法務担当をイラっとさせるあるある事例
こんにちは。
Cosy Andies(コージー・アンディーズ)編集部です。
今日は、法務小ネタ第2弾ということで、法務担当をイラっとさせるあるある事例を紹介したいと思います。法務は法律を扱う仕事なので高度な悩みがありそうなイメージを持っている方もいるかもしれませんが、ストレスになるのはとても単純なことだったりします。現に法務をされている方はもちろん、そうでない方も参考になればと思います。
○ PDFファイルの契約書
契約書案の修正は、ワードファイル（Microsoft Word）の校閲機能を使って修正前と修正後がわかるよう履歴を残して行うのが一般的です。
筆者はもはや契約交渉のマナーの一つだと思っています。
そんな中、ワードファイル以外の形式で契約書を送ってくる相手がいます。
まだ中身を確認していないのにいきなりハンコを押した契約書（紙）を送ってきたり、エクセルファイルだったりと様々なパターンがあるのですが、最もよくあるのはPDFファイルです。PDFファイルは修正ができないので、修正内容を全部書き出して相手にメールするなどの手間がかかります。
頼んだらワードファイルをくれる相手もいますが、多くはありません。
修正しにくくするためにあえてPDFを送っているのだと思います。性格が悪いです。
しかし、それ以上に質が悪いのが、修正点のメモを送ったのに対して「修正は受け付けていません」「覚書にして送ってください」という返事がくることです。流石に頭に血が上ります。そういうことは先に言いましょう。
○説明する気のないコメント
契約書の交渉では、営業担当が取引相手に対する連絡役になることが多く、お互いの法務担当が直接やり取りをすることは稀です。そこで、契約書を修正したらその理由をコメント欄に書くのが一般的なのですが、説明する気のないコメントがしばしば登場します。
筆者がよく見たのは、「弊社ポリシー上、修正は不可です」というコメントです。あなたの「ポリシー」など知りません。
交渉に応じる気がないということなのだと思いますが、それでも適切な言い方というものがあります。例えば、「恐れ入りますが、この点はご要望に応じかねますので、原案の通りとさせていただけないでしょうか」というコメントであれば、こちらも仕方ないかという気持ちになります。契約書の内容は無味乾燥になりがちですが、コメントには人間味が必要だと思います。
○ 返事が遅すぎる
会社ごとの事情はあると思いますが、契約書に対する返事は2週間以内には頂きたいものです。というのも、それ以上経つと内容を忘れてしまい、確認する手間が増えるからです。筆者の経験では、返事が来るのが最も遅かったものは3ヶ月かかりました。完全に内容を忘れているのはもちろん、ここまで遅いとやる気もなくなります。
法務の仕事に限りませんが、こういう時に一言「申し訳ない」というコメントがあると、受け止め方も変わってくるものです。
以上、法務担当をイラっとさせるあるある事例のご紹介でした。
素敵な心遣いで、ハッピーに仕事ができるといいですね。
三誠さんのNEWSに取り上げられました！
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Written by Takai