イベントの企画・運営ってどうしてるの？ 後編 〜イベントレポ番外編１〜
このページをお読みいただきありがとうございます。この記事は、キャンパスヴィレッジでコミュニティマネジャーをしているひなこが書いています。
私がコミュニティーマネジャーというお仕事を始めたきっかけやお仕事内容について書いています。ぜひ読んでみてください。
以前の記事でCVCAREERで色々なイベントを開催しているという話が出てきましたが、今回は実際にどのようにイベントを企画・運営しているのかをご紹介します。CVCAREERって何？と思った方はぜひ下の記事も一緒に読んでください！
CVCAREERについて詳しくはこちらの記事をぜひ読んでみてください。
さて、今までにもたくさんのイベントをご紹介してきましたが、これまでのイベントは全て、コミュニティマネジャーの私たちが企画したものを会社の人にチェックしてもらい、協力しながら準備を進めて当日の運営までしています。今回はイベントレポ番外編ということでイベントの裏側をご紹介します！
前回の記事ではイベントをゼロから企画して、ポスターを製作し、集客をする途中のところまでを書いていきました。今回は集客から実際に当日の運営をするところまでの裏側をご紹介していこうと思います。
前回の記事はこちら↓↓
さて、集客の方法としては主にポスター掲示とラインでの配信の二つでやっています。私たちがやっているイベントは、対象者が東急不動産の学生レジデンス・マンションに住んでいる学生となっているので、対象物件にポスターを貼ったり、対象者にラインで配信したりすることが有効なのではないかと考えています。
前回の記事ではポスター制作と掲示について普段どうやっているのかご紹介してきました。ポスター制作では、食堂やエレベーター内に貼ったときにパッと目につくかどうかということを重視して作り、また学生さんの目に届きやすいところに貼るというのも意識しています。
以前もご紹介したことがあると思いますが、「リモートバイト説明会」のようなオンラインイベントはイベント対象者が全国の東急不動産の学生レジデンス・マンションに住んでいる人となっていることが多いです。そのため、全国の対象物件に住んでいる人が自由に追加することのできる公式ラインを使って集客をします。
上の画像のように公式ラインでイベントの詳細と申し込み方法を一斉配信しています。こちらはポスターの掲示とは異なってイベントの詳細がわかりやすく丁寧に書かれているかという点を重視しています。
このような感じで入居者の方に特別なイベントであること、楽しそうなイベントであることが伝わるようなメッセージを作るということを意識して作っています。あまり長すぎても見るのをやめられてしまいそうなので、一眼で見た時に一番伝えたい内容がパッと目に入るようにするということも考えています。
また、効果があるのかまだ実感できてはいないのですが、メッセージを配信する時間にもこだわっています。多くの人は朝起きた時や昼ごはんの時間、バン寝る前などにスマホをゆっくり見ると思うので、その時間の少し前にメッセージを配信しています。
さて集客が終わればいよいよ次は当日の運営になります。当日はイベント開始までに色々と準備しなければいけないことがたくさんあるのでコミュニティーマネジャーでイベント開始前２、３時間目に集合して買い出しや場所の設営などをしています。
CVCAREERで今まで開催してきたイベントでは、晩御飯を準備していることが多いので、食事を買ってきたりピザなどを宅配してもらえるよう手配したり、作るときは食材を集めてきたりとまずは買い物をします。イベントは当日参加OKにしているので食材や食事の量を決めるのが結構大変ですが申込者＋5人分くらいを目安にしています。
ご飯を作るイベントの際には食材の買い出しの後にある程度コミュニティーマネジャーの方である程度ご飯を作っておきます。イベントの中で１から具材を切ったり、加熱調理をしたりしているとイベントの時間内で終わらないため、先に準備します。（大体一回のイベントは１時間から２時間程度のことが多いです。）
上の写真の時は手巻き寿司パーティーをしようとしていたのですが、その時は１時間前から調理を開始して、酢飯や具材、海苔などを全て適当な大きさに切ったり、ご飯にお酢を馴染ませたりしていました。
具材を適当な大きさに切ってお皿に並べたり、酢飯の準備をしたりして、イベント開始前には上の写真のような状態にしておきました。そうするとイベントが初めってすぐ参加者の学生さんたちが手巻き寿司を作り始められ、スムーズにイベントを開始することができました。
まだイベント運営を始めたばっかりの頃は、イベント開始前にあまり準備ができておらず、イベント中に調理をしたり、フードデリバリーを受けとったりしながらイベントの内容を進めてグダグダになてしまうことがあったので、今の形に落ち着きました。今は準備バッチリの状態で参加者の皆様をお迎えできるように気をつけています。
さて、当日の準備は会場の設営と料理の準備だけではなく、イベントの参加者を少しでも多くするために公式ラインやライングループを利用してリマインドメッセージを送ります。CVCAREERのイベントでは当日参加OKにしていることが多いので当日参加希望の人を募っています。
私たちのイベントは、東急不動産の学生レジデンス・マンションの物件内で開催することが多く、要するに、イベント参加対象者の家で開催となるので、当日飛び込み参加者の割合が結構高いです。時間ギリギリまで参加者を集めたいので最近はラインを使って当日集客することが多いです。
このような感じで当日も集客と準備をしたら、いよいよイベント開始です。それぞれの詳しいイベントの様子や内容などはイベントレポの記事に書いているのでそちらもぜひ読んでみてくださいね。
これからも参加者の皆様に楽しんでもらえるようなイベント作りを心がけてイベントの企画・運営をしていきたいと思っています。学生ならではの視点に立った面白い企画やためになるイベントを開いていけるよう頑張ります。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました。
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