期日と依頼業務_231003_#88

日々の仕事で大事にしているもの。

□色々あると思いますが、自分に渡された業務については、期日を大事にしています。

若い時に昔の上司から、スローガンのように云われ続け、体にしみついた言葉。　

　「期日を守る」
　「ちゃんとしよ」

これは今も私のなかで生きています。

１０年少し前に、担当から上に上げてもらい、課の中で役割を担うようになって仕事も増え。。。

下流工程や上流工程、はたまた同じ部からも、業務がメールで飛んでくるようになりました。

合わせて上司経由で降りてくる仕事もあり。。。

納期が長いものも無いことはないのですが、せいぜい数週間レベル。

短いものだと、２～３日で予告なしに、ファィルが送られ、必要項目を埋めて返して欲しいという。

特に所属していた部署は日々忙しい方だったので、私からすれば、
『予め要る回答が分かっているなら、余裕を持って依頼してほしい』
といつも思っていました。

通常なら、よほどのことでない限り、次にこれが必要になって、
１か月後ぐらいにこういうイベントが有って。
だから、このあたりにこれの依頼がでてくるはず。

と読めるものでした。

しかし、依頼側からは期日の２～３日前に、なぜか至急っぽく依頼が飛んでくる（笑）
『なんでやねん、ちゃんと依頼して』って思っていました。

□その頃は１週間の間に５件ぐらいは

対応するファィルが送付され、そのうち急ぎの案件こなして行き、時間に余裕のある案件は後回しにせざるを得ない状況。

これが終われば、次にとりかかれると安心していると、
その間にさっきのような事前に依頼できそうなものまで、短納期で割り込んでくる。

それが当たり前の状態になっていました。

だけど、私の上司は期日に間に合っていない案件を見つけると担当に確認。

『たくさん業務が重なったから、間に合わなかった。だから今やっています。』

　何て言い訳がましく答えようものなら、

「すぐに依頼元に連絡しておいで。間に合っていないと伝えてきなさい！」

そんな指導でした。

重なって忙しいのは重々承知、残業も溢れているのは知っている。

だけど依頼業務は毎日のようにある。しかし期日は守らないといけない。

つまり、その状況でどうしろというのかと云うと、

『依頼された時点で納期が厳しい案件は依頼元に
伝え、ちゃんと調整しなさい！』

という考えでした。

依頼した方はその期日で対応してもらえると思っている。
依頼された方が間に合わないとわかっているのなら、黙って期日に遅れて提出するのではなく、
事前に相談し遅れてしまう状況も先に伝えておくべき　というスタイルでした。

ある意味、

　「コミュニケーションを取る、放置しない」　

ということ。　（それが短納期だろうが、重なっていようが関係ない）

今思えば、そのように期日に対する考え方を植え付けてもらい良かったと思います。

しかしそのせいか、逆にこちらが依頼し、何も回答せずに放置され、問い合わせによりようやく回答をもらえそうな相手には、少しイラっときますが。（笑）

私は期日に関しては今もシビアな目で見ており、手番なく送られてくる案件については、
『今後、ちゃんと手番を取って、依頼してほしい』
とお願いするようにしています。

〈今日の気づき〉
・依頼される業務には期日が短納期のものも
　あり、色んな案件が重なると苦しい。

　だからと云って、黙って遅れるのは
　良い行為とは思えない。

　ちゃんとコミュニケーションを取って、
　間に合わない事を伝えて、納期調整を行う。
　


最後まで、お読みいただき
ありがとうございます。
明日も
みなさんにとって
大切な1日となりますように！！