PTAフローの見直しにチャレンジ

こんにちは。

CHIRU`s WORKのチハルです。

今回は「フローの見直し」について記事を書いていきたいと思います。

PTA役員にいざなってみると、みなさんビックリしたりしませんか？

わたしは「常識」とは本当に個々で違うのだと、再認識させられました！

フローの見直しとは？

PTA役員になって初めてやることとして、総会の報告書や名簿作成だと思います。そこで、面識のない方のお名前を入力したり、知識のない学校や市町村の連合などの資料を作成するのはとてもハードルが高く、役員に立候補したことを後悔するほどのストレス要因のひとつ。

問題点を整理し、以下のことを実践しました。

①引き継がれたデータのすべてを把握

どういう意図でフォルダ分けされているのか。

どの資料が新規なのか継続なのか。を調べました。

②書類一覧で1年の流れを把握

関連書類を把握することで、自動化できる資料を把握しました。

もっとまとめられるのにまとめてこれなかった書類は改正してしまいます。

③ぶつ切りの名簿関係の仕組みを作る

私の子どもの学校のPTA名簿作成はすべて手入力（手書きのものを入力）でした。

データベースを作成し、汎用できるようにしました。

④毎年更新しなくてはいけない冊子内容を改訂

分厚い冊子の毎年の更新は時間のロスです。

あいまいな内容のまま昔から更新していない組織図などは一から作成し、改訂版を作成しました。

⑤立候補名簿は手書きからGoogleフォームへ

これは本当に楽になりました。

⑥書面にメールアドレス掲載をやめQR掲載へ

これも感謝される案件でした。

⑦マニュアルはCanvaで

ワードやエクセルに写真を配置したマニュアルは、スマホ生活者からすると頭に入ってこないという難点があります。ペーパー1枚に対して1つの説明だけに留め、プレゼンテーション的な資料に変えました。

次年度への引き継ぎでは、割とスムーズに行けたように思います。

次年度の方々がまたさらに、更新してくださることを期待したいです。

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次回の記事は、

「ママ友について」

最後までお読みいただきありがとうございました！