リファラル採用において「候補者管理の失敗」から学んだ話

こんにちは
株式会社ベーシック・新卒採用責任者兼リファラル採用チームのちょるること鈴木諒(@chorururyo)です。

株式会社ベーシックのリファラル採用チームで、2019年12月27日から31日までの5日間、noteを出し続けていこう！となり、僕は二番手を務めさせていただくことになりました。

一番手のぴろりがリファラル採用全体のことを書いてくれているので、全体像から知りたいという方は先にこちらをご覧ください。

僕は「知人・友人の棚卸し→候補者の優先順位づけを含めた、候補者管理全体」について書かせていただきます。

先にお伝えすると、候補者管理に関しては失敗や改善すべき点がたくさんあり、そこから学びを得ることができました。「今後リファラル採用を行っていく企業が同じ道を歩まないように」という気持ちで、行ってきたこと、学び、改善に向けて取り組もうとしていることを赤裸々に綴らせていただきます。

どのように候補者管理を行っていたのか

候補者管理はスプレッドシートを使い、名前、カルチャーフィット、転職意向度、現職、想定ポジション、担当(紹介者)、Next Action(次のアクション)、(ネクストアクションの)期限、選考進捗状況を記入して行なっていました。

また、上記候補者管理表を使い、以下のことを行なっていました。

【候補者管理表を使って行なったこと】

・知人・友人の棚卸し
・候補者のセグメント
・候補者の選考進捗管理

・知人・友人の棚卸し
リファラル採用チームが立ち上がった直後に行ったのが、知人・友人の棚卸し。SNSで繋がっている人を徹底的に確認し、候補者管理表にとにかく友達をリストアップしていく作業を行いました。

チーム外の社員を巻き込む度に棚卸しをお願いし、10ヶ月の活動の中で合計263名のリストアップをすることができました。

・候補者の優先順位づけ
263名全員にアプローチをするというのはあまりにも非現実的。そこでアプローチをする優先順位をつけるために候補者を以下のように4つにセグメント分けをしました。

（色が濃いセグメントほど優先度が高い）

カルチャーフィットは「その候補者と一緒に働いているイメージがどれだけあるのか」を、転職意向度は「その候補者がどれだけ転職をしようとしているのか」をSNSの確認や直接本人への確認を通じて、それぞれS、A、B、Cの4段階で付けました。

カルチャーフィットと転職意向度を入れると自動でどのセグメントかが出るように候補者管理表で関数を組みました。

その後、リファラル採用の目的が「カルチャーフィットする人材の採用」なので、両思いと略奪愛にアプローチをしていくことに決定。セグメントにフィルターをかけ、両思いと略奪愛へのNext Actionを決めていきました。

（Next Actionに記載のキャリアセミナーやBSBに関しては12/29に同チームメンバーの神田が公開するnoteをご覧ください。）

・候補者の選考進捗管理
採用活動には必須の選考進捗管理。今どの候補者がどのようなステータスなのかを確認できるように、接触した日の日程を以下のように記入していきました。

候補者管理における失敗と学び

ここまで、どのように候補者管理をしてきたのかを書かせていただきました。結果的に10ヶ月で10名の採用に繋がったのですが、しっかりと候補者管理ができていたのかというと、そうではありませんでした。

この10ヶ月の活動を振り返ると、候補者管理において2つの学びを得ることができました。

【候補者管理における2つの学び】

①候補者管理表の運用方法を明確にし、管理を徹底するべし
②候補者の優先順位やNext Actionが簡単にわかる仕組みを作るべし

なぜこの2つの学びにたどり着いたのか解説をします。

①候補者管理表の運用方法を明確にし、管理を徹底するべし
リファラル採用チームが立ち上がった直後は、候補者管理表の項目が全く決まっておらず、要所ごとに項目を足していくという運用でした。日が経つに連れて必要項目は増えていき、それと同時に記入の抜け漏れも増えていきました。

また、日が経つに連れて候補者も増えていき、全員の進捗を管理することができず「ただ名前が書いてあるだけ」という状態になっていきました。

他にも起こったことを挙げさせていただきます。

・候補者の名前があだ名で記入されている。
・Next Actionが明記されておらず放置。
・Next Actionを実行したのかどうかがわからず、毎回個別に確認をする。
・候補者管理表のどの部分を誰が記入するのかわからなくなる。

少し意識すればできそうなことができないまま積み重なっていきました。

これらを改善するには運用方法を明確にすること、管理を徹底することが必要であると考えています。

②候補者の優先順位やNext Actionが簡単にわかる仕組みを作るべし
リファラル採用はリードタイム(接触から入社までの期間)が半年から2年と言われており、今回のセグメントにおける略奪愛のように「カルチャーフィットはしているけど、転職はまだ先の人」を採用するには、中長期のコミュニケーションが必要です。

ですが。この10ヶ月の運用でわかったのは「今の候補者管理では中長期のコミュニケーションを取れるようにするのは難しい」ということ。以下のようなことが起きてしまっていたのです。

・感覚的に個別候補者のNext Actionを決めており、工数がかかる。
・イベントや面談に誘って、一度断られると「転職する気なし」と記入、連絡しなくなる。

（Next Actionに「転職する気なし」と記入。その後こちらから連絡することはなかった。）

これらを改善するためには、候補者の状況によりネクストアクションが自動で出る仕組みと、現時点では転職意向度が低い候補者に、中長期のコミュニケーションができるような仕組みが必要ではないかと考えています。

新たな候補者管理表を設計

現在、学びを生かし、新たな候補者管理表を作成中です。

（実際に作成している候補者管理表の一部）

実装予定機能は以下の通り。

・誰がどこを記入するのかが一目でわかる見た目。
・カルチャーフィットと転職時期をプルダウンで選択すると、自動でリファラルスコアが出る。
・リファラルスコアの高い順に自動で並び替えが行われる。
・転職時期により、「誰が」「何をする（ネクストアクション）」が自動で表示される。
・最後の転職時期確認日から3ヶ月以上経過した時点で、ネクストアクションに「状況確認」が表示される。

ただ、どれだけ簡単に使うことができる候補者管理表を作ったとしても、しっかりと運用をしなければ、結局今年と同じ状態になりかねません。来年は毎回のMTGでの候補者管理表の確認を徹底していきます。

中長期的なリファラル採用の成功を目指して(意気込み)

2019年はとにかくリファラル採用を成功させようと、とにかく前に進んでいきました。結果、10名の採用という素晴らしい成果を得たと同時に、前述のような失敗や改善点が浮き彫りになりました。

10ヶ月走り抜けたからこそ得られた学びなので、2020年は新たな候補者管理表の運用を徹底し、「誰でも簡単に候補者の状況が把握でき、ネクストアクションが実行できる状態」を目指します。

仕組みに頼れるところは出来るだけ仕組み化し「どのようにすればカルチャーフィットしている友達が入社してくれるのか」という問いを考えられる時間を増やしていきたいと思います。

明日はリファラル採用における「イベント設計」の話

明日は「リファラル採用の取り組みとして行ったイベント」に関して、セールス兼リファラル採用チームの神田(@tomoki_kanda)が書いてくれます。お楽しみに！

では今回はこの辺で、ほなほな！

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