マンション標準管理規約　平成28年改正点⑨管理状況などの情報開示

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　管理組合は、その業務にあたり多くの書類を作成し保管・管理しなければならない。それらの書類を適切に管理して組合員からの閲覧請求に応えることも円滑な組合運営のためには重要である。また、外部からの請求に応えて閲覧書類を整え、マンションの管理情報を提供し、適切に管理していることを説明できればマンションの資産価値維持につながるであろう。

　管理組合が管理すべき書類はたくさんあるが、区分所有法により、総会の議事録と規約原本は理事長（区分所有法上の管理者）が保管し、保管場所を掲示板（建物の見やすい場所）に掲示しなければならない。

コメント第32条関係

⑦ 管理組合が管理する書類等として、第三号に掲げる長期修繕計画書、第五号及び⑤に掲げる設計図書等、第六号及び⑥に掲げる修繕等の履歴情報が挙げられるが、具体的な保管や閲覧については、第６４条第２項で規定するとおり、理事長の責任により行うこととする。その他に、理事長が保管する書類等としては、第４９条第３項で定める総会議事録、第５３条第４項の規定に基づき準用される第４９条第３項で定める理事会議事録、第６４条及び第６４条関係コメントに掲げる帳票類等、第７２条で定める規約原本等が挙げられる。
　このうち、総会議事録及び規約原本の保管は、区分所有法により管理者が保管することとされているものであり、この標準管理規約では理事長を管理者としていることから理事長が保管することとしている。

標準管理規約　第64（帳票類等の作成、保管）

第６４条 理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
２　理事長は、第３２条第三号の長期修繕計画書、同条第五号の設計図書及び同条第六号の修繕等の履歴情報を保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
３　理事長は、第４９条第３項（第５３条第４項において準用される場合を含む。）、本条第１項及び第２項並びに第７２条第２項及び第４項の規定により閲覧の対象とされる管理組合の財務・管理に関する情報については、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求に基づき、当該請求をした者が求める情報を記入した書面を交付することができる。この場合において、理事長は、交付の相手方にその費用を負担させることができる。

コメント第64条関係

② 作成、保管すべき帳票類としては、第６４条第１項に規定するものの他、領収書や請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書、駐車場使用契約書、保険証券などがある。
③ 組合員名簿の閲覧等に際しては、組合員のプライバシーに留意する必要がある。
④ 第２項は、第３２条で管理組合の業務として掲げられている各種書類等の管理について、第１項の帳票類と同様に、その保管及び閲覧に関する業務を理事長が行うことを明確にしたものである。なお、理事長は、理事長の責めに帰すべき事由により第１項の帳票類又は第２項に掲げる書類が適切に保管されなかったため、当該帳票類又は書類を再作成することを要した場合には、その費用を負担する等の責任を負うものである。
⑤ 第３項は、組合員又は利害関係人が、管理組合に対し、第４９条第３項（第５３条第４項において準用される場合を含む。）、本条第１項、第２項並びに第７２条第２項及び第４項の閲覧ではなく、管理組合の財務・管理に関する情報のうち、自らが必要とする特定の情報のみを記入した書面の交付を求めることが行われている実態を踏まえ、これに対応する規定を定めるものである。書面交付の対象とする情報としては、大規模修繕工事等の実施状況、今後の実施予定、その裏付けとなる修繕積立金の積立ての状況（マンション全体の滞納の状況も含む）や、ペットの飼育制限、楽器使用制限、駐車場や駐輪場の空き状況等が考えられるが、その範囲については、交付の相手方に求める費用等とあわせ、細則で定めておくことが望ましい。別添４は、住戸の売却予定者（組合員）から依頼を受けた宅地建物取引業者が当面必要とすると考えられる情報を提供するための様式の一例に記載のある主な情報項目であり、上述の細則を定める場合の参考とされたい。
⑥ 第３項に規定する管理組合の財務・管理に関する情報については、これらの情報が外部に開示されることにより、優良な管理が行われているマンションほど市場での評価が高まることや、こうした評価を通じて管理の適正化が促されることが想定されることから、書面交付の対象者に住戸の購入予定者を含めて規定することも考えられる。一方で、開示には防犯上の懸念等もあることから、各マンションの個別の事情を踏まえて検討することが必要である。

標準管理規約　第72条（規約原本等）

４　区分所有者又は利害関係人の書面による請求があったときは、理事長は、規約原本、規約変更を決議した総会の議事録及び現に有効な規約の内容を記載した書面（以下「規約原本等」という。）並びに現に有効な第１８条に基づく使用細則及び第７０条に基づく細則その他の細則の内容を記載した書面（以下「使用細則等」という。）の閲覧をさせなければならない。
６　理事長は、所定の掲示場所に、規約原本等及び使用細則等の保管場所を掲示しなければならない。

コメント第72条関係

② 第４項では、第１８条に基づく使用細則及び第７０条その他の細則に基づく細則についても、規約原本等と同じ手続で閲覧を認めることを明確に定めた。