反復タスクを管理しよう #Notionコラム
#Notionコラム は、Notionの応用的な使い方を検討・提案するマガジンです。
今回は、「反復タスクを管理しよう」というテーマで書いていきます。
家事・暗記・筋トレ等の定期的に繰り返すタスクについて、Notionで管理する方法の一例を紹介していきます。
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トップページ
全体
以下は、「タスク」という名前のトップページです。
「データベース」と「期限間近」の2つの見出しを、背景色・絵文字付きの見出しブロックで表しています。
データベース
「データベース」には、「カレンダー」と「反復タスク」の2つのフルページデータベースを作成しています。
期限間近
「期限間近」には、データベース「反復タスク」のリンクドビューブロックを作成しています。
期限2日以内（期限≦2）かつ未消化（経過日数≠0）のタスクを、期限が迫っている順に表示しています。
カレンダー
ここで、データベース「カレンダー」の紹介をしていきます。
データベースページ
以下が、データベース「カレンダー」のデータベースページです。
「日付」という名前の日付プロパティを用意し、タイトルプロパティにも同じ値（日付）を入力しています。
それから、データベース「反復タスク」とのリレーションプロパティを作成し、セクション表示しています。
また、「消化タスク数」はバー表示のロールアッププロパティで、リレーションしてある「反復タスク」のアイテム数をカウントしています。
検索用ビュー
ここから、データベース「カレンダー」のビューを紹介していきます。
まず、検索用ビューが以下です。
テーブルビューで、日付降順に並べています。
エラー検出用ビュー
次に、エラー検出用ビューが以下です。
タイトルプロパティ「カレンダー」と日付プロパティ「日付」は、データベース設計の都合上、未入力を許容したくないはずです。
そのため、もしこれらが未入力のアイテムがある場合は、このテーブルビューで検出します。
月次カレンダービュー
それから、月次表示したカレンダービューが以下です。
プロパティは「消化タスク数」を表示しています。
月次表示のカレンダービューは、バー表示のnumber型プロパティと相性が良いです。
週次カレンダービュー
最後に、週次表示したカレンダービューが以下です。
こちらも、プロパティは「消化タスク数」を表示しています。
週次表示のカレンダービューには、プロパティを多く表示しやすいメリットがあります。
しかし、今回のデータベースでは他に表示したいプロパティがないので、月次表示と同じ表示になっています。
ただし、データベース「反復タスク」以外のデータベースを、このデータベース「カレンダー」とリレーションしていった際に、表示するプロパティを増やしていけることでしょう。
あるいは、「反復タスク」を家事・筋トレ・暗記等のジャンルごとに複数のデータベースに分けた場合なんかも、週次表示のカレンダービューが活躍すると思います。
反復タスク
最後に、データベース「反復タスク」の紹介をしていきます。
データベースページ
以下が、データベース「反復タスク」のデータベースページです。
タイトルプロパティにはタスクの名前を入力して、数値プロパティ「間隔」に「何日間隔で行うタスクか」を入力します。
それから、データベース「カレンダー」とのリレーションプロパティをセクション表示しています。
セクション内にその日付の「消化タスク数」と「反復タスク」を表示しています。
また、非表示のロールアッププロパティ「最新日付」で、リレーションしている「カレンダー」の中で最新の日付を取得しています。
同じく非表示の、関数プロパティ「経過日数」で、「最新日付」からの経過日数を計算しています。
dateBetween(now(), prop("最新日付"), "days")同じく非表示の関数プロパティ「期限」では、数値プロパティ「間隔」と関数プロパティ「最新日付」の差をsubtract演算子で計算しています。
prop("間隔") - prop("経過日数")検索用ビュー
ここから、データベース「反復タスク」のビューを紹介していきます。
まず、検索用ビューが以下です。
テーブルビューで、タスク名昇順に並べています。
エラー検出用ビュー
次に、エラー検出用ビューが以下です。
基本的にはデータベース「カレンダー」同様、未入力の検出を行いますが、今回は数値プロパティも使用しているため、0以下等の異常値が入力された場合の検出も行います。
月次カレンダービュー
それから、月次表示したカレンダービューが以下です。
表示しているプロパティは「期限」で、表示基準は「最新日付」です。
データベース「カレンダー」と異なり、1つの日付に複数アイテムが表示されることもあります。
週次カレンダービュー
そして、週次表示したカレンダービューが以下です。
1つの日付に複数アイテムが表示されるタイプのカレンダービューに関しても、週次表示の方が扱いやすくてオススメです。
期限ビュー
最後に、期限間近のタスクを確認するためのテーブルビューが以下です。
トップページに作成したリンクドビューブロックと似た役割のビューです。
リンクドビューブロックよりもフルページデータベースの方が、画面を大きく占めることができるため、より詳細な情報を確認するためのものと位置付けられます。
そのため、期限2日以内だけではなく、期限5日以内を表示する……ように、フィルターを緩くしています。