2-4 伝わる文書

設計書を作る

まずは、次項以降の内容を理解して
設計書（下書き）を作りましょう。

慣れてきてから、頭の中でも作れる習慣を身に着けて行きましょう。

目的とゴールを明確にする

ついつい、いろんなことを詰め込みすぎる傾向がある人は注意してください。
一番伝えたいことを明確にして、それ以外の補足的なことと明確に分離してください。

また、伝えた結果、どのような反応が欲しいかを、逆算で見積もることも有効です。

読む人（伝えたい人）を分析する

伝えたい人のペルソナを明確にします。
特に、その人が一番「関心事」としてることと、自分が伝えたいこととのギャップを明確にします。

レベルに合わせて行間を調整

読む人が、どれだけ伝えたいことの内容（業務や仕組み、経緯）を理解しているかで
詳細にするところ、簡略化して説明を省けるところを明確にします。

俗にいう行間の調整をすることで
行間（見えない、省略された空白行）に込めた意味が理解できるようになり
伝える文書を簡潔にすることができます。
これにより、最も伝えたいことを強力にアピールできます。

５W１Hを意識する

行間を調整する前に
文書の５W1Hを意識して書いてゆき
その中から、省略できるところを削ってシンプルな内容にしてゆきます。

特に日本語は主語を省略する傾向があるので
そこを注意して５W1Hで漏れがないかを確認します。

順番を意識する

伝えたい内容によって、たとえば起承転結やPREP法のような順番で内容を構成します。
報告書や技術文書などは前提条件を明記してから結果を説明するといった「起承転結」型が適しています。
また、アピール用や提案書などは、ストーリー性が重要なので「PREP法」のように、まずは結論から入るパターンも効果的です。

１行に１つ

1行に複数の内容を列記すると内容が複雑化して誤解を招きやすくなります。
一番は箇条書きですが、ストーリー性を持たせる場合は多少混在することも可能ですが高度なテクニックを要するので、まずは箇条書きで下書きし、そこから修飾することを考えてください。

最後に

伝わる文書にするには、このようなテクニックも有効ですが・・　
何より大切なのは、ほかにありそうです。
そこは、みなさんご自身で考えてくださいね。