チームの連携と新しいアイデアを生むためのワークショップ設計
こんにちは、cocone v note編集部の留置です。今回のテーマは「ワークショップ(WS)」。
チームの連携を高めたり、アイデアを生むためにWSをやりたい！と思っている方もいるのではないでしょうか。
とはいえ、初めて顔を合わせるメンバーがお互いを知り、打ち解け、アイデアを出し合うことはなかなか難しいですよね。
今回は、cocone v社内で行われたWSを元に、WS開催のポイントについて紹介します。
ピュアニスタ事業部 全体ワークショップ(WS)について
・実施日
2023年8月28日、8月31日、9月7日
・実施方法
ピュアニスタ事業部の全48名を3グループ3日間に分けWSを実施。
・タイムテーブル
14:00～14:05 ( 5分) 開始挨拶 ：本部長（我妻）
14:05～14:10 ( 5分) ワークショップ説明：進行役
14:10～15:10 (60分) アイスブレイク ：進行役／企画TL（マジメ）
---------------------<10分休憩>---------------------
15:20～15:30 (10分) アイデア発表会説明：進行役
15:35～16:50 (75分) アイデア発表会① ：進行役
---------------------<10分休憩>---------------------
17:00～18:20 (80分) アイデア発表会② ：進行役
18:20～18:30 (10分) WS総括 ：進行役／企画TL（マジメ）
本部長（我妻）
ワークショップ(WS)開催のポイント
①WSの目的を運営・参加者にとって明確に
WS開催に際し「なぜやるのか」「WSのゴールはどこか」を明確に伝えることで、「実施することで期待する成果」を把握でき、参加者のモチベーションを向上することができます。
今回のWSの目的は大きく2つ。
① ピュアニスタ事業部におけるメンバーの交流・相互理解
② これからのピュアニスタ成長に向け、事業部全体でアイデアを出して協議
WS開催の案内時だけでなく、開催当日も最初にメンバーに対し改めて説明しました。
以下の実際に使われたスライドのように、「本日のWSでやる事が実際の事業運営マイルストーンのどの部分なの？」を明確に伝え、WSが終わった後の事まで具体的にイメージをしながら参加することができます。
②会話しやすい空気づくり
今回は質のいいアイデアの収集よりも先に「参加して楽しかった、良かった」と思ってもらうことを重要視しました。その目的に合わせたWSの空気作りに関して工夫されていた点をまとめました。
・アイスブレイクに時間をたっぷり使うことで、WSという場の緊張感を無くす
・軽いジョークを交えたり、考えてもらったニックネーム(＋さん付け)でカジュアルなコミュニケーションを取る
・アイデアへの意見は「ポジティブ」のみOKと断言し、内容への評価や批判をしない。
・次の話題へ行く前に、司会者が参加者の発言をわかりやすくまとめる
・「発表する側が変に緊張する事がないようみんな『楽しく聞く』を大事に進めましょう」といった、参加者の不安や気持ちを汲んだ声掛け
このように、進行役や運営メンバーが会話しやすい雰囲気作りを頻繁に行い心がけることで、参加者の緊張がほぐれ、時間が経つごとに自然と発言や笑顔が生まれるようになっていきました。
③アイデアを出しやすい工夫
アイデア出しWSにおいてのポイントは「各自の準備」と「発表時」に分けて紹介します。
【準備】アイデア出しの枠組みを決めておく
例えば「サービスが良くなるための改善案」などの抽象的なお題にすると、アイデアを考えるハードルが上がりますし、アイデアの範囲や粒度もバラバラになってしまいます。
今回ピュアニスタでは「事業部の目標達成に向けたアイデア募集」という大テーマのもと、
・【新規のお客様】今までリーチ出来ていない人がサービスを知り「お客様」になっていただけるようなアイデア
・【外部への拡散】お客様が自ら外に「ピュアニスタを広め拡散したくなる」アイデア
・【継続率向上】 お客様に「末永くアプリを楽しんでいただける」アイデア
という大きな3つの枠組みを設け、ひとつを選んで全員にアイデアを準備してもらいました。
アイデアの質よりもWSに楽しく参加してもらう事を重視していたのですが、結果として、実際のサービスに反映できそうな良いアイデアが本当にたくさん集まりました。
（ピュアニスタのメンバーが常にお客様の声に耳を傾け、サービス改善や成長について考えているという日々の姿勢もあると思います。）
【発表時】プレゼンターとオーディエンスのルールを決める
基本的なことですが、プレゼンターとオーディエンスのルールを決めておくこともおすすめです。
オーディエンスからのコメントは基本的に進行役からの指名制＋挙手制で行いました。
「コメントや質問はポジティブに」というルール（前提）があると、プレゼンターの緊張はもちろん、WS参加者全体の緊張も解れて終始前向きな考えになり、双方良いコミュニケーションを取ることができます。
会の終わりと、その後
会の最後は、主催メンバーからの総括。
「プランナー（企画者）の仕事の一つである「アイデア」のアウトプット。皆さんの中にも「アイデア」は企画の仕事だと思っている方がいるかもしれません。実はそうではなく、「アイデア」自体はサービスに関わる誰もが出していい、出して然るべきものなんです。“サービスに関わる誰も”の中にはお客様も含まれます。
そんな「アイデアをカタチにする」のが「プランナー（企画者）」の本当の役割です。みんなの日々のちょっとした思いや気持ちを種（アイデア）として、カタチ（企画）にして花を咲かせる。そうしてピュアニスタを成長させていくことが大事だと思っています。今日の1回にとどまらず、これからもっと楽しく、且つ真剣になれるようなWSができればと思います。」
今後への期待感の醸成と、風通しの良い組織づくりにつなげるメッセージで締めくくりました。
全WSの終了後、ピュアニスタの責任者・企画者で実際にサービスに反映するアイデアの検討が開始され、WSの翌週には早速3件のアイデアの具現化に向けた企画検討が始まっており、その後も採用検討は続いています。
たくさんのアイデアが集まりましたが、まずは企画検討中の既存アイデアに、今回集まった新しいアイデアを融合させ実現していけそうなものから順に着手しています。
WS後の参加者全員からのアンケートでは95.7％の参加者が「良かった・とても良かった」と回答。WSの目的が達成できたと感じられるコメントも多く寄せられました。
ワークショップ運営者コメント
cocone vでは社内メンバーの「関係の質」を大切にしていますが、事業が拡大し、参加メンバーが増えるとどうしても「関係性の質」を高めていくことが難しくなります。
WSでお互いを知ることにも力を入れたことで「関係の質」を高めるための第一歩が踏み出せたと思います。
また今回のWSを通して、50以上のアイデアが集まったことも事業部にとってプラスの成果だったと思います。
主に企画メンバーがアイデアを考えることがほとんどでしたが、これからはピュアニスタ事業部みんなでアイデアを考えていくという認識のきっかけが生まれたことも良かったと思います。
今回のWSの目的＆目標である「交流創出」と「アイデア収集」は十分に達成できたと思います。
改善点としては、今回のWSのように参加者側の準備が必要な場合、可能な限り準備期間を設けると参加者の負担を減らせるのと感じました。WSの充実度も左右されると思いますので、次回に活かしていきたいと思います。
またメンバーからの改善提案もとても良い意見ばかりなので、上手に取り入れたいです。
これからも今回のようなワークショップを導入することで、「関係性の質を高めて、結果としてアウトプットの質を高める事に繋がる」ことが出来たら最良だなと思います。
まとめ
本記事でまとめたWSのポイントの振り返りです。
(1)WSの目的を運営・参加者にとって明確に
(2)会話しやすい空気づくり
(3)アイデアを出しやすい工夫
WSを開催される方の参考になると幸いです。
それでは、今回の記事は以上になります。
今後もcocone vのクリエイターの活動や仕事への向き合い方をお伝えしていきます。
ピュアニスタについて
https://www.purenista.jp/
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