コラボ・コラボ札幌Vol.1 開催レポート
こんにちは！ふじいまゆです✋
今回は私が所属している㈱コラボスタイルが提供する「コラボフロー」のユーザーコミュニティのお話。
先月開催しました、コラボ・コラボ札幌 Vol.1についてお伝えします！
コラボ・コラボとは？
「コラボフローユーザによる・ユーザのための相互自立支援型の勉強会コミュニティ」です。コラボフローで会社の業務を支える仲間同士でコラボフロー活用やお悩み共有をはじめ、業務改善やDXなどについて広く情報交換できる場を作っています。
▼コラボ・コラボ コミュニティサイトはこちら！
コラボフローとは？
㈱コラボスタイルが開発・提供するワークフローシステムです。
私は社内のコミュニティマネージャー、コラボベースNAGOYAのコミュニティマネージャーの経験を活かし、コラボ・コラボのコミュニティづくりにおいてもアドバイザーの立ち位置で関わらせていただいています！
今回の会場は鈴木商会さん！札幌駅目の前の好立地！会場提供いただき、本当にありがとうございます♪
当日はユーザーの皆さま＋コラボスタイルのメンバー13名での開催。コラボフロー利用歴は4～5ヶ月の方から、2～3年から6年目のベテランの方まで幅広くご参加いただきました！
ここからは当日の様子をお伝えします！
ユーザーさん発表① エム・エス・ケー農業機械 吉田さん
営業や採用・人事としての経験をお持ちで、情報システム部門には現職で初チャレンジという吉田さん。現在は基幹システムやコラボフロー、kintoneなどのノーコードツールの運用をご担当されています！
主なコラボフローの用途
■稟議
・汎用的なワークフロー
■営業・技術関連
・高額商品販売の見積承認
・高額商品修理の見積承認
・入札の承認と結果報告
■事務関連
・情報機器の取得や移動
・各種備品購入
・ソフトウェアの使用申請
・取引先登録
情報システム部門にて集中管理
コラボフローを含め、基本的には全ての社内システムを情報システム部門が集中管理しています。そうすることで問い合わせの一本化や、フォームの統一や、アカウント管理がしやすいことをメリットとして感じています。
活用事例：標準伺（稟議）
■作成のポイント
・過去のExcelフォーマットを転用
・5W1Hの入力形式
・汎用的に利用可能なつくり
・限定的な閲覧権限設定
・チェックボックスにより経路を変更
・経路に必要な判定者を自由に追加可能
汎用的に作成しているがゆえに、過去文書の検索がしづらいという不便さがあります。今後は専用帳票を増やし、利用用途を絞ることを検討しています。
活用事例：取引先情報登録申請
■作成のポイント
・基幹システムと同じ配置でフォームを作成
・申請完了後は自動でメール送付
メール本文に申請内容が記載されるように設定しているため、コラボフローにログインしなくてもメールで内容確認ができるようにしています。
活用事例：ソフトウェア使用申請
使用するだけの場合は「ソフトウェア使用申請書」を申請してもらっていますが、ソフトウェアの購入が必要な場合は、「タスク依頼アイテム」を利用しています。情報システム部門から決裁者にタスク依頼が飛ぶ際に、必要な項目は自動転記されるので工数削減にもなりますし、経路に申請者を追加することで必要なタイミングでタスクや進捗の確認をしてもらえるようにしています。
活用事例：入札参加伺＆入札結果報告
■作成のポイント
・入札参加時は黄色枠内のみ申請
・応札結果報告時は赤枠を追記し、申請
・「転記設定」を使い、応札結果の申請は、決裁済みの入札参加伺からでないと申請できないようになっている
転記機能の使い分け
・転記設定
必ず後工程が発生するもの、または後工程まで時間が発生するもの
・タスク依頼アイテム
条件によって後工程が発生するもの、または後工程がすぐに発生するもの
まとめ
コラボフローを導入したことで、決裁まで1週間以上かかっていたものが、現在では1～2日に短縮しています。また決裁までの進捗が一目でわかるようになったこともユーザー目線での大きな利点です。今までは過去文書を探すにも一苦労でしたが、現在は検索機能があるので容易に探し出せますし、文書管理をシステムに頼れるため煩雑にならないのも、とても助かっています。
また付随効果として、情報システム部門が現場部門の業務を理解するきっかけになったことや、現場部門のITアレルギーを軽減できたことも感じています！
農業用トラクターは1家に1台！ということで、ご購入よろしくお願いします！(笑)
ユーザーさん発表② 鈴木商会 大島さん
SE・社内SEとして20年以上のキャリアをお持ちの大島さん。現在はインフラ全般や社内システム開発に加えて、チームのマネジメントもご担当とのこと！
APIって？
Application Programming Interface
定義：ソフトウェアやプログラム、Webサービスの間をつなぐインターフェース
ですが、API連携が可能と謳っているSaas製品同士も、実際は有償のオプション機能が必要だったり、可能範囲が限定的で考えていたようなことができないことが多いのです。
が、コラボフローはここが違う！
コラボフローのAPI連携
・Javascript APIが実行できるので、コラボフローから、ほかのSaaSのデータを参照・更新できるのです。
参照：ほかのSaaSをデータベースとして扱える
例)コラボフロー上に社内DBを用意しなくても、人事システムの情報を参照できる
更新：コラボフローを起点として、ほかのSaaSに承認ワークフロー機能が追加できる
例)コラボフローで承認後、内容を請求書発行システムに転記して発行指示できる
・REST APIが公開されている
コマンドでコラボフロー操作が可能
例)新入社員の入社時に必要なID作成を自動化するなど
ということで、いろいろ試してみようという気持ちになってきました。
最初にやってみたこと
Javascript APIを使って、2つのことを試してみました。
①郵便番号から住所を求める
②金融機関コードから銀行名・支店名を求める
これを実装することができたことで可能性に気づきました…これは使える
ほかのSaasとも繋いだ
・コラボフローに持たせていない情報を人事システムから取得
これをすることで、選択漏れや誤った情報の記入を防ぐことができ、組織変更に伴って人事システムさえメンテナンスをしていれば、常に正しい情報で申請ができる体制をつくれました。
自社オリジナルAPIとの連携
課題１：システムベンダが本番環境で作業する時間を確実に制限したい
深夜に作業した部分が不具合を起こし、翌日の業務に支障をきたすということが数回あり、課題に感じていました。
そこで具体的にはこのようなフローで制限を行うことにしました。
①作業が必要な場合、システムベンダが事前に申請を行う
コラボフロー＞本番環境作業申請
②申請時間をAWS lambdaに用意した自社APIに連携
③自社APIがSessionManagerの接続可能時間を設定（IAM制御）
④接続可能時間のみシステムベンダが本番環境に接続可能
コラボフローからシステムを制御することで、IT統制を実現することができました！
課題２：特価が決裁されたら、社内システムの単価表に表示したい
そもそも特価申請を行う承認経路が複雑で、社内システムの承認機能では実装できないものでした。そこでこのようなフローで作成をしました。
①コラボフローが承認されたら、決裁内容をAWS lambdaに用意した自社APIに連携
②自社APIがAWS RDSのテーブルに決裁内容を連携
③後続バッチで内容を単価表に転記
この方法でコラボフローから連携することで、既存システムに承認機能を追加することができました！
ウラワザもご紹介いただきました！
課題：経路＞「フォーム内指定」を設定している場合の選択肢
ユーザーIDで判定者を選ぶことはできるが、「ユーザーIDの所属する部署の役職者を判定者」にしたい
つまりは本人よりも上の役職者だけに申請が届くようにし、自己承認をさせない体制にしたかったんです。具体的には、役職コードの数字で強弱を判断するように設計をしています。
これをREST APIを活用して、作っちゃいました！
まとめ
コラボフローを使うことで、申請～承認をシステム的に確実に証跡を残す事が可能になります。ですが、決裁後は手作業での運用が残ってしまうこともありますよね。APIを活用してシステム同士を繋げることで、運用の手間を減らしながら、間違いも減るエコシステムの構築が可能です。
簡単ではありませんが、どんどん活用していきましょう！
お悩み相談会
Q.コラボフローの管理体制は？
・情報システム部門が管理している
・できる人がやり、コードは社内で書ける人に書いてもらう
・総務と財務で管理をし、詳しい方が技術サポートとして相談先になっている
・1名なので人を増やしたいが、人が足りない
・情報システム部門の5名が全員管理者権限を持っている
・管理者権限は4名が持っていて、メイン担当者は1名。人事異動などマニアックなのものは別担当者もいる
管理をするうえで「人手が足りない」というのが、残念ながら多くのユーザーさんが抱える共通の課題でした。この問題を解消するためにも、システムを導入するだけでなく上手く使いこなして時間創出を行ったり、APIを活用することも後押しになりそうですね！
Q.与信管理業務に使っていらっしゃいますか？
・取引先審査に使っている
・使いたい気持ちはあるけど実装前
・まだニーズはないが、機能拡張があれば使ってみたいかも
Q.コラボフローの設定に活用したものは？
スタートアップガイドや動画やサポートサイトなど、偏りなく声をいただきました。皆さんが社内の状況や対象者に合わせて選び、使い分けていることがわかりました。
懇親会
コラボフローの情報交換はもちろん、札幌の有益情報を教えていただくなど、今後のコラボ・コラボの展望も語り合い盛会でした！
休憩時間も名刺交換や雑談に花が咲き、終始賑やかで、今後のコラボ・コラボに胸が躍る会になりました。ユーザーさん同士が積極的にコミュニケーションをとり、今後に繋がる関係性を築こうとしてくださるがゆえのことですので、感謝感謝です。
このnoteがたくさんのコラボフローユーザーさんに届いていると嬉しいです。興味があるな～という方は、ぜひ次の機会に一緒に参加しましょう🙌
コラボ・コラボ 次回以降の予告！
コラボ・コラボ 大阪 Vol.2 in 灘
2025年1月24日(金)13:00 〜
第1部 「酒造記念館＆樽酒マイスターファクトリー特別イベント見学会」
第2部 「コラボ」・コラボ Vol.2」
詳細・参加申込はこちらから
コラボ・コラボ東京 Vol.3
2025年2月21日(金)14:30～
コラボフロー組織変更対応特集
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