契約締結をDX化するメリットとは？ 業務効率化とリスク管理に貢献する「オンライン同意書」の魅力
商業施設の空室率改善やにぎわい創出に欠かせない「リーシング」。
しかし、物件調査やテナント交渉、契約業務に至るまで、アナログで煩雑な作業が多く、「もっと効率化したい…」と思いながらも、どこから手をつけるべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、商業施設向けリーシングDXシステムを提供するカウンターワークスが、リーシングの基本知識やDX化のポイントを解説。これを読めば、リーシング業務の負担やミスを減らすヒントが得られるはずです。
第6回では、リーシングの重要なプロセスである「契約締結」にフォーカス！ 近年増加している電子契約に、実際どのようなリスクがあるのか…？ 契約業務のDX化に関する気になるポイントを詳しく解説します。
第1回の記事はこちら。「テナントリサーチ〜契約」までをDX化するメリットを解説しています
第2回の記事はこちら。契約後のテナント（取引先）管理をDX化するメリットを解説しています
第3回の記事はこちら。成約率を高める「リスト作成＆アプローチ」の秘訣を解説しています
第4回の記事はこちら。営業台本付きで、「商談」の極意を解説しています
第5回の記事はこちら。「施設・区画・スケジュール管理」のDX化のコツを解説しています
契約締結のDX化なら「ショップカウンターエンタープライズ」
テナント募集から管理までをワンストップで実現できるリーシングDXシステム「ショップカウンター エンタープライズ」。
これまで紙やメールで送付していた申込書や同意書の作成・送付・回収がオンラインで完結。さらに、契約に関する情報を一元管理できるため、業務効率が大幅に向上します。
契約業務の煩雑さから解放されたい方は、ぜひチェックしてみてください。
リーシングにおける「契約」とは？
商談が成立し、成約に至った場合、一般的には以下の2つを締結します。
①出店条件合意（申込書）：出店の意思表示の確認
・申込書の提出
・合意書の捺印 など
②本契約：出店を確約するもの
・借地借家法第38条3項の説明
・契約書の捺印 など
契約の取り交わし方法
長らく「紙の契約書」が主流でしたが、現在ではオンラインで契約を締結できるツールが次々に登場しています。それぞれにメリットとデメリットがあるため、業務負荷や内部統制とのバランスを考慮し、最適な方法を選択することが重要です。
・紙
改ざん等のリスクは少ないが、捺印や送付、回収などの工数がかかる。特に催事などの短期契約では締結回数が多くなりがちで、管理の手間も大きい
・メール
手軽に送れるのが最大のメリットだが、改ざんや削除のリスクがあり、契約内容の精査も必要
・電子契約サービス
紙の契約書と同等の法的拘束力が認められる電子証明書がつけられるため、信頼性が高い。慣れるまでは操作や設定がやや複雑に感じられる場合も
・オンライン同意書（ショップカウンター エンタープライズの機能）
（催事の）出店条件合意と本契約をひとまとめにしたもの。メールアドレス認証により誰がどのような文書を作成したのかを証明する「電子署名」と、その署名がいつ行われたのかを証明する「タイムスタンプ」が揃っていれば、法的効力を高めることが可能
※各社法務での確認が必要です。
POINT！
書面契約に比べて手間やコストを削減できるうえ、契約締結までのリードタイムが短縮されることから、さまざまな分野で「契約書の電子化」が進んでいます。
適用例はまだ多くありませんが、2022年の借地借家法改正により賃貸借契約においても電子契約が可能になりました。催事の出店契約においては、一部企業で電子化が進み始めています。
契約締結のDX化なら「ショップカウンター エンタープライズ」
「ショップカウンター エンタープライズ」は、リーチ・顧客獲得・マネジメントに必要な機能が搭載されたリーシングDX支援ツール。見込顧客獲得から契約・決済、出店者・催事管理まで、ワンストップで行えます。
できること1：「オンライン同意書」で契約業務の工数を削減
オンライン同意書は、これまで紙やメール添付で送っていた催事出店に関する申込書や同意書の作成・送付・回収をオンラインで完結できるようになる機能です。
メールアドレス認証を通じて本人確認が可能であり、さらにタイムスタンプの付与により改ざんリスクを抑えています。この仕組みにより、法的に覚書や契約書の代替として利用することができます。※各社法務での確認が必要です。
設定画面からテンプレート（ひな形）の作成も可能。テンプレートを呼び出して使い回せるため、より効率的に契約締結を進めることができます。
できること2：テナント側もオンラインで回答が完了！
発行されたオンライン同意書はテナント側のマイページから確認・回答が可能です。
記載内容の確認はもちろん、各社が必要とする契約に付随する資料の確認もオンラインで完結することができます。
導入企業の声
定量的な効果で言えば、作業の簡略化と抜け漏れがなくなったことで、1回のイベント出店に対する業務時間が約60分も削減されました。（株式会社丸井様）
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