その無駄な仕事、いつまでやりますか？

　今年、河野太郎が行政改革担当、国家公務員制度担当、内閣府特命担当大臣というとても長い名前の大臣になり、真っ先に脱ハンコを打ち出した。

　そうだ、よく言ってくれた！
　その宣言を聞いて、思わず私はそう叫んだ。

　私が勤める職場も、旧い体制でハンコが大きくものをいう会社なのだが、ハンコ以外にもたくさん無駄な業務が生き残っている。

　そんなことを今日、また改めて思う出来事があったので、書いてみたいと思う。とはいえ、特別な出来事ではなく、日常当たり前にやっていることなのなんだけどもね。

　うちの職場は、ある程度ＩＴ化は進んでいるが、それは浅い部分でだけであって、根本的なところでは、まだ紙ベースでの仕事がほとんど。データで提出したとしても、必ず紙でも残す必要があったりする。

　で、今日もそんな職場で仕事をしていたのだが、やっぱりハンコも含めて、無駄が多すぎるなぁ、とあらためて思ったのだ。

　まず、決裁をするための書類をパソコンでつくったら、それをプリントアウトする。そして、うちの課だけでは決裁が終わらないので、プリントアウトした決裁文書のハンコを押すスペースに、別の課の名称を手書きで書き込んで、部長までの決裁だったのでそのゴム印を押す。ここまででも思いのほか時間を食う。

　次に、決裁文書を自分の課、そして次の課というふうに、持って回って順番にハンコを押してもらうのだが、次の課の担当者が不在だったので一旦持ち帰って、再び持って回らなければならないこととなった。

　もう、なんて無駄な作業をしているんだろうか・・・

　

　これが、電子決裁ならば、もちろんハンコはいらないし、決裁を持ちまわるなどの（あるいは出直すなどの）時間は不要になるし、そもそもプリントアウトもしなくてよくなるわけだ。

　その他にも、無駄な作業が多いのが現状で、例えば、来たメールは保存して、なおかつプリントアウトして回覧するなど、ほんと時間も資源も無駄な作業にあふれている。

　こんなことを毎日繰り返してたら、一体どれだけの時間が無駄になってしまうんだ？　ってね。

　こんなやり方をしている職場って、ほかにあるんだろうか？

　もちろん、ただ面倒だとか時間がかかるとかいうだけで、すべてを簡略化、効率化するのも考えものだ、とも思う。
　無駄に見える作業にも、それをするにはそれなりの意味と理由があるものもある。
　そこをしっかりと見極めるのが、難しいところでもあり大事なところでもあるのだろうね。

　でもね、昔に比べて、今の仕事はどんな仕事でも難しくて細かくなってきているのは間違いないだろうし、そうなると自然と業務量は増えてくるわけで・・・

　そんな中で、昔の習慣だけで効率の悪い仕事のやり方を継承し続けるっていうのはどうもね。

　時代が変わればやり方も変える。

　そうでなくちゃいけないでしょうね。