第三者検証〜はじめの一歩(7)
温室効果ガス排出量算定結果の第三者検証を受審するに当たって、躓きやすいポイントをご案内していく「はじめの一歩」7回目。
6回目では、検証を受けるに当たって、受審企業が準備をしておく必要があることについてご説明しました。
「ISO14065」の認定を受けた検証機関についてご案内しました。ISO9001(QMS)やISO14001(EMS)のようなマネジメントシステムの審査機関と同様に、JABの認定を受けて「検証業務」を行う機関のことでした。
お待たせしました。
今回は、ようやく、契約を交わした検証機関が実際行う作業についてご案内していきます。
現地検証（オンサイトレビュー）に臨む前には、様々な準備を行います。
それもこれも、有効な審査を効率的に実施するためです。やはり、何事も段取りが全て。この作業がどれだけ精緻に行われるか否かで、検証当日の成否が決まると言っても良いです。（検証側の問題としてはですが）
ここで再び、思い返して下さい。
「事前調査」においては、受審企業の担当者へ、必要な資料を提出してもらうよう依頼します。その資料とは、ほぼ上記のものと一致します。
1点目のエビデンスとは、排出係数と掛け合わされる活動量を裏付ける証憑類です。請求書や領収書はすぐ思いつくでしょう。それをベースに金銭の授受が発生していますので、証拠能力は問題無し。その原本があればOKです。
他方、製造工程内での測定結果や製造設備の稼働時間、備蓄タンクの変動量などは、作業日報や稼働記録、測定記録など手書きの帳票が多いと思います。それらは、証拠能力としては劣るので、現地検証でのヒアリングなど、追加的な裏付けをとることも多いです。
両者とも、しっかりと保管・管理しておきましょう。
2点目の書類・文書として代表的なものは、「算定手順書」でしょう。
これがないと、検証できません。
もちろん、GHGプロトコルやISO14064-1としてもよいのですが、こちらは、どのような組織にも当てはまるようなグラウンドルール、フレームのみですから、自社で使いやすいように手順に落とし込んでいる場合が多いと思います。
ですので、実際の検証では、「○○社の定める算定手順書」もGHGプロトコルやISOと同じ「基準・規格」として取り扱います。
ただ、自社で自由に決められるので、改訂が頻繁になるかと思います。使いやすいように、現場の実情に合うように柔軟に変更することは望ましいことではありますが、最新版管理がされていないと正しい算定ができません。
また、その他の代表的な書類としては、公的文書があります。検証では、工場立地法の届出や消防法の届出、テナントビルとの賃貸契約書など、組織境界やバウンダリーを確定するための、エビデンスとして利用します。
これらは、古すぎて原本が無かったり、増改築を繰り返し行ったために、「最新版」が分からなくなっていたり、ということは茶飯事。
上記2点は、検証を受けるからといって探しても「時すでに遅し」となることが多く、だからこそ、普段から「座右の銘」にして欲しいのです。
3点目の「責任の所在」については「基準・規格」にしたがって算定できる「体制」が整っているかを、検証では重要視します。実際は、「算定手順書」に明記されていることが望ましいのですが、フローチャートなど代替するものがあればOKです。
以上の3点を説明できる資料が「検証に必要な資料」となります。
受審企業の担当者は、検証機関から「検証に必要な資料」として、様々な例を挙げて依頼を受けることになります。このとき「自社だったら〜」と考えて適宜収集、「とりあえず準備しました」と送付されることが多いです。
でも、ここでアドバイスをしたいと思います。
「とりあえず」ではなく、極力妥当なエビデンス、文書類を、極力完全な形で、早めに送付するように心掛けて下さい。そうすることが、現地検証前、現地検証中及び現地検証後の負荷、作業を軽減することにつながります。
次回は、何故そうなのか、を説明したいと思います。
引き続き、お付き合い下さいね。
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