Act.72 発災時の情報の収集と整理に活用するホワイトボード
こんにちは。ちょんせいこのファシリテーターラジオです。この番組は、ひとやまちが元気になる「ファシリテーターのスキルとマインド」を全国に広げるちょんせいこが、日々の会議や学びの場づくりに役立つ情報をお届けしています。
1 チェックイン。能登半島地震の被害に遭われたみなさまにお見舞い申し上げます
昨日の能登半島地震の被害に遭われたみなさまに、心からお見舞いを申し上げます。2024年１月1日午後４時10分ごろ、石川県で震度7を観測する地震が発生。地震の規模はマグニチュード7・6と推定されています。津波と余震で不安な夜を過ごされたことと思います。朝になりこれから被害の状況も見え始めてくると思います。まずは、安全な場所でお過ごしください。少しでも被害が少なくて済むことを心からお祈りしながら、今日のちょんせいこのファシリテーターラジオを始めていきたいと思います。
2「現場でいち早く情報収集、共有できるのはホワイトボード」というツイート
昨日、地震発生直後からSNS上では多くの情報が飛び交ったわけですが、その中に、佐賀でファシリテーションを学んでおられて、ホワイトボード・ミーティング®︎認定講師でもある坂田啓子さんがfacebookに「現場でいち早く情報収集、共有できるのはホワイトボード！！！」と書いておられました。その投稿を見てみると、もともとはX（旧Twitter）の投稿をシェアした投稿でした。このシェアされたXのtweetは黄門市長のツイートで「状況が落ち着いてくればデジタルでデータ処理すれば良いが、発災当初の情報量がアナログで処理できる範囲内であれば、最高指揮官としてはホワイトボードが最も迅速かつ適切な情報集積、共有、伝達システム」という内容のツイートでした。
実は、これは被災状況を可視化したホワイトボード画像のツイートに対して、「こんなアナログなことをやっているのか」という批判するツイートに対しての返信だったのですけれど。なので、先ほどご紹介した黄門市長のツイートの冒頭には「ネット情報だけに依存して災害対策の現場を知らなければわからない。これこそまさにリアル」という言葉がありました。続けてご紹介すると「ネット情報だけに依存して災害対策の現場を知らなければわからない。これこそまさにリアル。状況が落ち着いてくればデジタルでデータ処理すれば良いが、発災当初の情報量がアナログで処理できる範囲内であれば、最高指揮官としてはホワイトボードが最も迅速かつ適切な情報集積、共有、伝達システム」というツイートを坂田さんがfacbookでシェアしてくださったわけです。
ネット情報だけに依存して災害対策の現場を知らなければわからないこれこそまさにリアル。状況が落ち着いて来ればデジタルでデータ処理すればよいが、発災当初の情報量がアナログで処理できる範囲内であれば、最高指揮官としてはホワイトボードが最も迅速かつ適切な情報集積、共有、伝達システム。 https://t.co/6QkwjhAZLu
— 黄門市長👴🏻日本初の首長専門情報誌『首長マガジン』📖発行人 (@khomonshichyo) January 1, 2024
私としては、アナログかデジタルかではなく、両方、うまく使いこなして、少しでも現場の混乱を整理できればいいと祈るような気持ちでやりとりを読みました。きっと、あなたも、みなさんも同じ気持ちではないかなと思います。こういうやりとり問題提議は大事だなと思います。
３ ホワイトボードでリアルタイムの情報共有をする
それで、リツイートしてくださった坂田啓子さんにお話を伺ってみました。お正月早々、坂田さん、ありがとうございました。坂田さんは佐賀県内の市役所にお勤めされていたので、ご自身も災害対策に携わった経験がおありです。発災時のホワイトボードの使用についてお話を伺ってみると、こんなふうにお話をしてくださいました。
「災害対策において、公私ともにホワイトボードはど真ん中でした。発災時は市役所の大きな部屋を災害対策本部にするのですが、そこにホワイトボードをかき集められるだけかき集めて情報を可視化していく」んだそうです。「タイムラインを書いて、今、何が必要なのかをタイムラインに書き加えていきます。みんながホワイトボードに可視化された情報を確認することで、今、何をすれば良いのかがわかる。例えば、今、誰がどこで何をしていて、どこに人が足りなくてということがわかるので、人の配置も含め、対策が二重になったりすることも防げる」ということなんですよね。「電子ボードで映像なども確認しながら進めますが、混乱している時はひとりひとりがパソコンを開いてデータを探すよりも、その場にいるみんなでリアルタイムに情報共有ができるのはホワイトボードです」ということでした。
4 ホワイトボードを構造化しながら書くことがポイント
さらに坂田さんにホワイトボードの書き方についてもお伺いしました。そうすると「コツは構造化しながら可視化すること」というお話でした。ダラダラと書いていくとわからなくなる。だんだんと情報も増えてわかりにくくなっていく。だから、ホワイトボード１枚ずつでも良いので、最初からタイトルをつけて情報を構造化して書くことがポイントだとお答えくださいました。そして「終わったこと、済んだことはチェックボックスのようなものをつけて、印をつけてわかるようにしておくと良いですよね」とのことでした。
実は坂田さんは、特定非営利活動法人日本ファシリテーション協会 佐賀ファシリテーション・カフェという団体でボランティアとして災害対策支援の現場で、ホワイトボードに情報を可視化する活動を仲間のみなさんと続けてこられました。大雨の被害があった時に、たくさんのボランティア団体の毎日の活動の振り返りを書いて、改善を重ねていく支援活動などを仲間のみなさんと進めてこられていて、私も2022年７月に「ホワイトボード・ミーティング®を学んで災害現場の会議を進めやすくしよう！」という研修を担当させていただいたことがあります。ホワイトボードを構造化して書く時や混乱の中で噛み合わない議論を受け止めて書く時、話を情報を集めて整理していく時には、やっぱりファシリテーション技術が必要です。私も今回の地震で、自分に何ができるのかを考えてみたいと思います。
坂田さん、ありがとうございました。
5 チェックアウト コメント返し＆ファシリテーションを広げていく
というわけで、今日のちょんせいこのファシリテーターラジオは「発災時の情報の収集と整理に活用するホワイトボード」についてお届けしました。SNSでつながっている仲間の無事を確認できると安心します。また昨夜、避難所に勤務された行政職員の仲間の方が「ホワイトボードに避難者数や連絡事項を書いたので引き継ぎもスムーズでした。見える化の大切さをここでも感じました」とあるチャットグループに投稿してくださっていました。お疲れさまです。本当に、とにかく被害が少ないことを祈ります。
それでは、コメント返しです。前回は「新しい年。プロジェクトマネジメントしてみよう
」というお話でした。
工藤美季さんからは「あけましてございます！どんなプロジェクトをどんなふうに進めるのか。ワクワクしながらスタートしたいです。今年もよろしくお願いいたします」といただきました。あけましておめでとうございます。ワクワクのスタートいいですね。今年もよろしくお願いします。
れくまりさんからは「あけましておめでとうございます🎍お正月🎍からせいこさんの明るい声を聞けて幸せです💕💕ファシリテーターが街や人を元気に。私もがんばります🎶」といただきました。ありがとうございます。私もメッセージをいただけて幸せです。みんなでファシリテーターになる。そんな１年にしたいですね。よろしくお願いします。
Pやんからは「あけましておめでとうございます。自分一人で、またチームの一員としてプロジェクトを意識して楽しく進む一年にしていきたいです。今年もよろしくお願いします」といただきました。ありがとうございます。今年もよろしくお願いいたします！自分ひとりで。またチームの一員として。プロジェクト進めてまいりましょう！今年もよろしくお願いします！
そして、よこぴぃからは「新年明けましておめでとうございます🎍今年もたくさんのプロジェクトが目の前にあります。ホワイトボード・ミーティング®︎は強い味方です。今年もよろしくお願いします！」といただきました。ありがとうございます。はい。ホワイトボード・ミーティング®︎をうまくつかって、たくさんのプロジェクトをクリエイティブに完遂しましょう！よろしくお願いします。
もっちゃんからは「明けましておめでとうございます。昨日はちょうど一年を振り返りながら、『さて、今年はどんなことしたいかなー』をおしゃべりしながら考える時間もありました。自分が自分のプロジェクトマネージャー、そんなことを考えながら楽しんでみます。はい。ありがとうございます。自分が自分のプロジェクトマネージャー。いいですね。素敵な１年になりますように！今年もよろしくお願いいたします。
ということで。今日のちょんせいこのファシリテーターラジオ、いかがだったでしょうか。あなたのフォロー、いいね、コメントが力になります！どうぞ良き時間をお過ごしください！ありがとうございました。ちょんせいこでした。