秘書の報告のセンスって？　#2

前回の予告で「秘書の報告にはセンスが大切」と、大きな事を書きましたが、結構普通の事なのであしからず。

報告のタイミングは？
報告の方法は？
何を報告して、どんなことならば報告不要？
私なりの感覚ですが、ご紹介します。

今の会社で３名の社長の秘書を経験しました。
タイプも年齢も違い、求める秘書も様々。でも、タイミングと方法に気を付ければ快く「ありがとう」が頂ける事は共通しています。

緊急度と重要度。ボスが普段どんなツールを好んで使っているか。今のボスの状況はどうか。

指示された内容が、かなりの緊急であれば、打合せ中でもメモで報告。そこまで緊急でないけど、重要なものは、ボスが何かに集中していない隙を見極めて報告。そんなに急がない時は、ボスが部屋から出てきたり、別の用件の際にあわせて報告。とにかくボスの業務や思考回路の邪魔はしてはいけません。

ボスが普段からLINEやチャットでやりとりしている人ならば、緊急な事以外はツールを使っての報告も効果的です。でも、緊急の時には見てもらえない可能性もあるので避けましょう。ボスが会議中等の際は、まずはLINEやチャットで送り、既読にならなければ口頭で改めて報告という手段もありますね。

では、そんなに重要でも緊急でもない指示に対しての報告、何を報告して何を報告しなくてもいいのか。これは、自分だったら。と置き換えて考えてみるといいかもしれません。

例えば「これ捨てといて」と重要でないものを渡されたとします。使い終わった筆記用具とか、古くなった小物とか。これに対しての「捨てました」という報告は、いらないといえばいらないですね。でも「これシュレッターかけといて」と重要書類を渡されたら？この場合は、お茶をもっていった時などに「先ほどの書類シュレッターかけました」とそれとなく報告があるとボスは安心ですよね。

報告は相手の立場にたち、相手を観察し、絶妙のタイミングで様々な手段を使い分ける。

ボスは日々沢山の重要案件をこなしています。秘書のサポートで気持ちよく毎日を過ごしていける。秘書の心地よいサポートは会社の利益につながります。

秘書から、沢山のありがとうと笑顔の輪を広げていきましょう！