業務効率化の前に必ず毎回考えている3つとは

うしさん改め、たかうしさんです。
（うしさんがいっぱいいらっしゃったので、こっそり名前変えました）
本日は業務を効率化するうえで、まずは何を考えるべきか、について紹介していきたいと思います。

※あくまで「個人的に考えていること」なので参考程度に見ていただけたらと思います。
※そして今回は「考えていること」のみを記載します。
※「業務効率化は、はじめに何を考えるべきかわかる」「そこからの詳細な作業がわからない」という方は、ここから先の記事は参考にはならないと思いますので、あらかじめご了承いただけたらと思います。

①大量かつ単純な作業を洗い出す

なぜ業務を効率化するのかというと、単純なのに大量に作業があり、それに必要以上に時間がとられてしまっているからだと考えています。
まずはその大量にある単純な作業を洗い出します。
例えば、これは大量にあるけど、やること一つ一つは単純だ、というもの。
これは効率化できるパターンがほとんどだと思うので、それを簡単に洗い出します。
・大量のURLを作成する作業
・大量に画像を圧縮する作業
などです。
この作業の洗い出しをすることで、時短の兆しが見えてきました。
これで洗い出したら次のフェーズにいきます。

②共通事項はないか考える

その次に、共通点はないかどうかについて考えています。
例えば、大量のURLを作成するとか、大量に画像を圧縮するとかでも、何かしら共通事項はあると思います。
URLを作成するなどでしたら「ホスト名はすべて一緒」とか、
大量に画像を圧縮するなどでしたら、「拡張子は全部JPG」とかいろいろあると思います。
そうやって簡単に共通事項はないか考えます。
共通事項はないか考えることによって、GASを使ったり、Excelやスプレッドシートの関数などを使って業務の効率化ができるなど、ある程度使うツールがはっきりすると思います。
これで業務効率化への道がある程度見えてきました。

③複雑な作業はないか考える

共通事項をある程度出したら、次に複雑な作業を洗い出します。
複雑な作業でいうと、大量のURL作成だと一つ一つ違うファイル名だったり、画質の圧縮だとそれぞれの画質が荒くないかの確認だったりなどです。
すぐに機械に頼ったほうが早い、と判断つかないものを複雑な作業ととらえていただけると判断に迷わないかと思います。
また、人に頼ったほうが品質の担保ができるようなものなども、洗い出すとよいと思います。
スピードだけを重視するとミスが出てしまったりなど、そもそもの質が落ちてしまいます。
スピードだけでなく質も担保できるようにしましょう。
これで業務効率化への道がだいぶはっきり見え、目的地まで見えてきました。

ここから先の詳細な作業については、それぞれの作業によって幅が広く分野もそれぞれ違うと思いますので、ここまでにさせていただきます。

まとめ

では今回のまとめについて記載します。

・大量で単純な作業は、業務効率化と時短が実現しやすいので簡単に洗い出す
・共通事項を考えて、業務効率化の手段をはっきりさせる
・複雑な作業を考えて、スピードと質を両方担保したものをできるようにする

業務効率化をする前にこれらをすることで、
質を落とさず作業効率を上げることができると考えています。

いかがでしたでしょうか？
今回は「業務を効率化するために考えていること」について記載しました。
ほぼ概念のみを記載する形になってしまったのですが、これを参考に見ていただけると幸いです！
参考になった方はぜひ「スキ」をポチっと押してもらえると、筆者はとても喜びます...！
これからも、より学びや参考になる記事を発信していけるように頑張ります！