ファシリの「伝える力」をあげたい（練習編）ー教えて！ファシリテーターvol.25ー
はじめに
この連載ではファシリテーターとして、企業や行政の会議や議論の場をまとめ成果に結びつけてきた渋谷健さんが、毎回お題に沿って、ファシリテーションのコツや解決策を質問する連載です。現在は質問編をお届けしています。
ファシリテーションをしていて、発言者の意味がわからなかったり、周囲に理解をしてもらうために詳しく話を聞いていくとその人に長く時間を割いてしまいその他の人や残りのアジェンダこなすのに時間が足りなくなってしまいます。また、上司がすぐ話を被せてしまいがちなので、割り込まないようにどのように伝えたら良いか悩んでいます。
こちらは、会議でファシリテーションを経験している方からの質問です。内容が複雑だったので、以下の5つに分けて解説を行っていきたいと思います。
1.発言内容が分からない時
2. うまく伝えられない時
-1. 情報を整理する
-2 意識して行う事
-3 練習をして獲得する （今回）
3.上司が割り込む
4.時間が足りなくなる（全体の進行）
5.情報が整理できない
理解しやすい言葉を選ぶ
教えて！さん：言いたいことがうまく伝わらない、相手にちゃんと理解してもらえないときって、どうすればいいですか？これ、結構悩んでる人、多いと思うんです。
渋谷さん：そうですね。うまく伝えるには、練習が必要です。今回はその中でも「練習を重ねて獲得する」コツについてお話ししましょう。
教えて！さん：練習ですか。どんな練習をすればいいんでしょう？
渋谷さん：まずは、理解しやすい言葉を選ぶことが大切です。自分がちゃんと理解している言葉を使って話すといいですね。曖昧なままの専門用語や複雑な表現は、できるだけ避けると伝わりやすくなりますよ。
教えて！さん：確かに、難しい言葉だと聞いている方も「ん？」ってなりますよね。他には何かありますか？
余計な話をしない
渋谷さん：次は、余談を控えることですね。話が脱線するとポイントがぼやけてしまいます。余談って楽しいですが、伝えたい内容に集中するように心がけましょう。ついつい、自分にだけ関係ある話をしちゃうこと、ありませんか？
教えて！さん：うっ…、痛いところをつかれました（笑）。確かに自分の話をしちゃう癖、あります…。
予習復習をする
渋谷さん：みんなそうですよ。でも、そこを意識して減らすだけでも、話の印象がぐっと変わりますよ。そして最も大事なのが、事前整理と振り返りです。予習復習と言ってもいいかもしれません。話す前に伝えたい内容を文章にして整理してみましょう。その後、少し時間を置いてから内容を見直すと、客観的な視点で改善点が見えてきます。
教えて！さん：文章にすることで頭の中が整理されそうですね。時間を置くっていうのも意外と効きそうです！
渋谷さん：その通りです。時間を置くことで冷静に振り返れるので、ぜひ試してみてください。
まとめ
理解しやすい言葉を選ぶ
自分がきちんと理解している言葉を使う。専門用語や難しい表現は避ける。余談を控える
話のポイントに集中する。余談や関係ない話題はほどほどに。事前整理と振り返りを行う
伝えたい内容を文章化して整理し、一定時間後に見直して客観的に改善点を探る。
これらを繰り返すことで、徐々に「伝わる力」が身についていきますよ！