Box API 活用のアイデア（２）
1つ前の記事では、汎用的なBox API活用のアイデアを考えてみましたが、今回はさらに踏み込んで考えてみました。
特定の業種・企業で実際に起こりがちな「お困りごと」を想定し、Box API とWebシステムを組み合わせることで解決できるソリューション例をご紹介します。単なるファイル共有ではなく、業務課題を深掘りし、「その企業にあったカスタムフロー」 を実現する提案です。
1. 製造業（サプライヤー管理・品質管理部門）向けソリューション
課題例
部品や原材料を調達する際に、サプライヤーから届く仕様書・品質証明書・検査レポート・写真など膨大なファイルがメール添付などでバラバラにやり取りされている
最新の書類がどれなのか分からなくなる（バージョン管理が曖昧）
各種書類の保管場所が社内ファイルサーバーや個人PC、クラウドストレージなど分散しており、必要なドキュメントを探すのに時間がかかる
品質不具合が発生したときに、過去のデータを迅速に調査できず原因究明が遅れる
解決策：Box＋カスタムWebポータルを使った「サプライヤー文書一元管理」
サプライヤー向けポータルサイト構築
コネクティボ様が開発する Web ポータルを介して、サプライヤーが必要書類（仕様書・検査成績表など）を簡単にアップロード
Box API を使ってアップロードされたファイルは、自動的に適切なフォルダ階層・メタデータ（品番、サプライヤー名、ロット番号など）を付与して保存
自動バージョン管理・承認フロー
仕様書など更新頻度が高いドキュメントは、Box のバージョン管理機能を利用し「いつ・誰が・どの版」をアップロードしたかを自動で履歴管理
Web ポータル側で「承認フロー（品質部門が確認→上長が承認→正式反映）」を整備し、社内関係者にメール・Slack 通知
AI／OCR での書類解析＋検索性向上
書類内に記載されたロット番号や部品番号などを OCR / AI を用いて自動抽出し、Box のメタデータとして登録
Web ポータルから検索する際に「ロット番号＋日付範囲」など複合条件で素早く該当ファイルを発見可能
品質トラブル発生時の迅速な原因究明
Box に格納された履歴から「不良品に紐づくロット情報」「そのロットに関連した検査記録」「サプライヤー交渉履歴」などを一気通貫で参照
必要に応じて担当者間のコミュニケーションもポータル内で完結。過去のメールを探し回る手間を削減
効果
分散していたサプライヤー関連書類を一元管理できる
バージョン管理・承認フローの可視化により、作業ミスや見落としを防止
トラブル対応の時間短縮、クオリティ向上
2. 建設・不動産業（図面・契約書管理）向けソリューション
課題例
現場で使う施工図面が紙や PDF でやり取りされ、最新の改訂版が誰の手元にあるのか分からない
クライアントとの契約書、重要事項説明書、写真なども大量に存在し、部署間で共有が滞る
一般的なファイルサーバーでは外出先からアクセスしづらく、現場担当者が都度オフィスに戻って作業しなければならない
解決策：Box＋図面ビューア＆電子契約管理システム
図面・写真のクラウド管理＋プレビュー機能
Box のプレビュー機能を活用し、大容量の図面や写真、PDF の内容をブラウザ上で即時に確認
ファイルのバージョンを重ねていくことで、改訂履歴や差分が明確に（いつどの部分が変更されたかも記録）
スマホ・タブレット連携で現場作業効率化
独自開発のモバイルフレンドリーな Web ポータルを用意し、現場から Box に直接写真や報告書をアップロード
“現場で撮影→自動アップ→クラウド上で即共有” が実現するため、オフィスへ戻る手間が大幅に減少
契約書や重要書類の電子管理＋承認フロー
契約書、重要事項説明書、検査報告などを社内外問わずセキュアに共有
電子サイン（Box Sign など）を活用すれば、紙ベースの印刷・押印作業も大幅に削減
プロジェクト別・物件別のアクセス権管理
Box でプロジェクトごとにフォルダを生成し、施工会社や協力業者には閲覧のみ権限を付与
大元の管理者（不動産会社・ゼネコンなど）はフルコントロール可能で、社外との共有もセキュアに実現
効果
現場とオフィス間の情報伝達スピードが向上し、ミス・抜け漏れを削減
契約関連のペーパーレス化でコストダウン＆業務効率UP
最新の図面が常にひとつの「正しい情報源」として存在するため、手戻りが減る
3. 人材派遣・BPO 企業（応募書類・契約管理・個人情報保護）向けソリューション
課題例
応募者の履歴書や派遣スタッフの契約書、マイナンバー資料など取り扱う情報が機密性・個人情報保護の観点で高リスク
これらを紙ベースやメール添付でやり取りすると、漏えいリスクや管理工数が非常に大きい
派遣先企業との契約書や請求書も含め、書類が増えるほど捌くのが大変
解決策：Box＋個人情報管理ポータル＆自動権限設定
安全なアップロード＆閲覧機能
派遣スタッフが本人確認書類や履歴書をアップロードする際、Web ポータルでアクセス制御を厳密に設定（閲覧可能な担当者限定、ダウンロード禁止 など）
Box のきめ細かい権限管理を利用し、情報漏えいリスクを最小化
マイナンバー等の機密情報を暗号化保管
Box は標準で高いセキュリティを提供しているが、さらに必要に応じてカスタム暗号化や追跡ログを強化
情報の取り扱いルールが明確化され、監査にも対応しやすく
自動フォルダ生成＆権限付与
新規スタッフ登録のタイミングで「スタッフIDごとの個別フォルダ」や「案件ごとのフォルダ」を自動生成
マイナンバーなど特定情報は特別フォルダへ仕分けし、役職ごとにアクセス可否を自動で制御
書類更新・保管期間通知機能
派遣契約書の更新期限が近づくとシステムからアラートを自動送信
法定保管期間が過ぎた文書については、自動で削除またはアーカイブするフローを構築
効果
個人情報保護・コンプライアンス対応が強化され、監査リスクやヒヤリハットが激減
書類の作成～保管～更新～破棄までを一連のデジタルフローに統合し、担当者の作業負荷を削減
派遣スタッフからも「安心して書類を預けられる」環境をアピールでき、企業イメージ向上
4. 広告・マーケティング企業（大型クリエイティブデータ管理）向けソリューション
課題例
CM動画、グラフィックデザイン、写真素材などの大容量ファイルを大量に扱う
社内クリエイター、外部撮影チーム、クライアントなど多くのステークホルダーが関与し、ファイルのやり取りが複雑
膨大なデータがどこにあるか把握しづらく、必要な素材を見つけるのに時間がかかる
解決策：Box＋カスタムアセット管理（DAM）システム
ファイルプレビュー＆コメント機能
Box のプレビュー機能や Box Notes を活用し、動画や画像をブラウザ上で確認しながらコメント・フィードバックを一元管理
わざわざ別途ダウンロード・メール送付する必要がなくなる
プロジェクト単位の共有リンク＆期限設定
外部チームとの共同作業には、期限つき・パスワードつきの共有リンクを発行
プロジェクトが終了したら自動的にリンクを無効化するなどセキュリティ確保
タグ・メタデータを活用した検索性向上
「商品カテゴリ」「撮影ロケーション」「出演タレント」「使用権期限」など自由にメタデータを設定し、簡単にフィルタ＆検索
大量にあるクリエイティブ素材を横断的に探せる
ワークフロー自動化（編集→チェック→クライアント承認）
クリエイティブ案が出来上がったら自動通知→クライアントに承認依頼→承認済みの素材のみ最終納品フォルダへ自動仕分け
重複やミスを防ぎ、制作進行管理がスムーズに
効果
クリエイターやクライアントとのコラボレーションがスピーディに
大容量ファイルでも一箇所に集約され、検索やバージョン管理が容易
ファイルの受け渡し・承認プロセスを可視化できるため、制作進行トラブルを削減
上記が妄想したソリューションアイデアになります。
もし気になるソリューションがありましたら、実際には下記ステップにて導入実現を進めていきます。
実現の流れ
現場ヒアリング & 課題整理
企業ごとに、「どの種類の書類/ファイルが多いか」「どの部門が主に使うか」「既存システムとの連携はどうするか」を詳細に把握
PoC（概念実証）またはプロトタイプ作成
Box API を使って、最小限のフロー（自動アップロード、メタデータ管理、簡易承認など）を試作し、利用部門からのフィードバックを収集
本格導入・運用設計
権限管理、セキュリティ要件の精査、既存基幹システム/ERP との連携、必要に応じて SSO (Single Sign-On) 対応を実施
運用支援 & 保守拡張
定期的な機能拡張（AI/OCR の導入や新しいワークフロー追加など）
利用実績を分析し、さらなる業務改善アイデアを提供
まとめ
「Box はファイルを置くだけのクラウドストレージ」と思われがちですが、API と Web システム開発のノウハウを組み合わせることで、企業特有の業務課題を根本的に解決できるプラットフォーム になります。
製造業のサプライヤー文書管理
建設業の図面・契約書管理
人材業の個人情報・契約管理
広告業のクリエイティブアセット管理
など、業種ごとに必要な機能をしっかりとカスタマイズし、セキュリティと使いやすさを両立した“最適解”を実現可能です。
弊社が得意としている 「使いやすいWebシステム」とBoxを組み合わせれば社内外の関係者がストレスなく使える 「業務効率アップ × コンプライアンス強化」 のソリューションを提供できます。
もしご興味ありましたら、お気軽にご相談頂ければと思います。