兼務情シスのお仕事
はじめに
この記事は「【初心者優先枠】corp-engr 情シスSlack（コーポレートエンジニア x 情シス）#2 Advent Calendar 2020」の14日目の記事です。
初めまして、#CSE北海道 #エゾジニア のshojiと申します。
初めての記事なので自己紹介も兼ねて私が所属している、社員100名以下、非製造業、専業情シス部門無し企業の兼務情シスの仕事について書いていこうと思います。
情シス
そもそも、自分が情シスという事を今までまったく意識していませんでした。
「shojiさんって情シスの方ですよね？」と、ベンダーさんから言われたのがきっかけでした。
ネットで調べると、同じような仕事をしている方々の記事を見て、「一人情シス」という言葉を知り、情報収集の為に情シスSlackを使いだすと、エゾジニアfmで話題になっていた「エゾサーチ」に引っ掛かり、エゾジニア活動にたどり着いています。
電算
私が所属しているのは、「電算」という昭和な響きの部署です。
開発とかしていそうですが、実際には、オペレーター(キーパンチャー？)のような内容です。
営業部が書いた手書きの注文(売上)伝票をまとめて、コンピュータに入力して伝票を発送する。というのがメインの仕事です。
一人一台のPC環境という、現在では当たり前の環境が無かった時代、事務所の一角に最新のPC(オフコン)を設置してオペレーターが入力作業を行う。それが電算室の始まりだったらしいです。
一人一台PC環境が当たり前になり、「手書きをPCへ入力する」という作業時間が圧縮されると、その時間を埋めるように管理や経理の仕事がやってきます。気が付くと、バックオフィス業務全般に関わる環境が出来上がりです。
ベースは総務部なので、トイレットペーパーとサーバーを同時に発注していたりもします。
バックオフィス全体の業務に、薄ーく関わっているので、システム入替の時には、全体のイメージが掴みやすいというのは、このポジションの強みではあります。
兼務
社員が増えた場合の標準的な私の仕事の流れを書いてみます。
PC発注→名刺校正＆発注→事務用品発注→スマホ・ビジネスフォン発注＆設定→ユーザー登録(AD、MS365、グループウェア等)→PCキッティング→配線・設置→使い方説明→請求書照合→支払→PC資産管理
ざっくり、こんな感じです。
なんか、色々混じってます。
そして、兼務情シス最大の特徴は、「定例業務が1日の8割を占める」という事です。※あくまで私の場合ですが
定例業務とは、経理仕訳をしたり、伝票整理、売上仕入商品管理等々の事務作業です。
なので、上記のようなPC作業は定例業務の合間、空いた時間で行う事になります。
1ユーザーぐらいなら出来るでしょう。
が、そんなに体力も集中力もありません。働き方改革が叫ばれる時代です。無限に残業などはPCログと労基が許してくれません。
寝たり食べたり酒飲んだりする時間も欲しいです。
キッティングはやりません。
という事で、「ユーザー登録(AD、365、グループウェア等)、PCキッティングと使い方の説明」の部分は、丸ごとベンダーさんへお任せします。
もちろん、それなりに費用が発生します。
環境が許せば、私が個人的に受注したい程のお値段です。
ただ、情シス専任で1名雇うよりは、圧倒的に安価ですし、頻繁に発生する作業でもありません。
注意点としては、PC使用開始までの日数に余裕が必要です。
外部へ依頼するので、打ち合わせ→見積→発注→作業日程調整という流れが発生します。
サーバとクライアントは、それぞれ別の担当者が別日程で作業する場合も多いです。
混み合っていると、発注後2週間ぐらいかかる場合もあります。
そんなに、時間がかかるなら自分で作業した方が早い。
そんな考えになり、自分で作業した事もありますが、そういう時に限って他の仕事が大量に入ってくるものです。
結果として「情報処理と簿記の実務作業を並行して進める」のような、ミスを誘う環境が出来上がります。
両方とも、ミスは許されない作業なので、それ以来、外部へ発注する事にしています。
一次受けもやりません
「何もしていないのに、パソコンが壊れた」「ネットが遅い」「エクセルが言う事を聞いてくれない」等々、定型文のような質問が多く、内線が鳴りっぱなしになっていたので、サポートセンターと契約を行い、一次受けもお任せしました。
もちろん、全員がサポートへ電話をしてくれるわけではありません。
「いつまでも待っているから、暇が出来たら教えに来て」という感涙物の優しい言葉をかけてくれる方も、中にはいらっしゃいます。
ですが、6割ぐらいがサポートへ電話をしてくれれば、こちらの時間的ゆとりも出来てきます。残り4割には丁寧に対応可能です。
また、サポートセンターを外部にする事で、ユーザー側は、社内の情シスには聞きにくい事も気軽に聞けるというメリットも出てきます。
「いつも忙しそう」「あの情シスいつも機嫌悪そう」や「あいつには聞きたくない」「こんな初歩的な事を聞いたら怒られそう」「なんか嫌」等々の社内の人間関係に起因する部分が排除出来ます。
まとめ
ここまで書いていると、ほとんど外部委託しているので、一般的な事務職の日常になっていますね。
書きながら、一番情シスっぽい仕事ってなんだ？と、改めて考えてみると、ユーザーとベンダーの間で、通訳の仕事を行っている時が、一番情シスしているかもしれません。
ユーザーは社内の業務内容を、相手も理解している前提で会話します。
ベンダーはカタカナとアルファベット満載の内容で会話します。
※一部偏見です。
その間で、お互いに理解できる言葉に直して説明をしたり資料を作る業務が兼務情シスとしての、現在のメイン業務だと思います。
このような、情シス成分が少ないメンバーも居る、CSE Hokkaido(エゾジニア)に、興味のある方は是非交流しましょう！