常設・催事出店のアナログ管理を脱却するには？「契約後のテナント（取引先）管理」DX化のメリットとは
商業施設の空室率の低下やにぎわいの創出のために欠かせないのが「リーシング」。
しかし、物件調査やテナントとの交渉、契約業務に至るまで、アナログかつ煩雑な作業がどっさり。「もっと効率化できないものか...」と頭を抱えつつ、何から改善すればいいかわからずに悩んでいる方も多いのでは？。
そこで本企画では、商業施設向けリーシングDXシステムを提供するカウンターワークスが、リーシングの基本的な知識やDX化のポイントをご紹介。これさえ読めば、リーシングの手間や失敗を減らすためのヒントが見つかるはずです。
第二回は、「契約後のテナント（取引先）管理」を徹底解説。施設への出店合意を得た後に発生する煩雑な管理と、より効率よく工数をかけずに進めるためのポイントをまとめてご紹介します。
第一回の記事はこちら。リーシングの基本となる「テナントリサーチ〜契約」までの流れを解説しています
こんなにあるの!? テナント（取引先）管理あれこれ
リーシングでは、出店に向けた準備が始まってからが本番。
契約条件の管理や売上の管理など、大量の管理業務が発生し、そのどれもが煩雑です。
本部や施設運営が担当する場合もありますが、リーシング担当が兼務する場合もあり業務工数増加の要因になっています。
契約・テナント情報管理
テナントとの契約管理においては、出店施設・区画・期間・料金形態（固定、歩率）などを一元管理し、必要に応じて確認・照会できるようにしておく必要があります。
また、テナント固有の情報・店舗責任者・防火責任者・緊急連絡先・勤務スタッフ・過去商談歴なども一元管理され、契約に紐づき参照できる状態が理想的です。
条件管理
契約情報とは別に、共益費・水道光熱費・駐車場代などの条件面や発生有無を管理する必要があります。テナントごとに支払いの配分や取り決めが異なるため、正確な管理が求められます。
出店準備（申込書・申請書管理）
上記で取り決めた内容を契約書や申込書、申請書にし、テナントへ送付します。送付方法は書面やメール添付、電話での口頭確認などさまざまで、本部・館に提出するものなど提出先も異なります。
ココが大変！
・特に常設の契約や条件関連の書類は膨大で、多いときには20種類以上にも及ぶ
・これらの多くが紙で管理されており、出力、押印、郵送などの作業に手間と時間がかかる
・スポットで契約内容を照会する際、その書類を探すだけでも時間がかかる
・提出の催促が必要で、多い時には1催事で100回もの電話やメールが必要な時も
POINT
2022年の法改正により定期借家契約についても電子化が認められました。契約後の手間も考慮すると、契約書やテナント管理は早めにデジタル化しておきたいところ。デジタルベースのオペレーションを構築することで、データの送付や照会にかかる工数を削減し、限られたリソースの中で最大限の成果を出すことができます。
売上管理
各店舗の売上、施設全体の売上管理、発生している費用の管理などを行います。施設・店舗からの売上状況を定期的にヒアリングし、最新の売り場状況を把握することが求められます。
施設側が売上を預かり決められた歩率に応じて差額を返金するケースや、テナント側が売上を入金するケースがあります。
特に後者の場合、入金確認やフォローが必要となるため、対応に手間がかかることがあります。
ココが大変！
・催事においては、電話やメールでの売上状況ヒアリングや日次での書類提出があり、双方に負担がかかる
・現場の店舗スタッフが平日休みの場合、連絡がすれ違ってしまうことも...
・他の業務負荷が高く、テナントとのコミュニケーションの時間を取れていない
POINT
出店テナントとのコミュニケーションも、重要な業務のひとつ。目先の業務に追われてこれが疎かになると、テナントとの信頼関係に影響し、売上管理にも支障が生じる可能性があります。双方に負担の少ないコミュニケーションを実現するためにも、DXの推進が欠かせません。
請求管理
テナントに対して毎月の賃料や費用の請求を行う業務です。預かっている売上金がある場合は、費用や賃料分を差し引いて精算する業務も含まれます。
ココが大変！
・紙の請求書でのやりとりが多く、発行の手間や住所記載ミスで届かないトラブルなどもしばしば
・期日までに入金してもらえるよう、リーシング担当者が責任を持ってフォローする必要がある
・請求のタイミングが企業によって異なるため、管理に手間がかかる
POINT
月末に請求のタイミングが重なり、請求業務に追われて営業活動に支障が出てしまうケースも。請求書の発行や支払い状況の確認を自動化することで手間が削減でき、本来の業務に専念できる環境が整います。
再契約
常設出店の契約では、出店終了が近づいているテナントに対して継続出店の提案や交渉を行います。同じ区画の更新もあれば、実績や新たに発生した課題に合わせて別の区画を提案していく場合も。
契約終了の約6ヶ月前までに更新の有無を決める必要があり、それまでにはテナント側と条件面の合意を済ませておかなくてはなりません。
また、館やフロアのリニューアルに伴い、退店交渉を行う場合もあります。
実績や条件面が合わず退去が決まった場合には、急いで新たなテナントを探す必要があり、迅速な対応が求められます。
テナント（取引先）管理をDX化するメリット
契約・売上・請求など、テナント（取引先）管理には多岐にわたる業務が含まれており、ここにリーシング担当者のリソースが割かれていることが大きな課題となっています。
しかし、依然として多くの企業ではアナログ管理が主流。紙や手作業に頼る管理方法は、時間とコストの負担が大きく、記載漏れなどのリスクも伴います。
こうした管理業務のDX化を進めることで、これらのリスクを解消できるだけでなく、さまざまなメリットを享受できます。
リーシング担当者の業務負荷を軽減できる
紙や郵送にかかるコストを削減できる
テナントとの円滑なコミュニケーションで、信頼関係が強化される
事例やナレッジを一元管理することで、今後のリーシングの再現性が高まる
とはいえ、ITツールに馴染みがない中でDX化を進めようとすると、下記のようにさまざまなハードルが立ちはだかります。
どんなツールを入れたらいいかわからない
ツールを入れても、上手く使いこなせない
DXの目的やメリットについて、社内メンバーとコンセンサスが取れない
これらの対策方法については、第三回以降の記事で詳しくご紹介します。
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