アサイン管理ツールの効果とは？
アサインの課題を無くすために
システムの受託開発、Webサイト制作など、クライアントワーク（請負事業）を行う会社の多くが、組織のリソース（自社の社員）を案件・プロジェクトにアサインする作業を行っています。
開発マネージャーがアサイン作業をする中で生まれる課題は４つです。
①誰がどのプロジェクトにアサインされているか把握しづらい
アサインの調整には、まず誰がどこにアサインされているか、現在の状況を把握する必要があります。
策定済のプロジェクト計画を確認すれば良いという訳には行かず、状況も日々変わっていきますので現状把握する時間や、プロジェクトメンバー本人や担当PMなど人へ聞く手間が発生しコスト負担となります。
②リソース調整会議に時間がかかる
人へ個別に聞くと手間がかかりすぎるため、週次などの頻度で定例として状況を確認する
リソース調整会議を行う企業が多いです。
開発メンバーやプロジェクトマネージャー、またその上司である課長・部長を集め、誰が何処のプロジェクトに入るべきか検討する会議です。
このリソース調整会議は、週に1回以上する企業や、会議時間に1時間以上費やしている企業もあり、忙しいメンバーを集めることからコスト負担が大きいです。
③スキルアンマッチの人が発生する
プロジェクトの成功のために必要なスキルと、実際にアサインされた人が持つスキルにアンマッチがある場合あります。
・プロジェクトが求めるスキルが高いのに対し、アサインされた人のスキルがそのレベルに及んでおらず、お客様が求める水準のサービスが提供できない。
・アサインされた人のスキルが十分高いのに、そのプロジェクトには高いスキルが必要なく（仕事の難易度が低く）モチベーション低下につながる。
といった状態です。
④作業負荷が特定のメンバーに集中している
プロジェクトの納品スケジュールによっては、特定のメンバーに作業負荷が集中してしまう場合があります。その一方で、稼働に余裕がある人員や未アサインの余剰人材が発生する可能性もあります。
このような課題を無くすために、Excelで試行錯誤しながらアサイン管理ツールを検討する担当者は多いです。
アサイン業務を「早く」「正確に」
Excelから脱却しアサイン管理ツールを導入して得られる効果は３つです。
１．リソース調整会議が短くなった
アイリッジでは過去、メンバーの稼働状況や新規案件に必要なスキルの確認などを、週次定例ミーティングで確認していました。
開発メンバーやプロジェクトマネージャー、またその上司である課長・部長を集め、誰が何処のプロジェクトに入るべきか検討する会議です。
このリソース調整会議は忙しいメンバーを集めることから大きなコスト負担がありました。
ツール導入後は、アサイン会議前に情報を最新の状態にして調整したい内容を事前に関係者が確認できるようにし、また会議で調整した内容を即座に他のメンバーにも共有することができるようになり、それによってプロジェクトとのアンマッチリスクが減り、人員の最適な配置を実現できました。
２．コミュニケーションが楽に、テレワークでのやりにくさを解消
多くの企業がテレワークを実施し働き方に大きな変化がありました。
システム開発会社のマネージャーにとっては、テレワークへの移行に伴って
開発チームメンバーの稼働状況が見えにくくなり、各メンバーの稼働状況の把握・見える化
が必要になりました。ツール導入後はリアルタイムで「情報収集×集約×共有」ができるようになり、マネージャーは状況把握がしやすく基本的な情報の収集に時間をかけなくてもよいので課題の解決など本質的な議論に時間を使うコミュニケーションが取れるようになりました。
３．業務委託メンバーの精算管理が効率化できた
毎月SES契約の業務委託メンバーの精算をするために、数営業日かけて数十名分のエクセル稼働報告書の回収を行っていたアイリッジでは、
自動で稼働報告書が作成されるツール導入後、ツール内で稼働承認フローに回すことができるため、大幅に回収スピードがアップし、記入や集計ミスもなくなって月次締め作業が短くなるなどバックオフィスの業務効率化が実現できました。
アサイン管理ツール導入までやること
アサイン管理ツールの導入を決めてから本格利用までは大きく２つの推進が必要です。
データを投入する
管理ツールへの初期設定として、既に管理している情報をツールへ登録します。
・人材情報：社員それぞれが持っているスキルと役割を登録します。
・プロジェクト情報：現在進行しているプロジェクトの情報と稼働実績を登録します。
社内浸透を促進する
導入促進する管理者にとって「現場メンバーが入力してくれるか不安」「以前ツール導入したが入力してくれなくて結局使わなくなった」など社内浸透が導入の壁だと感じる方がいらっしゃいます。
①現場のメンバーからフィードバックをもらい、使いやすいUIへ改善する
現場の開発メンバーの声を集め、使いやすいUIに改善することでツール入力の負荷低減を目指します。
②ツールを導入する目的を継続的に伝える
「忙しく入力する時間がない」や「入力失念」を無くすために、
・ツールに入った情報を元にメンバーと会議を行う
・ツールにある情報が評価対象になる
といった「データを入力していない」＝「仕事をしていない」という認識を広め、メンバーに当事者意識と入力の強制力を持たせます。
③入力モチベーションを保つ
現場の開発メンバーがツールを利用するためのインセンティブを提供し、価値を見出してもらいます。そのために開発メンバーにも役立つアウトプットを出せるようにします。そのためには①と同様に、フィードバックをもらいアウトプットへ反映する継続的な改善が必要です。
また、管理の必要性と自社が目指すあるべき体制像・To-Be業務フロー等を現場のメンバーへ継続的に伝え、意識づけを行いツールを利用する意図と価値を全員に理解してもらう事も、モチベーションを保つことに効果的です。
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