「履歴書」と「職務経歴書」の作成方法(テンプレート付き)
転職活動で、必須となるのが、選考書類の制作となります。「選考書類」は、合否に関わる為、非常に重要なアイテムともいえます。転職の重要アイテムの対策として、今回の共有と致します。
１）書類テンプレート共有
転職の書類は主には、「履歴書」と「職務経歴書」で分かれます。履歴書は、文字通り、ご自身の経歴を箇条書きして、相手に理解を促す資料となります。一方、職務経歴書とは、履歴書の詳細情報を記載した資料です。
労働基準法上、身元保証に関わる情報を抑える事が必須とされるので、従来は「履歴書」の提出で満たされるものとなりますが、面接の補助としての役回りとして職務経歴書が一般的となります。その為、履歴書は、最低限の身元保証に関わる書類。職務経歴書は、ご自身の能力を裏付ける書類、と思ってもらえますと幸いです。
２）履歴書の記載方法
履歴書は、通例最低限の個人情報を記載する事が求められます。「氏名」「現住所」「連絡先」「写真」などの基本的、所在地情報と、「学歴」「資格」「賞罰」などのご自身の過去経験に伴う内容記載するのが一般的です。ご自身の身元保証の証明書類としての認識になります。なので、経歴を強く紹介する、というよりも誤解が無い、誠心誠意ある情報の記載が求められます。
３）職務経歴書の記載方法
「職務経歴書」は先だって伝えた通り、必須書類ではありません。ただし、雇用者側が、採用活動としての参考資料として用いるケースが一般的になります。その為、実質履歴書と共に必須書類の位置になる事がありますが、雇用転籍は、所在の保証書類なので、本来の機能は履歴書で果たされているものとなります。
改めて、選考の補助ツールとしての認識を持った上で、職務経歴書の記載について、論じます。端的に言えば「面接の代行」と「面接の補足」としての立ち位置となります。
先に定性的なアドバイスをしますが、「長くて損する事はない。」と、
職務経歴書は、とにかく、自分が思っている事をどんどん書いてください。
特に若年層の転職なのであれば、猶更、小さなことも含めて書く事をしてください。背景として、採用担当者はそもそも、採用活動が目的です。一言で言えば、リクルーティングです。なので、落とす為に書類を審査する事はありません。だからこそ、加点法、簡単に言えば、拾える情報をしっかりと拾い上げていくれる環境だと言えます。また、印象論になりますが、書類にしっかりと情報を書いてくれる方は売り込んでくれるという印象に至る為、単純に評価を得やすいです。
1)職務経歴（要約）
職務要約は、面接では「所属組織」「職種」「役割」を概要のように書いてください。注意点は、実績と詳細を書きすぎない事です。「要約」「経歴詳細」「自己PR」という構成に合わせて、段階的に自分を訴求する事が出来る、と、いう前提に立ち、要約としての扱いで情報を記してください。
2)職務経歴(詳細)
経歴では、年次毎に詳細に記すように心がけてください。
〇〇年から〇〇年は何をしていた。何の定義は「役割」「目標」「実績」となります。特に、定量的な目標に対して、何％達成していたのか。しっかりと書いてください。ここで注意点は、１００％未満だと、NGという事はない、と強く思ってください。むしろ胡麻化さずに書きましょう。大なり小なり、個人目標達成率は、組織状態、経営状態、市場状態によって、左右されます。むしろ、目標を追ってきた活動習慣を判断するケースが多いので、成果を出す習慣が徹底されている人材だと、感じてもらえるようにしっかりと、丁寧に細かく書きましょう。
3)自己PRについて
自己ＰＲは、ほぼ自由記載です。その為、基本的に体裁を気にするのではなく、自分が売り込めることを売り込んでください。敢えて、項目を分ける場合は、「性格」「業務能力」「動機」のそれぞれが見えると良いです。自己ＰＲで採用担当者が判断したい情報は、目には見えない動的情報です。
例え（性格/動機）：小中高大と学生時代一貫して、吹奏楽部に所属し、チームで目標を追う、という事を徹底してきました。その為、自分自身、所属組織と共に、熱狂して働く事に対して、動機を持って取り組む事が出来る性格をしております。この性格もあり、貴社に対して….etc
のように、敢えて性格を演じる際も、上文のように、学生時代の経験から謎って記載してみるなど、なんとなく、この人はうちの会社に合いそうだな。このような方なんだなと、書類の行動と実績では見えづらい情報を判断する目的となります。
４）注意点
いくつか存在しますので、よく注意してください。
２つの観点があります。1つが「国語：一般文章」としての確認。
もう1つが「就業観」の観点です。まず、あらゆる前提において
「公序良俗社会通念を逸脱した表現」「幼さが伴うような表現」は、論外となるので、まずは、これらは、踏まえている事を前提にします。
1)基本的な注意点(国語：一般文章)
☑インデントがそろっているか
☑半角全角がそろっているか
☑用語は統一されているか
☑語尾が「です・ます調」「だ・である調」など統一されているか
☑所属組織の説明に、所属組織の目的が記載されているか
☑所属組織の活動における、相違工夫が結論ファーストか
☑結論→理由→結論 と纏まりがあるか
☑フォント、文字サイズ、カタカナ、漢字が適切か
☑誤字、脱字、などの変換ミスがないか
☑元号、西暦、など時間軸に間違いはないか
☑句読点、接続し、形容詞の表現は適切か
☑主語が分かりやすく説明されているか
2)応用的な注意点（就業観）
基本的に、判断される観点は、「長く続ける」「活躍できる」「周りへの影響度」の３つで判断されます。これらに違和感を感じさせないようにしてください。また、「嘘」や「虚実」は絶対に書かないでください。倫理上の問題はもちろんの事、純粋に新職場においてご自身への見解がズレる事はご自身にとっても辛い経験になります。また、職務経歴書は、面接の参考情報です。なので、思っていなくても書けばいい、とも思わないでください。書く、のであれば、自身のマインドセットも徹底してください。書いている事と発言している事が、ズレている、となると、採用意向度への影響となります。
3)ＮＧ内容
☑ギャンブルなど金銭感覚が怪しい記載
純粋に、業務に手が付かなるなる方も多く、組織として容認しないケースも多々あります。
☑喫煙・飲酒などの業務支障の可能性が示唆される内容
こちらは、絶対ではなく、原則記載はされない方が望ましい、というレベルの記載です。前提が、個人の生活における自由なので、消費活動そのものが、問題があるわけではありません。しかし、書類はあくまで就職・転職などの採用関連書類となります。組織に対して自己都合を押し付けているような記載は望ましくないと判断されえます。仮に記載する場合は、誤解が無い範囲で、記載をしてみましょう。ワインの飲み比べが趣味です。など、その次元であれば、問題はありませんが、週に６日は飲んでいて、ほぼ徹夜しています。などの記載であれば、採用上不適切と思われてもしようがありません。
☑恋愛・交際経験などの記載
業務が目的とされるものとなりますので、不適切と判断されますので、記載は控えましょう。
☑現職・前職・過去環境への不平と不満
退職理由は、新職場でも同様の悩みを持ち込む事が、採用市場の通例になります。大なり小なり、思っている事があったとしても、不平と不満で終えるのではなく、そこと向き合い、感謝の気持ちを、結論に落とし込むように心がけてください。
☑早期離職者は、過去職場へのリスペクトを忘れずに
法人企業は、「採用費用」「育成費用」「間接コスト：人件費」を持って、ご自身は、採用をされております。凡そ、３年は在籍していないと、企業からすると、「累積損失社員」としての扱いになります。仮にご自身としての事情や夢、何かしらのズレがあったと思いますが、あくまで、妥当性の判断は、退職をする、という行為は求職者ご自身でも、採用の観点で見た場合は、採用担当者に妥当性の判断軸が委ねられます。要するに、過去の環境は、転職をされる求職者はリスペクトの気持ちを前提に思うようにしてください。
悪い例：入社３ヶ月で退職しました。もっと挑戦したかったです。
と、書いてあったとしても、採用側からしてみた場合、３ヶ月は、ほぼ会社にコストを与えて離職をしているという状態、と認識されます。仮にどのような崇高な想いや覚悟、があった、としても、あくまで事実は認識される事を忘れてはいけません。早期離職は、相当数、採用担当者からしてみると、リスク判断、性悪説の前提に立って、判断されうるものだと考えてください。
５）最後に
企業の採用活動は、採用が目的ではなく、入社後にご活躍する社員の採用を最大の目的としております。その為、入社をする理由、という論理展開よりも、自身の人生は〇〇として考えており、次のキャリアでは★★のように考えております。なので、貴社に多大な入社意志を持ち、■■という気持ちを持って、職務職責に邁進していきたいと考えております。
如何でしょうか？要点は、「所属」に目的言葉とせずに「活躍」に目的言葉を揃える事で、採用担当者が雇用する理由、職責を果たせるように言葉のチューニングをしている形としています。
以上となります。新しい環境へのチケットを得る為、素敵な就職活動・転職活動になる事を祈っております。