また部下が残業しているようだ。テレワークで求められる自律的な働き方に必要なこと
提出された出勤簿が【退勤21:00】となっていて、「あいつそんなに仕事溜まっていたのか、、」と頭を悩ませた経験のある方は多いと思います。テレワークだと同僚や部下の様子がわかりません。業務量が多いのか、身体の調子が悪いのか、プライベートが忙しいのか、はたまた日中ダラダラして業務が進んでいないのか...etc。テレワークが当たり前の働き方になり、業務を遂行していく上で個々が自律して働くことが強く求められるようになりました。いかに自立してもらうか、させるかを考えていければと思います。
自律とは
お勉強が苦手な私は、こっちの「自立」と何が違うんだ？とわからなかったので始めに調べました。
「自立」＝《名・ス自》自分以外のものの助けなしで、または支配を受けずに、自分の力で物事をやって行くこと。
「自律」＝《名・ス自》自分の気ままを押さえ、または自分で立てた規範に従って、自分の事は自分でやって行くこと。
違いは「セルフコントロール」にありそうです。親からの支援なく経済的な自立をするためには、自律して日々の仕事に取り組む、といった感じでしょうか。今回の場合は、テレワークという周囲の監視がない中でいかに自分をセルフコントロールして仕事を行えるかと言う点で自律になります。
部下の自律性を引き出すのは上司次第
テレワークになってから、出社時刻の9:00に間に合うように8:55に起床したり、日中の仕事も外出がないためメリハリなくダラダラしてしまっている方もいます。一方で通勤がなくなったからその分も仕事に充てて、気づけば21:00まで仕事をしていたと言う方もいます。どちらも自律できていない、と言えます。後者を意欲的に思う方もいるかもしれませんが、長時間労働によって、いずれ身体やメンタルを壊してしまうかもしれません。それを防ぐためにも部下に自律的な働き方を促していきましょう。
1.指示は的確か
「この間の仕事あったやん。あれよろしくな」と言うような指示を出してしまっている方は気をつけましょう。個々の業務の目的や意義、優先順位、期限、求められる成果を明確に。これはいつまでに、なんのためにやるのかがわからないと人は動きません。※導入企業さんの分析やってよと言われて2週間くらい途中のままな私なんですが、これはいつまでになんのために等が全くないからなんです！と言い訳を正当化してみます。でも、多くのパターンがこれでいつしか忘れ去られたり、直前になって慌てたりします。
2.質問で引き出す
指示を出したら、同時に行って欲しいのが「質問」です。「あれ、どうなった？」といった情報収集をするようなものではありません。明確な指示を行ったら、それを完成させるまでの道順＝方法を言語化させてあげましょう。どうやって進める？誰に相談する？これはいつまでにどれくらい進捗させる？...と聞くことです。そこまでやる必要ないと思うかもしれませんが、テレワークだと誰に相談すればいいのかがわかりづらかったり、上司側も業務の進め方や進捗を事前に確認しておくことで、何度も「あれどうなった？」を繰り返さなくて済みます。部下からしても何度も確認されると面倒くさい&信頼されていないのではと不信感に繋がることもあります。
3.コミュニケーションを使い分ける
テレワークでコミュニケーションの絶対量は減ります。その分、少ない機会を十分に活用する必要があります。例えば、最近の様子を知りたいと1on1ミーティングを取り入れている方も多いと思います。せっかくおこなったのに、仕事の進捗確認にしてしまっている方も多いようです。最近どう？やプライベートなことを聞くのも大事ですが、やはり上司と1対1で話す機会は部下からした緊張します。人事評価にも影響するのではないかと。なので、できれば雑談するようなリラックスした状態だと本音を引き出しやすいのでベストです。実際に出社した際やテキストのコミュニケーションでもそうした点を意識しましょう。結果的に、部下は「最近忙しくて...」や「こんなことに悩んでいて...」などの悩みを話してくれるでしょう。
4.適切なツールを選択
する必要あるかな、と思ったでしょう。あります！
例えば、普段なら1分程度の雑談のはずなのに、なぜかわざわざzoomのURLを発行する、なんてことしてませんか？また、アイデアを出すような場合、メールやチャットで話し合おうとすると、やりとりが増えて思ったより時間がかかってしまうことが多いです。コミュニケーションとそれに適したツールの組み合わせを間違っている典型です。この場合は電話やオンラインで口頭で話し合った方がお互いにストレスも少なく、短時間で済みます。個人の悩みなどは実はオンラインよりも顔を見ない電話の方が話しやすいと言った調査もあります。こうして、それぞれに適切なツールを選択することで、上述した指示や質問のクオリティも向上すると思います。ぜひお試しください。
最後に
カジュアルな相談や個人の悩みなど、チャットでもなくオンライン会議でもない絶妙なポジションのコミュニケーションは仮想オフィスで行なってみませんか。オフィスを再現することで部下の働きを可視化する手助けにもなります。ぜひお気軽にご連絡ください。