メールの渦に溺れそう。。。
こんにちは、某関西のスーパーマーケットに勤めて10年、日々事務職に励むものです。
毎日100人前後の方とメールのやり取りをしているのですが、これを何とか解決出来ないか？と、自問自答している最中、一人で悩んでいても仕方がないので、初Noteの勉強も兼ねて、ここに独り言のように書き連ねようかな、と。。。
え、そもそもメール
と思われたかもしれません。
まぁ、「今時業務のやり取りがメール？」と思われるかも知れませんが、
えぇ、メールなんですよ。これが。
世に言う「バイヤー」(店頭で売る商品を買い付けてくる人)との
やり取りが全てメールなんですよね。
そのバイヤーが買い付けてきた商品が売れているのか？売れているならその数は？といった「商品実績」というデータを収集するのがお仕事の一環なのですがその際に「JANコード」(商品のバーコードの下に書いてあるあの数字)
を各人からメールで収集して、初めて実績が拾えるのですが、この数が尋常じゃないんですよね。スーパーはチラシだけでなくいわゆる「企画」というものを実はたくさん仕掛けていて、その「企画」毎にJANを収集する訳です。ご想像つきますよね、毎日毎日70人近いバイヤーからメールが飛んでくるわけです、エクセルファイル付きで。。。兎に角これをデジタルで解決していきたい、という訳で何個か考えてみたのですが。
脱メール生活に向けて
①サイトを作る
以前にもFormやスプレッドシート使って何とか
エクセル打ち込み→メールに添付→メールでGO！
業務フローを変えようとしたのですが、何せ、人数が多すぎて使いこな
せない人が多数、結局お流れになりました。やはり人間、長年使いこな
したツールが一番のようで。。。放っておくとすぐ長年歩いた道に戻っ
て行くんですよ(涙)
で、考えたのが、「いっそ単純にJANコードを入力するだけ」のサイト
を作ってしまってはどうか、と。
会社の後輩に紹介されてMicrosoftさんの無料セミナーに一緒に参加した
のですが、その時に紹介されていたのが、「PowerApps」という、素人
でも「ノーコード・ローコード」でアプリを作成出来てしまう、という
サービスでして、これを何とかモノに出来れば、単純なサイト位作れて
しまわないか、と思った訳です。
【参考】Microsoft Power Apps
と、まぁ格好良い事を言ってみましたが、これはこれで勉強しないと
とても人さまに使ってもらうどころか、見せられたものではないな、
と。でも間違いなく自分のスキルにもなるので一考中です。
②スプレッドシートに再挑戦
以前に挫折したスプレッドシートによる集計をもっと根気よく根付くま
で続けてみる、というのも考えました。「要る？」と思われるような
勉強会でも実施してみようかと。しかし、前回とん挫したのが、冒頭に
も書き出しましたが、何せJANコードの抽出頻度が多すぎて、誤って使
用した人が出てくると、全般に影響するんですよね。要は全ての作業が
止まる、と。バイヤーさんは私が抽出した実績を元に反省書とか報告書
を書くので、結局、両方の手が止まる訳です。これでは何の為の業務改
善提案かと。。。なので今回やるのであれば、エクセルのやり取りをし
ながらスプレッドシートの使い方を身に着けてもらい、どこかのタイミ
ングで、乗り換える、かなと。
【参考】Google Sheets
③AI-OCRでエクセルを読んでリスト化
これもMicrosoftさんのセミナーで実際に見たのですが、今のOCRって
驚くくらいの高性能で、フォルダの中にあるファイルを1つづつ読み
取って自動でリストを作成出来るんですよね。リストの吐き出し方も
csv、xlsx、pdf等々、ファイル形式を指定して保存出来るんですよ。
これを使って指定したファイルにどんどんバイヤーが打ち込んだ
エクセルを放り込んでもらい、指定したい時間にOCRが自動的に読み
込んでリスト化、なんてことが出来たら素晴らしい、と。
【参考】Microsoft Azure Cognitive Services
ただ、ここまで書いてみてよくよく見ると、私の業務改善にはなっていますが、バイヤーさんは何もやる事変わっていないような(汗)
まぁ、いったんはメールの送付量が減った、位で納得してもらいましょう。
④備忘録
とは言え、他にも諸々考えてみたんですよね。
4.いっそ実績毎、バイヤーに取ってもらう
→いかん、失業する。。。
5.JAN収集専門担当者を置く
→いやいや、本社メンバーの人数削減が命題だし。。。
6.商品の画像から商品情報を取り込むシステム
→写真撮るほうが面倒では。。。
7.業務用LINEで。。。
いやいやツール増えてるし。。。
8.発注システムと連動して、JAN抽出
何千万円システム改修費取られることか。。。
9.JAN収集時期を早める(単純にアナログ)
仕入が上手くいけばよいけど、ポシャったら。。。
10.自動でリスト化出来る無料ソフト
セキュリティでまたシステム部に怒られる。。。
等々、色々考えてみたんですけどね。考えてる自分で一人ツッコミ出来る
レベルでした。。。
もしこの記事が目に留まってヒマつぶしがてらにご一読頂けた方でよい
アイデアお持ちでしたら、是非、ご教授ください。
よろしくお願いします。