Asanaがあれば乗り切れる
久々の投稿は #AsanaTogetherJP のアドベントカレンダー2021の20日目の投稿になります。他の記事もありますので、ぜひご覧ください。
Asanaで乗り切れる色々なことについて、書いてみたいと思います。私の経験だけになってしまうのですが、Asanaは他にも色々と応用がきくと思っています。
AsanaはGTDに最適
タスク管理方法は多種多様なものがありますが、私は #GTD という手法がタスク管理では最もしっくりきています。GTDとは Get Things Done のことで、簡単にいうと「頭の中を空っぽにして、やるべきタスクに集中して、一気に完了させよう」という手法です。
GTDの詳細は割愛しますが、基本的なステップとしてはこんな感じです。
1. 収集：全てのタスクを集め、すべて見える化する（＝頭を空にする）
2. 処理：やる・やらない／重要・緊急でカテゴリ分けする
3. 整理：優先順位をつけ、ツールに落とし込む
4. レビュー：レビューする（＝ツールを100％信頼するため）
5. 実行：優先順位に沿って、ひたすら実行する
こうすることで、
全てのタスクが常に見える化され
タスクが集められたツールを信じることができて
あとはひたすら実行することで
大量のタスクをストレスフリーで実行できる
という手法になります。
このGTDの考え方とAsanaの相性がとてもいいです。
私の場合は、Asanaにすべてのタスクが入っており、基本的には毎日Asanaのタスクを優先順位をつけた順番にひたすら実行するという習慣になっています。なので、タスクを覚えるという習慣がなくなって、タスクに関する記憶力は落ちる一方です(笑)。ただ、タスクで頭がいっぱい！というような状態にはならないので、他のことに使っていると信じています。
もしAsanaの使い方で気になった方はこちらの記事もご参考まで。
Asanaで乗り切ったプロジェクトの数々
過去の履歴を見てみると、Asanaの有料プランを使い出したのは2016年からでした。
シノプスは2018年のクリスマスに上場したのですが、2016年はちょうど上場準備が本格的になってタスク量が膨大になった時期に重なります。
そのときからAsanaを利用しているので、たしか色々なプロジェクト管理・タスク管理を比較した結果、Asanaにした記憶があります。
Asanaで乗り切ったプロジェクトはざっとこんな感じです。
IPO（Asanaなかったら、膨大なタスクをこなせなかったと思います）
社名変更対応（シノプスは上場前はリンクという名前でした）
上場後初の株主総会
本社オフィス拡張
バックオフィス業務の一部アウトソーシング
人事制度改革
各種システム導入
などなど。数え切れないぐらいあります。
Asanaは期間が決まったプロジェクトにももちろん活用できるのですが、定期的なタスクにも活用しやすいのがいいです。これは、複数プロジェクト間のタスクを簡単に管理できるからだと思っています。
2022年はGoal/Portfoliosを活用してみたい
ちょうど今、Asanaのビジネスプランのトライアル中です。
GoalとPortfolios（ポートフォリオ）を使ってみたくて、トライアルを開始して2習慣ほどたちました。まだ100％使いこなせていなくて設計次第な気がしているのですが、ポートフォリオは凄い分かりやすいですね。
私はOKRの考え方が好きで、OKRとMBOのミックスした感じで目標管理をしています。この前提でいま考えている設計としては、
・Goalは、全社ゴール・部門ゴールまでにする
・それより下位ゴールは、プロジェクトにする
・プロジェクトごとのゴールは、マイルストーンを活用する
・AsanaとNotionを組み合わせて、プロジェクトの詳細を記録していく
・部門ゴール×個人単位でポートフォリオをつくって、ゴールの進捗管理する
というようなイメージで運用しようと考えています。
来年１月から本番運用が開始するので、このあたりはトライ＆エラーしながらブラッシュアップしていこうと思います。
まとめ
こんな形でAsanaは、個々のプロジェクト管理にも使えるし、定期的なタスク管理にも使えるし、OKRやMBOにも活用できると思います。
まだまだ活用範囲は広いと思いますが、まずは分かりやすいプロジェクトから試してみて、ぜひAsanaのおもしろさを体感してみてください！
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