サイボウズOfficeの「カスタムアプリ」を使いこなそう！当社の活用事例は？
皆さまこんにちは。2020年に新卒として株式会社コンピュータマネジメントに入社し、Webマーケティングを担当している入社4年目のMです。
当社では、情報共有や業務効率化に役立つ社内グループウェアとして「サイボウズOffice」を利用しています。
随分長いこと使っているので、標準機能以外に当社の業務に合わせて作った独自「カスタムアプリ」の数もかなり増えてきました。
聞くところによると、当社は他社と比べてもカスタムアプリの数が段違いだそうで、カスタムアプリの作成やカスタマイズに関しては、それなりに年季が入っているといえるでしょう。
そこで今回は、当社が作成した数あるカスタムアプリの中でも、全社員が閲覧できて特にオリジナル性が高そうなものを、私の独断と偏見でピックアップしてお伝えしたいと思います！
グループウェアとして当社と同じ「サイボウズOffice」を利用していて、カスタムアプリの活用事例をお探しの企業ご担当者様は、ぜひ参考になさってみてください。
研修・セミナー受講報告書
社員が研修・セミナーを受けた際に、「自分が研修によって気づいたこと（気づき）」や「研修内容を今後どのように業務へ活かしていくのか（行動変化）」について記載できるようにしたアプリです。
対面・オンライン関係なく、研修・セミナーを受講した社員は、2週間以内にこのアプリへ研修報告をアップしなければなりません。
新人研修やOJT研修など、参加が義務化されている研修・セミナーはもちろんのこと、任意で受講した研修・セミナーも報告の対象になります。
そのため、多くの社員にとってはかなり馴染み深いカスタムアプリとなっており、アプリ自体は2018年から運用を開始しているため、今までに登録された報告数はなんと780以上にものぼります。歴史を感じますね・・・。
報告内容は全社員に公開され、読んだら「見たよ」ボタンが押せるほか、コメントも投稿できるようになっているので、読んで気になった点やもっと知りたいと思った点を質問して、そこから議論に発展することもあります。
ちなみに、行動変化について「○○を意識していきたい」と書いてしまうと、なんと報告がやり直しになってしまいます。
意識するだけでは行動は変わらないので、「どんな新しい行動をするのか」「今までの行動をどのように変えるのか」など、すぐにでも行動に移せるぐらい具体的な内容を書くことが当社の慣習になっています。
業務表彰
当社では、上期と下期の年2回、特に優秀な実績を残した社員に対して業務表彰を行っており、表彰の時期が近くなるとカスタムアプリの登録内容が更新されます。
表彰種別は「努力賞」「社長賞」「特別社長賞」の3種類があり、アプリでは種別のほかに、表彰対象となる社員の氏名やその具体的な実績内容、推薦者（部長や営業担当者の氏名）が掲載されています。
私は、この業務表彰アプリの更新をひそかに楽しみにしており、知っている社員の名前が載っていると、「あの人すごいな」「私ももっと頑張らないとな」ととても励まされます。
社内図書
当社が所有している書籍について、貸出・返却状況の管理を行うカスタムアプリです。エンジニア向けの技術専門書が大多数を占めており、社員による図書寄贈のおかげか、蔵書数は現時点で500を超えています。
以前図書館に勤務していた社員が作ったカスタムアプリだそうで、貸出を希望する社員は、「貸出状況」「貸出先（社員氏名）」「貸出日」「返却予定日」を各自で入力・更新し、返却した場合はこの4項目をリセットします。
貸出期間は原則1ヵ月ですが、当カスタムアプリの管理部署と相談して任意の期間を設定することもできます。
SharePointサイトアクセス権限表
ファイルや情報共有を目的としたMicrosoft365のサービス「SharePoint」のサイトアクセス権が確認できるカスタムアプリです。
当社でオンプレミスのファイルサーバーからクラウドのSharePointへ移行が行われた際に、アクセス権限の管理もSharePoint内にある各サイトの管理者へ委任することになり作成されました。
（※今まで、アクセス権限はシステム管理者数人で「一元管理」していた）
カスタムアプリには、それぞれ「サイト名称」「サイトURL」「サイト管理者の氏名」「アクセス許可ユーザー」が登録されていて、社員は自分がどのサイトにアクセス権があるのか一目で把握できるほか、サイト管理者自身もアクセス権のメンテナンスが簡単に行えるようになっています。
個人情報保護研修・理解度確認テスト
年に1回ある、全社員向け個人情報保護研修の確認テスト用に作成したカスタムアプリです。実は、私も少し作成に携わりました。
Pマークを取得している当社では、PMS（個人情報保護マネジメントシステム）活動の一環として、全社員を対象とした個人情報保護教育を年に1度行っており、教育効果を測定するために「理解度確認テスト」の受講も併せてお願いしています。
以前は集合研修を行っており、Wordファイルで作成された理解度確認テストをその場で回答・提出してもらっていたのですが、コロナ禍を機にオンライン研修へと移行し、社員はメッセージで個別にテストの回答を提出するようになりました。
しかし、そのせいかテストの回収率が非常に悪く、本来100%でなければならないところを、催促してもなかなか提出しない社員がいて色々と問題になっていました。
そこで、カスタムアプリを使って理解度確認テストを作り直し、回答を登録するだけで手軽に提出できるようにしたところ、なんと回収率100%を達成することができたのです！これは驚きでした。
ほかにも、カスタムアプリの作成にあたり、以下のように様々な工夫を凝らしました。
・間違えた問題をオレンジ色で表示するようアプリの「条件書式」を設定し、テスト結果がすぐに分かるようにした
・「アプリのアクセス権」を操作し、自分以外の回答は閲覧できないようにした
・アプリの「レコード登録者のアクセス権」を操作し、一度提出が完了したら回答内容の編集、削除はできないようにした
・アプリの「集計」を設定し、部署ごとの正答率が表ですぐに分かるようにした
安否確認訓練
BCP対策の一環として当社で半年に1回行われる、災害発生時における「安否確認訓練」の報告で使われているカスタムアプリです。
首都圏で震度6以上の地震や大規模災害等が発生した場合に、社員が自発的に安否報告を行うための訓練用アプリとして活用されています。
これも、「個人情報保護研修・理解度確認テスト」と同じように、以前はメールで個別に安否報告を行っていたのですが、訓練参加率の改善と利便性の向上を目的として、カスタムアプリから登録する方法へ運用を変えることになりました。「メールと比べて入力が楽になった」と社員からは好評です。
アプリには氏名や所属部署のほかにも、「報告日」「安否状況（重症／軽症／無事）」「出社可否（不能／在宅可／出社可）」「特記事項」を登録できるようになっており、社員の安否状況を確認した上司などがコメントを投稿できる欄も設けられています。
アプリは「訓練用」と「実際の災害発生用」の2種類用意されていて、見た目がほとんど変わらないせいか、訓練時には間違えて「実際の災害発生用」のアプリに登録してしまう社員がちらほらいます。ここは何とか改善していきたいところです。
まとめ
今回は、中小企業向けグループウェア・サイボウズOfficeの「カスタムアプリ」について、当社の活用事例をご紹介しました。
当社では、今でも独自のカスタムアプリが次々と生み出されており、改めて見てみると企業の歴史の重みを感じます。
アプリの作成・カスタマイズにプログラミング等の専門知識が不要で、クリック操作だけで簡単に便利なアプリを作れる点も、カスタムアプリの増加を後押ししているのかもしれませんね。
それでは今回はこの辺で。次回のnoteもお楽しみに！
ここまで読んでいただき、ありがとうございました！