【アジャイルオフィスの実現へ！】当社4Fフリーアドレス化までの道のり
皆さまこんにちは。2020年に新卒として株式会社コンピュータマネジメントに入社し、Webマーケティングを担当している入社4年目のMです。
当社では、様々な状況や業務内容に応じて柔軟に仕様変更できる「アジャイルオフィス」の実現を目指し、今年に入ってから本社4Fにて「フリーアドレス」を導入しました。
本記事では、当社がどのように本社フロアのフリーアドレス化を進めていったのか、その具体的なプロセスについてご紹介できればと思います。
フリーアドレス導入の経緯
当社では以前、人事・総務を含む管理本部は6F、システム開発本部は4F、営業本部は3F・・・というように、フロアが部署ごとで完全に分かれてしまっており、「社内でスムーズな連携やコミュニケーションが取りにくい」という問題を抱えていました。
そのため、個人情報などの重要な機密情報を取り扱っている管理本部を除き、残りのシステム開発本部と営業本部を4Fフロアに集約し、社内コミュニケーションの活性化を図ることになりました。
一方で、システム開発本部がまるまる陣取っていた4Fでは、多くの企業の例に漏れず、当社も「固定席の島型レイアウト」を採用していました。
しかし、コロナ禍の影響でSE職が軒並み在宅勤務へ移行したこともあり、人の少ないオフィス空間を有効活用すべく、「フリーアドレス化」も本社フロア集約と同時並行で進められることになりました。
なお、フロア集約・フリーアドレス化に向けたプロジェクトは、2022年8月～2023年2月の約半年間にわたって実施されました。
Step1：フロア集約の準備
フリーアドレス導入へ向けた社員の同意形成や、各部署における業務の繫閑に合わせた柔軟なオフィスレイアウトの変更に対応するため、本社フロア集約は3段階に分けて徐々に進められました。
Step1では、打ち合わせスペース等の整備や、営業本部・システム開発本部のネットワーク無線化対応などが行われました。
打ち合わせスペースの整備
手始めに、本社4F窓側の席を吸音効果のあるパーティションで囲い、「打ち合わせ・1人Web会議・休養スペース」が設置されました。
設置前は、ミーティング用に会議室をわざわざ事前予約しなければなりませんでしたが、上記ブースの設置によって出社時に急なWeb会議が入っても、予約なしで手軽に打ち合わせが始められるようになりました。
また、パーティションにより席が囲われたことで半個室空間が出来上がり、1人で作業に没頭するための「集中ブース」としての役割も併せ持つようになりました。
私も、周りの視線を気にせず集中して作業したい時は、よくこの「集中ブース」を利用していました。
「周囲の視線や音を遮断するだけで、こんなにも心地よく仕事に取り組めるのか・・・！」とその快適さに驚いたのを覚えています。
社内ネットワークの無線化対応
社内ネットワークについては、通信速度の速さや安定性を重視し、有線LANを中心に利用していましたが、フリーアドレス導入に向けて全面的に無線化することになりました。
無線化による通信速度の低下が懸念されましたが、Wi-Fi機器を複数台用意することで、各無線LANに接続される端末台数の偏りをなくし、安定した通信環境の実現を図りました。
また、無線LANのアクセスポイントと各PC端末で共通のSSIDを設定し、SSIDが一致する端末としか通信できないようにしたほか、サーバー側ではユーザーのアカウントにてアクセス権を設定し、必要なファイルにしかアクセスできないようにして、セキュリティの確保を行いました。
Step2：フロア集約
Step2では、営業本部の4F移動や、システム開発本部と営業本部の「グループフリーアドレス」の開始、3F会議室の整備などが行われました。
グループフリーアドレス開始
グループフリーアドレスとは、部署ごとににエリアを設け、その中から自由に席を選べるようにした形式のことです。
固定席に比べて席数は少なくなるのでスペース効率が良くなるほか、部署内でお互いの居場所や状況が分かり、固定席とほぼ変わらないグループ内コミュニケーションが可能になります。
まずは、元々4Fを使用していたシステム開発本部内の各部署から運用を開始し、営業本部が3Fから4Fへ引っ越してきた後は、営業側でもグループフリーアドレスをスタートさせました。
3F会議室の整備
元々営業本部が使用していた3Fは、経営会議や集合研修、インターンシップなどの比較的大人数で集まる打ち合わせの際に使える「大会議室」として、新たにレイアウトを整えることになりました。
様々なシチュエーションで利用することを想定して、机とイスは軽く押すだけで簡単に移動できる可動式タイプのものを選び、部屋には情報共有用として大きなモニターやホワイトボードも常設しました。
Step3：完全フリーアドレス開始
Step3では、部署ごとに座る席の制約を設けない「完全なフリーアドレス」のスタートに向けて、4Fレイアウトの微調整が行われました。
完全フリーアドレスは、部門を超えたコミュニケーションの促進には強みを発揮しますが、グループフリーアドレスと比べて同じ部署の人や上司とのコミュニケーションが希薄になりやすいというデメリットがあります。
そこで、今回はあえて部長席のみ固定とすることで、仕事上で何か相談したいことがある時に声をかけやすい環境を作り出しました。
遠目から見ても上司の在席・不在が一目で分かるので、「話したいことがあってわざわざ移動してきたのに、肝心の本人がいなかった・・・」という虚しい空振りを防ぐことができます。
なお、本社フロアの集約に関しては、最終的に以下のような形に落ち着きました。
まとめ
今回は、当社が約半年かけて進めてきた本社4Fフロア集約・フリーアドレス化の具体的なプロセスについてご紹介しました。
実際にフリーアドレスで働いてみた感想など、今回書ききれなかったことがまだまだたくさんあるので、次回以降の記事で詳しくお伝えできたらと思います。
それでは今回はこの辺で。次回のnoteもお楽しみに！
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！
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