ユーザーイベントの「顔」を作る担当者が語る、サイトと告知の舞台裏
こんにちは、ファンコミュニティ推進部の「さーや」です。
普段は、サイボウズ製品のユーザーコミュニティ（キンコミ、オフコミ）、お客様とサイボウズ・お客様同士の絆を築く施策（ハドルパートナー）、 ユーザーイベント（サイボウズユーザーフェスティバル）に携わっています。（ちなみに、ファンコミラジオのイラスト描いた人でもあります。笑）
今回は、7月に開催されるサイボウズ ユーザーフェスティバル2023（以下、ユーザーフェス）のサイト制作と告知に関して、どんなことをしているかについてお話したいと思います。
全体像や想いについてはうっしーさんの記事をご覧ください。
サイボウズ ユーザーフェスティバル2023とは？
サイボウズ製品（kintone、サイボウズ Office、Garoon、メールワイズ）をご利用いただいているユーザーさま向けの、学びと交流にあふれたイベントです。
3年目となる今年は4日間開催します。（7月11日（火）- 13日（木）オンライン、7月14日（金）全国各地のサイボウズ拠点）
▼イベントサイトはこちら
いろいろな役割がある中で私が携わったのは、イベントの顔であるメインビジュアル〜サイト制作と告知・集客。規模が大きくなることで工夫が必要になりました。まだまだ絶賛苦戦中なこともありますが、コダワリや挑戦したこと、そして苦戦したことを書いていきます。
少しでもわたしたちのお仕事がどんなものか伝わりますように！
メインビジュアル編
ユーザーフェスは今年で3年目。初年度は音楽フェス、2年目は日本の祭りをデザインテーマにしていました。名前にも「フェスティバル」が入っている通り、お祭りのようなワクワク感を大事にしています。
2年目のテーマを考える際に、世界のお祭りを回れるくらい続くイベントにしたいねとチームで話しました。
まずはやっぱり日本から！と始めたものの、今年は一番悩みました。
なぜなら、今年どうするかによって来年からの方針が決まるからです。
チームで悩みに悩んでいたところ、「サイボウズの拠点がある国がいいのでは」という名案が生まれました。
そして、ある方法で今年のテーマは「マレーシア」に決定しました。
数ある中でマレーシアが選ばれた背景は当日までのヒミツです✌️（←ここでもワクワク感）
（7/11（火） 12:05〜のランチセッションで大解説します！）
クリエイティブはデザイン会社さんに作ってもらいました。
ここ2年は社内のデザインチームに作ってもらっていたので、新たな挑戦です。
フェスティバル × 学びをデザインで表現していただきました。
現地のマレーシアメンバーにも違和感がないかチェックしてもらい、自信を持って出すことができました。
サイト編
今年は何もかもが大規模に。サイトでどう魅力を伝えようか、日々考えました。
昨年（2022年）からの変更点--------------------------
集客目標人数 600名→4ケタに！
開催日程 2日→4日
セッション 12→19
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より多くの人に より魅力的に よりわかりやすく伝えることが重要です。
サイトチーム内で何度も何度も構成を練り直しました。
「日付ごとにタブ表示にする？別ページに飛ばす？」「製品ごとにページを作る？」「扱う製品ごとに色を変える？」
サイトを見すぎて、これでいいのか？と客観的視点を失ってしまうこともしばしば。デザイナーさん、社内のWebを扱うチーム、セッションを担当するメンバーにたくさん相談させてもらいました。
【生まれた工夫を5つ紹介！】
①どの製品向けか分かるようにタグを設置
②カード形式で見やすく、かつ長くならないように「詳細を見る」ボタンを設置
③ページ遷移が少なくなるように「詳細を見る」をクリックするとポップアップで詳細を表示
④セッションがたくさんあって悩んでしまう方への選び方のススメ記事
⑤どこにいても押せるように側にいる申し込みボタン
紆余曲折の末に、おかげさまで無事予定日にサイトの公開を迎えることができました👏
告知編
目標人数が増えた分、お知らせする母数を増やしつつもターゲットがいる場所に精度高く出すことが重要になってきます。告知を出したいところが増えた分、体が足りなくなってきたので（笑）、広告運用を代理店さんにお願いすることにしました。
おまかせしてみて、気付きがありました。
これまでは自分達で運用していたので、運用できる範囲が限られていましたが、新しい方法で広告を出すことができました。さすが専門家。
打ち合わせでは正直、頭の中はハテナだらけでした。
「タグ…？」
「スニペット…？」「あれスペニットだっけ…」
1つずつ調べて、質問させてもらいながら進めました。今後他の施策にも活かせそうなのでチャレンジして良かったです！
もちろんほかの場所でもたくさんお知らせしています。ユーザーさんはどこにいるのかを考えながら、引き続き届けていきたいと思います。
開催まで１ヶ月を切った今、どんな感じ？
本番が来月に迫ってきました。年末からプロジェクトが動いていたので、時の流れに驚いています…。セッションの準備が着々と進んでおり、本番が楽しみでなりません。配信は、昨年も一緒にタッグを組んだ協力会社さんと盛り上げていきます。登壇者の衣装もテーマに合わせているので注目です👕
また、今日お話ししたことに加え、サイトや集客媒体・文言は随時改善を進めています。（例えば、いただいた問い合わせの内容をサイトに反映する、など）
もっとわかりやすく、さらに見どころを伝えられるよう工夫を重ねています。
イベントに参加してほしい方が「これは自分向けのイベントだ！参加したい」と思えるような届け方は探求しがいがあります。
チームメンバーが持つ共通の想い
ここまでつらつらと書いてきましたが、メンバーに共通しているのは、「いかにユーザーさんが学び、つながり、心躍る場所を用意できるか」を軸に準備していることです。
集客目標人数にまだまだ届いていないのでがんばりまーす！
ぜひイベントノウハウある方いらっしゃったら教えてください。笑
実りあるイベントにするぞー💪
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