【失敗しない】eラーニングの効率・効果をアップさせる運用方法
こんばんは！
Revot編集部です！
「eラーニングを導入して数年が経つが、どうも効果的に活用できている気がしない」
そんな不安を抱くことはありませんか？
LMS（Learning Management System、学習管理システム）を使って教材コンテンツを配信するeラーニングという手法は、企業の人材育成シーンに定着してきています。しかし、導入したことで安心してしまい、なかなか運用方法を追求することができない状況に陥りやすいのも確かです。
とはいえ、運用上の課題を見極めるのはそう簡単ではありません。
なぜなら、「LMSを使ったeラーニング施策で、何をどこまでできるのか？」をある程度把握していなければ、改善の可能性から逆算した課題設定ができないからです。
そこで、本稿では、LMSの運用においてありがちな問題の例とその対策を例示しつつ、効果的かつ効率的に運用する方法を解説いたします！
eラーニング運用「あるある」例と対策について
eラーニングの運用の仕方は各社様々ですが、中には残念ながら非効率といわざるを得ない例がみられることもあります。
組織には様々な事情があるので、即解消というわけにはいかないかもしれませんが、参考になると思いますので、当てはまるものがないか確認してみてください！
1. 必要な人に必要な教育を届けられていない
1-1. 状況と課題
これは導入している教育ツールの数の問題ではなく、LMSの機能または使いこなし方の問題です。
例えばですが…
若手の情報セキュリティに関する意識の低さが問題になり、eラーニングで対策を講じることになったとします。対策としては、以下のどちらがよいでしょうか？
① 全社員に情報セキュリティのeラーニングを受けさせる
② 若手に情報セキュリティのeラーニングを受けさせる
当然②だと思います。
ところが、LMSを使って配信対象を絞り込むことができず、「大は小を兼ねる」で①を選択するケースが少なからずあるようです。
もちろん「大は小を兼ねる」は事実ですし、普遍的な教育なら、全社展開しても損はないと考えることもできるでしょう。
しかし、若手向けに用意した教材をベテラン社員に受けてもらうことに、本当に意義はあるのでしょうか？
ベテラン社員向けにはレベルの違う教材や、マネジメントなど別の学習に時間を使ってもらう方がよいのではないでしょうか？
eラーニングに限らず人材育成全般に言えることですが、より効率的な人材育成が求められるようになります。
そのためには、本当に必要な集団に、本当に必要な教育を届けることがますます重要になっていくでしょう。
1-2. 対策
対策の方法は、LMSの公開設定機能を使いこなすことと、その前提としてユーザの属性情報を緻密化することです。
公開設定とは、eラーニングを配信する対象者を指定する作業のことです。
企業には大小様々な「組織」があり、最小の単位は「人」となります。「人」ごとに設定を行えば確実に「必要な人に必要な教育を届ける」ことができますが、そんなことを手作業でやっていたら日が暮れてしまいます。
そこで、ユーザの属性情報を利用するのです。
ユーザの属性情報とは、年齢、性別、所属組織、入社年など、個人の氏名に追加して管理される情報のことをいいます。LMSでは、属性情報で対象を絞り込んで配信を行うことができます。
例えば営業部だけに特定のeラーニングを配信する、といったイメージです。
また、例えば入社年の範囲を指定して絞込みを行えば、上で例に挙げた情報セキュリティ研修も若手層だけを対象に実施することができます。
属性情報としては、他にも、部門を横断して設置されているコミッティ、保有資格、国籍などが考えられます。ユーザの属性情報の項目が多ければ多いほど、緻密な公開設定を行うことができると言えるでしょう。
情報の登録にはひと手間必要となりますが、運用上のメリットは大変大きいのでおすすめです。
2. LMSの運用サポート機能を使いこなせていない
2-1. 状況と課題
この問題は具体的な状況を挙げるのが難しいのですが、漠然と「運用が大変」「結局手間がかかる」と感じていらっしゃる場合に当てはまるように思います。
解決策を見ていただく方がイメージしやすいと思うので、以下から当てはまるものがないか、探してみてください。
2-2. 対策
LMSには教育施策を推進するための様々なサポート機能が付いています。
代表的なものでは以下のような機能が挙げられます。
・メール送信機能
・掲示板機能
・問い合わせ機能
・セキュリティ機能
・シングルサインオン機能
・人事データ連携機能
1つずつ見ていきましょう。
・メール送信機能
LMS上で行われる操作や情報の変化をトリガーに、学習者に様々なメールを配信することができます。多くの場合定型文が用意されているので、ワンクリック、または事前の設定によって自動配信が可能です。
メール機能を使いこなすことで、施策の推進を効率化することが可能です。
・掲示板機能
事務局から学習者に向けたお知らせを表示する機能です。
「開講のお知らせ」「メンテナンスのお知らせ」などのほかに、研修ガイダンスやLMSの操作マニュアルの配布などに使われることもあります。
・問い合わせ機能
学習者からの操作に関する質問や、研修に関する相談などを受け付けるための機能です。LMS上で操作を行うと、問い合わせ内容が記載されたメールが事務局に届きます。
・各種セキュリティ機能
研修の内容には秘匿性の高いものもあります。
秘匿性の高いものほど学習の重要性は高いと考えられますので、セキュリティが理由でeラーニングを使えず、情報伝達がスムーズに行えないとなると本末転倒です。
このため、アクセス可能なIPアドレスを制限し、例えば特定の教材は社内でしか受講できないようにするなどの設定が可能です。
・シングルサインオン機能
LMSへのログインを省略する機能です。これは個人アカウントで利用されている別のシステム（例えば社内ポータル）の存在が前提となりますが、そのシステムを経由してLMSにも自動的にログインできるようにするものです。学習者はIDやパスワードの入力の手間が省けるので、学習に至るまでのハードルが一つ減り、学習が促進される効果が期待できます。利用には若干のカスタマイズが必要です。
・人事データ連携機能
既存の人事データシステムから、必要なユーザ情報をLMSに呼び込むための機能です。
運用をサポートする機能の存在を知っているかいないか、知っていても使っているかいないかによって、運用の手間は大きく変わってくるでしょう。
ぜひご利用中のLMSの機能を再確認してみてください。
3.教育施策の内容が組織の課題に結びついていない
3-1. 状況
これは、LMSで運用されているeラーニングが、本当に今求められている教育施策なのか、ということです。
例えば、自己啓発の施策として100近い教材コンテンツを従業員に開放し、自由に受けてもらう、という施策を行うとします。もちろん、従業員全体にとっては非常に良い機会を提供することになりますが、もしeラーニングを使った施策がそれだけだとしたら、他の機会損失につながるといわざるを得ません。
課題を明確にしたり、対象を絞って強制力をも持たせるなどの工夫をすれば、同じ教材コンテンツを使ってより効果的な教育施策を実施できるはずだからです。
様々な規模の集団の課題をとらえ、そこに的確な教育を提供できていない例は意外と多いようです。
3-2 対策
「1-1. 必要な人に必要な教育を届けられていない」同様、LMSの公開設定機能を使いこなすというのは重要な打ち手です。しかし、「教育施策の内容が組織の課題に結びついていない」原因が、設定の問題にあるのではなく、「組織の課題」が見えていないことにあるとしたら、より上位の設計からやり直す必要があるでしょう。
いかがでしたでしょうか？
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