マンション標準管理規約 第64条の2（組合員名簿等の作成、保管）
2024年6月7日新設
条文
〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
（組合員名簿等の作成、保管）
第６４条の２ 理事長は、組合員名簿及び居住者名簿（以下「組合員名簿等」という。）を作成して保管し、組合員の相当の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
２ 理事長は、前項の規定により閲覧の対象とされる組合員名簿等に関する情報については、組合員の相当の理由を付した書面による請求に基づき、当該請求をした者が求める情報を記入した書面を交付することができる。この場合において、理事長は、交付の相手方にその費用を負担させることができる。
３ 理事長は、第１９条第３項又は第３１条の届出があった場合に、遅滞なく組合員名簿等を更新しなければならない。
４ 理事長は、毎年１回以上、組合員名簿等の内容の確認をしなければならない。
(イ)電磁的方法が利用可能な場合
（組合員名簿等の作成、保管）
第６４条の２ 理事長は、組合員名簿及び居住者名簿（以下「組合員名簿等」という。）を、書面又は電磁的記録により作成して保管し、組合員の相当の理由を付した書面又は電磁的方法による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
２ 理事長は、前項の規定により閲覧の対象とされる組合員名簿等に関する情報については、組合員の相当の理由を付した書面又は電磁的方法による請求に基づき、当該請求をした者が求める情報を記入した書面を交付し、又は当該書面に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。この場合において、理事長は、交付の相手方にその費用を負担させることができる。
３ 電磁的記録により作成された組合員名簿等の閲覧については、第４９条第５項に定める議事録の閲覧及び提供に関する規定を準用する。
４ 理事長は、第１９条第３項又は第３１条の届出があった場合に、遅滞なく組合員名簿等を更新しなければならない。
５ 理事長は、毎年１回以上、組合員名簿等の内容の確認をしなければならない。
コメント
第 64 条の２関係
① 組合員名簿のほか、設備点検等のために専有部分への立入り等を行う際の連絡先を把握するために、賃借人を含む現にマンションに居住している者の氏名や連絡先等を記載した居住者名簿を作成、保管することも定めている。
また、居住者名簿の作成に当たっては、災害時における避難の支援や安否の確認等の円滑化の観点から、高齢者、障害者、乳幼児など災害時に自ら避難することが困難な者を事前に把握しておくことが望ましい。
② 組合員名簿等の閲覧等に際しては、組合員等のプライバシーに留意する必要がある。名簿に記載されている内容のうち、閲覧等の請求の理由に照らして不要と思われる項目については、開示しないことも可能である。
③ 組合員名簿等の閲覧等の請求をすることができる者を組合員に限定しているが、組合員以外の者から閲覧請求をされることを想定し、地域や各マンションの実態に応じて閲覧等を請求できる者の範囲を定めることも可能である。
④ 管理組合が個人情報取扱事業者に該当する場合は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」という。）第４章の規定に基づき個人情報を取り扱う必要がある。
管理組合が名簿を作成するために組合員等の個人情報を取り扱うに当たっては、利用目的をできる限り特定しなければならず、また、個人情報を取得した場合は、あらかじめ利用目的を公表している場合等を除き、速やかに、利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。さらに、本人から直接書面により個人情報を取得する場合は、利用目的を明示しなければならないため、第１９条第３項や第３１条の届出の様式において、利用目的を記載しておくことが考えられる。
加えて、①の災害時に自ら避難することが困難な者の情報は、個人情報保護法における要配慮個人情報に該当する場合があり、要配慮個人情報を取得する場合は、原則として、あらかじめ本人の同意を得ることが必要である。
このほか、個人情報保護法については、「個人情報取扱事業者等に係るガイドライン・Q&A 等」（個人情報保護委員会公表）を参照されたい。
⑤ 第４項では、第１９条第３項又は第３１条の届出に基づいて組合員名簿等の更新を行っていない場合でも、年に１回以上、名簿の内容に変更すべき箇所がないかなどを確認することを定めている。
確認の方法としては、届出事項や名簿記載内容等に変更が発生した場合は第１９条第３項又は第３１条の届出を提出しなければならないことを総会やマンション内の掲示板において周知することや、名簿記載内容に変更が発生したことを理事長が把握した場合に第１９条第３項又は第３１条の届出の提出を求めること等により、名簿記載内容が最新の情報となっているかを確認すること等が考えられる。
解説
2024年に新設された部分。第64条の帳票類から組合員名簿を削除し、高経年マンションの非居住化の進展などによる所在等不明区分所有者の発生を未然に防ぐ目的のため、組合員名簿等の扱いに関する条文が新設された。
旧第64条との違いは、組合員名簿と居住者名簿の2つを作成することを明記し、かつ閲覧できるものから利害関係者を除いているところ。そして第64条では「理由を付した書面」が必要だが、この条では「相当の理由を付した書面」を必要としている。第64条で考えられる理由よりも「相当の」部分に当たる確たる理由が必要ということであろう。
年に1回以上の理事長による名簿の更新を求めている点も新しい。コメントに更新のための方法も書かれているが、年に一回定期的に、登記情報を集めるのもいいかもしれない。
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