと優秀な候補者が目の前に現れることはめったにないので、とにもかくにも継続的な採用活動を行う「時間」を確保することが重要だと考えました。
特にキーマンとなっていたCTOのスケジュールは常に埋まりやすい状況だったので、事前に採用に関する予定を押さえておくことから始めました。
採用定例の頻度を増やす
週1回の外部パートナーさんとの採用定例とは別に、社内メンバーのみで30分間の採用定例を週2回追加することにしました。
ここでは、採用トピックの共有や、採用パイプラインの確認、タスクの進捗確認、課題の共有など、採用に関すること全てをアジェンダ対象として会話しています。
採用活動は時にルーティンワークだけではなく、候補者に応じてアドホックに対応する場面も多いと思います。その際に、採用担当が1人で考えて対応するのではなく、定例にてメンバーで話し合うことでより最適な対応を行うことができるようになりました。
採用活動の課題や改善点も、定例に持ってきて話し合い、スピーディーに解決まで持っていくようなサイクルを生むこともできました。
また、必要であれば別途時間を設けるなどのアクションも気軽に取れるようになり、タスクが埋もれてしまうことはなくなりました。
物理的な時間を確保することで、肌感にはなりますが採用のスピード感と採用への意識が高まったと感じています。
採用もくもく会の実施
退勤間近の予定を抑えて、採用もくもく会を開催しています。この会は、採用チームがオンラインミーティング上に集まり、30分間で採用に関するタスクを集中して行う時間です。
例えば、ピックアップ確認や、スカウト分の作成、採用活動の改善業務など、目の前にあるタスクを中心に消化する時間になっています。
また、一般的なもくもく会と違い、作業中に気軽に相談することも可能なので、お互いに協力しながら採用活動を進める時間となっています。
決まった作業時間が確保されていることで、タスクが遅れてしまったり、取りこぼしてしまうような事象を減らす一因となっています。
その2 「現場のエンジニア」への協力要請
採用活動が少しづつ回りだしてきた段階で、各職種のエンジニアにも採用チームに加わっていただくことになりました。
タスクとしては、まずは採用定例の参加していただき、徐々にピックアップの確認やカジュアル面談の実施などをお任せしていく流れで進めていきました。
これによって、CTOが行っていたタスクをエンジニアが分担して行うことで負荷分散に成功しました。これを進める上で、後述するドキュメンテーションが役に立ちました。
また、特定の媒体ではエンジニアが直接ピックアップからスカウトまで行うことで、確度の高い候補者との出会いや、送付するスカウト文の質を高めることに努めています。これも現場のエンジニアが直接採用に加わる大きなメリットのひとつかなと思います。
採用ワイワイ会
メンバーの発案から「採用ワイワイ会」という会が隔週のペースで開催されています。
ピックアップ、カジュアル面談、面接の悩みや発見、tipsの共有などルールを決めずにワイワイ喋って発散する会となっています。
ここで出た課題を採用定例で取り上げて話すこともあり、採用チーム内での知識の標準化、改善活動に欠かせない会になっています。
その3 ドキュメンテーション
現場のエンジニアが採用活動に参加していく中で、ぽいっと丸投げでは負担も大きくうまくワークしなかったり、スケールすることが難しいと考えています。
そこで我々は、知識の共有や標準化をもたらす目的で、採用に関する内容のドキュメント化を積極的に行なっています。
そこでは以下のような内容をまとめています。
- 各媒体のトリセツ
- フロー
- ピックアップのコツ
- カジュアル面談の方法
- 選考フロー
- 面接のコツ
- 選考基準
- 採用に使用しているツール
もしワークしなかった場合は、内容に問題があるので、採用もくもく会の時間を使って即修正するなど、ドキュメントの維持に取り組んでいます。
現状の体制
上記のシンプルな取り組みを続けて行った結果、現在の採用チームは以下のようになりました。
CTO
エンジニア3名
採用人事
外部の採用代行パートナー
現場のエンジニアが採用活動に加わることで、ピックアップの精度が上がったり、社内での改善活動のサイクルがとても早くなったと実感しています。
またリソースが増えたこと、マニュアル化によって各々の採用活動の負担は減っており、通常業務と採用活動の両立もできています！
目標としていた「現場のエンジニアで分担することで継続的で持続可能な採用活動が行われている状態」は達成できたかなと思います！
とはいえ、まだまだやれることはあるので引き続き採用チーム一同日々の採用活動の改善に取り組んでいる最中です！
さいごに
このnoteがエンジニア採用に関して悩まれているかたの参考になれば幸いです！
また、ファンズではさまざまな職種で仲間を募集しております！
少しでも関心持たれたかたいらっしゃいましたら、ぜひお話ししませんか？
ファンズの理解が深まる採用ページも是非ご覧ください！
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