資料を作成するときに考えた方が良いなと思った話

どのような職種の方でも何かしらの資料作成をする機会があるのではないかと思います。自分も今までの職歴で様々な種類の資料作成をする機会がありました。

この資料作成に関して以前、学びがあったことについて共有していきます。

資料を作る目的を明確にする

資料にも「上長に報告するための資料」、「勉強会の時に配布するための資料」、「会議で使用する資料」など形式や目的も様々です。

資料の意味について調べたところ、
「あることをする上で，もととなる材料。特に，研究のためのデータ。」
とされています。

その時々によって目的や作り方が変わってくるところではあるのですが、どのような場合でも「何のために資料を作るのか」ということを明確に考える必要があります。

具体的に資料を読むことでどのような変化が起こるかをイメージしておく

資料作りというのは多くの場合、仕事の一環として行われることが多いのではないでしょうか。
そのため、経営者の目線から考えると無駄な時間は極力減らしてほしいと考えられていることが予想できます。

そのような中、貴重な時間を使って生産性のない、何も生み出すことのできない資料を作成するということは時間・評価など様々な観点からマイナスに作用してしまう可能性があります。

そこで考えなければいけないのが、「マイナス要素を避ける、可能な限りプラス要素を盛り込む」を考えておくことです。

「今後の戦略に対する会議」のアジェンダを作成する場合を例にご紹介します。

具体的にどのようなことに気を付けたらよいのか、会議のアジェンダを作成するときを例に考えていきます。

タイトル：「今後の戦略に対する会議」
アジェンダ：１．実績について
　　　　　　２．新しいアイデアについて
　　　　　　３．その他

この会議資料を参考に考えていきます。

タイトルについて

まずタイトルについて触れてみます。
今回の例で挙げているタイトルは「今後の戦略に対する会議」ですが、どこか抽象的で具体性が欠けている印象があります。

また、後で見返した後に会議名だけではいつのどのような目的の会議だったかがはっきりしません。

上記の内容をもとに改善例を考えてみます。

改善例：「2024年度のマーケティング戦略策定会議」

改善例ではタイトルからいつのどのような会議か行われたのか一目でわかるようになりました。

アジェンダについて

• 業績について

• 新しいアイデア

• その他

このアジェンダもタイトル同様、抽象的で具体的な内容をとらえることが難しいです。会議に参加する人もアジェンダに具体性がないため、事前準備が難しくなります。

こちらのアジェンダも改善例を考えてみます。

改善例:

• 前四半期の業績分析と反省点

• 新商品開発のアイデアブレインストーミング

• 次期プロジェクトの候補地選定

具体的にどんな話を議題にするのか一目で変わるようになっています。

その他要素の改善点

情報が散漫で要点がない

改善例: 各セクションは特定の議題に焦点を当て、関連する情報のみを含む。

視覚的要素の不適切な使用

• 改善例: データを正確に反映し、理解を助けるための視覚的要素のみを使用。

結論やアクションプランが欠如

改善例: 明確な結論と、それに基づく具体的なアクションプランを提供。

改善例をもとにした会議資料

これまでの改善例を参考に作成してみた会議資料（アジェンダ）の作成例です。すべて架空の設定ですが、この会議でどのようなことをしたいか、何を決めたいかなど目的が分かる内容になるように作成しています。

改善後の会議アジェンダ案

その他注意したいことのまとめ

今回は会議アジェンダを参考に紹介してみましたが、それ以外の資料作成でもその資料がどのようなプラスを生むかを考えて作ることが必要です。

そのほかの例としては予算資料の「この予算資料からはこのようなことが分かるため、ここに予算を使いすぎている可能性も考えられる。次はこのようなアクションに繋げてみよう。」や「この程度の予算感となるため、この程度の規模の設備投資は可能です。」などその資料から何がわかるか、何を伝えたいかを明確にしておくことが大切だと思います。

もちろん、今回共有した資料に関するお話はその時々によって当てはまらない事例も多々あるかと思います。（例えば考えをまとめるだけの資料や公表することを前提としていない資料など）

何か資料作成をするときに何か少しでも参考になることがあれば良いなと思い共有させていただきました。